Asso-Services

Guide utilisateur Asso Services (v3.5.3)

Asso Services est une application de gestion pour les associations. Elle regroupe plusieurs modules activables selon les besoins de votre structure.

Nouveautés v3.5.3

Actions et portail

• Sessions lapin (absences 1A / 2A) : marquage, listes, rapport d’activités — migration 133
• Suppression des commentaires / notes de session depuis le portail
• Accueil « Mon espace » : e-mail de connexion affiché

Comptes multi-rôles

• Supprimer un bénévole conserve le compte adhérent / Relais / partagé — migration 134
• Supprimer un adhérent conserve le compte bénévole / Relais / partagé — migration 135
• La fiche bénévole peut être réalignée sur l’e-mail de connexion déjà lié

Nouveautés v3.5.2

Bibliothèque

• Bibliothécaires (flag bénévole) : mêmes droits d’administration que les administrateurs ; lecture pour tous ; demandes de création de dossier ; validation des dépôts — migration 129

Une main pour demain

• Classes scolaires (PS…Terminale), séparation Collège / Lycée — migration 130
• Les administrateurs peuvent ajouter ou retirer des enfants sur une commande Famille comme pour les bénéficiaires

Référents et orientations Relais

• Référent départemental : écriture de l’annuaire VSS selon le périmètre (France entière ou départements) ; lecture France entière — migration 131
• Référent social (sans départemental) : annuaire VSS en lecture seule ; alertes d’orientation filtrées par code postal de la personne ; revue sociale (notes, redirection vers le Psy) sans création d’action
• Le référent Psy crée les actions psychologue après redirection

Annuaire des ressources VSS

• Type d’accompagnement Autre
• Documents joints par établissement (un ou plusieurs fichiers) — migration 132

Nouveautés v3.5.0

Bibliothèque

• Module optionnel indépendant : dossiers, documents hors web, numérotation — migration 128

Agenda personnel

• Bouton Ajouter à mon agenda (Google Agenda, Outlook, fichier `.ics`) sur les sessions d’actions et les manifestations (portail, bénéficiaires, admin, billet)
• Sélection multiple pour exporter plusieurs dates / sessions d’un coup ; horaires ancrés sur Europe/Paris ; nom du fichier `.ics` = nom de l’action ou de la manifestation

Liste d’attente (manifestations)

• Inscription automatique FIFO quand une place se libère ou que le max de places augmente (hors UMPD)
• L’administrateur peut forcer l’inscription depuis la liste d’attente même si la session est complète

Portail

• Section S’inscrire pour les manifestations privées ouvertes au profil connecté
• Filtre par défaut des manifestations non passées

Nouveautés v3.4.1

Référentiel des procédures

• Module optionnel : dossiers (avec sous-dossiers et numéros par niveau), documents LibreOffice / PDF / images, référence X-Y-Z
• Fichiers stockés hors web, séparés par association (`storage/referentiel/{association}/`) : pas d’URL publique, téléchargement uniquement après connexion
• Pas de versionning applicatif (un fichier écrase le précédent) ; recherche par dossier / titre / description
• Administrateurs : création, modification, suppression, et droits de lecture par type d’utilisateur ; adhérents et bénévoles : lecture seule des dossiers ouverts à leur profil (aucun accès par défaut) — migrations 123, 124 et 126

Annuaire des ressources VSS

• Types de public en listes déroulantes (liste modifiable) ; recherche multi-critères en ou ; envoi d’une sélection par e-mail — migration 127

Bénévoles

• Types de bénévoles multiples et configurables — migration 126
• Référent Psy assigné (automatique s’il n’y en a qu’un) ; bouton Alerte suivi sur la fiche action du portail — migration 125

Actions et devis

• Reprendre un devis envoyé ou refusé ; date d’émission modifiable ; sessions du devis en ordre chronologique ; aller-retour action ↔ devis
• Notes de session privées par défaut ; barre d’outils Markdown sur les champs partagés

Manifestations

• Récurrence autorisée pour plusieurs créneaux le même jour à des heures différentes
• Liste : filtre par défaut des manifestations non clôturées / non annulées

Portail

• Mes sessions en cours : filtre par défaut sur les sessions non échues

Fiches

• Sur la fiche bénéficiaire : liste des fiches d’orientation liées

Nouveautés v3.4.0

Cartographie

• Module optionnel : carte de France des adhérents, bénévoles, bénéficiaires, partenaires et relais (drapeaux colorés, nom au clic) — migration 114

Annuaire des ressources VSS

• Module optionnel (nécessite Bénévoles) : structures nationales et départementales pour l'accompagnement des victimes de violences sexistes et sexuelles. Consultation réservée aux administrateurs et aux référents Psy / social. Les référents sociaux écrivent pour la France entière ou pour les départements qui leur sont affectés — migrations 120 et 121

Bénévoles

• Charte d'engagement : publication de versions, signature sur le portail, historique — migration 117
• Professionnels de santé : nombre de patients acceptés (saisie libre ; −1 à l’affectation/acceptation d’une action avec bénéficiaire, +1 au retrait) — migration 113
• Indicateurs Référent Psy / Référent social / Référent départemental et périmètre d'affectation (France entière ou plusieurs départements), visibles si l’annuaire VSS est activé — migrations 119 à 121, 131

Messagerie

• Pièces jointes sur les messages internes (jusqu’à 5 fichiers, 10 Mo) ; elles restent accessibles tant que l’expéditeur n’a pas supprimé le message original — migration 122
• Rapport quotidien (~ 6 h) dans la messagerie des administrateurs (aucun e-mail) : fiches d’orientation non traitées, et bénévoles dont l’acceptation d’action attend depuis 7 jours ou plus

Connexion et sécurité

• Lien magique (connexion sans mot de passe, 10 min) et mode de connexion préféré — migrations 115 et 118
• 2FA obligatoire réglable par association — migration 116

Manifestations

• Lieu en visioconférence : nom de l’outil (Zoom, WhatsApp…) et lien d’accès cliquable — migration 112

Actions et fiches

• Sur la fiche bénéficiaire : liste des actions associées (ouvrir l’action)
• Depuis une fiche action : retour vers la fiche après consultation d’un bénévole, bénéficiaire, partenaire ou intervenant
• Portail bénévoles : consulter / modifier un bénéficiaire lié à l’action

SMS milserv

• Envoi SMS par milserv (autorisation plateforme + identifiants par association) — migrations 110 et 111

Nouveautés v3.3.0

Portail bénéficiaires

• Menu latéral identique aux autres espaces (Mon espace, Mes manifestations, Ma fiche)
• Consultation de toutes les inscriptions aux manifestations (y compris clôturées), billet QR si publique, annulation jusqu’à la veille

Fiches d’orientation

• Liste : colonne Traitée (date) à la place de Relais ; le Relais reste sur la fiche
• Marquage traitée (bouton ou automatique si une action est liée) — migration 109
• Pagination de la liste (10 par page par défaut)

Manifestations / Une main pour demain

• Suppression d’un tarif Gratuit en doublon (il doit rester un tarif 0 € bénéficiaires)
• Remplacement de l’image d’une activité : le nouveau fichier s’enregistre correctement

Sécurité

• 2FA par passkey ou clé de sécurité (en plus de l’application d’authentification) — migration 108

Nouveautés v3.2.1

Actions

• Liste : par défaut les actions non terminées (les annulées restent visibles), 10 par page (10, 20, 50 ou toutes)
• Filtre Statut : un statut précis, ou Toutes

Statistiques

• PDF Statistiques Colibri et Statistiques Une Main Pour Demain (si le module source est activé)

Bénéficiaires / Une main pour demain

• Sexe des enfants et niveau scolaire optionnel (migration 105)

Manifestations

• Types privés : ajout, modification et suppression depuis Configuration
• Réactiver une place annulée (si une place est libre)
• Inscription privée : mot de passe + 2FA (comptes) ou code / lien (bénéficiaires)

Sécurité

• La 2FA peut être une application d’authentification, une passkey (Windows Hello, gestionnaire) ou une clé USB
• Migration 108 : table `userwebauthncredentials` (recréée après la 107)

Nouveautés v3.2.0

Statistiques

• Module optionnel Statistiques : rapport d’activités, fréquentation des manifestations et indicateurs Une main pour demain (famille, enfants, niveaux scolaires, tranches d’âge, bénévoles)
• Même sélection de période que le rapport d’activités (mois ou 12 mois glissants)
• Les blocs s’affichent uniquement si le module source est activé

Nouveautés v3.0.0

Une main pour demain

• Module optionnel Une main pour demain : activités Famille / Enfants pour les bénéficiaires et leurs enfants (niveaux scolaires, inscription par cases à cocher, liste d’attente)

Relais et application Android

• Accès Relais via l'application Relais Patapon95 (Android)
• Préférence psychologue (Homme / Femme / Pas de préférence) sur les fiches d'orientation

Courrier / Brevo

• Configuration SMTP Brevo par association (Compte → Courrier / Brevo)
• Les e-mails métier partent avec la config association ; la config serveur reste pour la plateforme (2FA, mot de passe oublié)

Informations légales

• Édition en Markdown ; consultation ouverte à tous les espaces association (lecture seule hors admin)
• Lien Informations légales en bas du menu pour portail, adhérents et staff

Ergonomie

• Case Afficher le mot de passe sur tous les champs mot de passe

Versements HelloAsso

• Liste indicative et PDF des versements en attente, même sans le module Comptabilité

Multi-association (même e-mail)

• Une personne peut avoir un compte dans plusieurs associations avec le même e-mail (adhérent, bénévole, utilisateur…).
• À la connexion, elle choisit l'association et l'espace (administration, portail, adhérent).
• Une fois connectée, Changer d'espace dans le menu permet de basculer sans se déconnecter.
• Le mot de passe déjà connu pour cet e-mail est réutilisé : pas besoin d'en créer un nouveau pour la deuxième association.

Sécurité (administrateurs)

• Module Sécurité : 2FA obligatoire (connexion par lien magique tant que l'application ou la passkey n'est pas activée), rappels et désactivation des comptes sans 2FA

Nouveautés v2.2.0

Relais et orientations

• Module Relais (contenu applicatif, lien personne ↔ Relais)
• Module Orientations (suivi, bénéficiaires VVG si Relais actif)

Trésorerie et paiements

• Intégration Qonto (synchronisation, rapprochement, factures fournisseurs)
• Reçus HelloAsso et virement banque HelloAsso au fil de l'eau
• Mot de passe oublié / réinitialisation par e-mail

Messagerie et aides

• Liens Markdown cliquables dans la messagerie (aperçu à la frappe)
• Aide ? sur l'ensemble des écrans métier

Bénévoles et bénéficiaires

• Scan de diplôme pour les professions de santé sans ADELI/RPPS
• Indicateur VVG sur les bénéficiaires (si Relais activé)

Nouveautés v2.1.0

Messagerie interne

• Messagerie entre utilisateurs de l'association (staff, bénévoles, intervenants, adhérents selon droits)
• Notification par e-mail à la réception ; option refuser les e-mails de service sur les fiches

Manifestations

• Sessions multi-dates : une session peut regrouper plusieurs dates ; l'inscription couvre toutes les dates ; la présence / le scan QR se font par date
• Mes manifestations (portail) : sessions animées et inscriptions en tant que participant
• Suppression définitive des inscriptions annulées ou remboursées

Accès portail / adhérent

• Lien croisé des comptes adhérent ↔ bénévole ↔ intervenant (même e-mail) : activation sans nouveau mot de passe, espaces cumulables à la connexion

Nouveautés v2.0.0

Actions

• Création en 2 phases : d'abord l'identité de l'action, puis complétion depuis la fiche (bénévoles, intervenants, bénéficiaires, droits portail, documents) ; Modifier reste le formulaire complet
• Affectation avec acceptation optionnelle : demande possible par bénévole ; statut En attente / À affecter ; e-mails d'invitation et de refus
• Notes de session et autres textes longs : rédaction en Markdown (aperçu + mini-guide), rendu à l'affichage
• Sessions listées du plus récent au plus ancien

Bénévoles (administration)

• Sur la fiche bénévole : actions en cours et fiche d'activités avec export PDF

Nouveautés v1.9.1

• Codes de secours 2FA : 8 codes à usage unique à l'activation (et régénérables) ; saisie possible à la connexion si l'application d'authentification est indisponible
• Adresses : suggestions ville ↔ code postal sur tous les formulaires
• Portail : un acteur peut modifier ou supprimer une session qu'il a programmée (action non clôturée)
• Guides : mode d'emploi dédié bénévoles / adhérents selon le contexte

Nouveautés v1.9.0

Module Facturation

• Devis et factures centralisés : liste, filtres, PDF, émission et encaissement
• Devis partenaire : client et intervenants issus du fichier Partenaires, lignes depuis le référentiel
• Facture à la volée : client saisi à la main (particulier ou entreprise), lignes ajoutées au choix (référentiel ou article personnalisé), tarif et TVA optionnels
• Module activable par association en mode multi ; requiert Actions et Partenaires (Trésorerie pour l'encaissement)

Nouveautés v1.8.1

• Onglets navigateur : titre `Nom de l'association — Page` ; sur la plateforme `Asso-Services.ext — Page`.
• Manifestations (public) : logo de l'association sur Inscriptions et Billetterie ; image optionnelle par manifestation sur l'écran d'inscription privée.

Nouveautés v1.8.0

Adhésions en ligne

• Formulaire public avec questionnaire personnalisable, validation administrative et paiement HelloAsso.
• Espace adhérent : connexion, profil, historique des cotisations et renouvellement en ligne.
• E-mails HTML, logo association sur le formulaire, renvoi d'e-mails depuis la fiche demande.

Manifestations

• Événements privés ou publics : sessions, tarifs, inscriptions payantes via HelloAsso.
• Billetterie publique avec billets QR code ; scan de présence à l'entrée.
• Feuilles de présence PDF et marquage manuel pour les manifestations privées.
• Affectation comptable des encaissements (catégorie 756).

Nouveautés v1.7.5

• Informations légales : module accessible depuis le menu latéral (après le guide utilisateur) pour publier les mentions légales, la politique de confidentialité et le contact RGPD.
• Modèles préremplis : à la première ouverture, des textes sont générés à partir des données de l'association (nom, adresse, RNA, e-mail) — à relire et adapter avant publication.
• Droits : consultation et modification configurables par utilisateur ; l'administrateur de l'association peut toujours éditer.

Nouveautés v1.7.4

• Notes de session privées : sur le formulaire de session, la case Note privée est cochée par défaut (seul vous pouvez lire la note). Décochez-la pour partager ; si elle reste privée, les autres utilisateurs voient seulement qu'une note privée existe.

Nouveautés v1.7.3

• Import / migration : restauration automatique d'un export ZIP sur une installation mode single (administrateur association).
• Export étendu : archive format version 2 (comptabilité, administration, votes, pièces jointes, etc.).
• Documentation publique : guide consultable sans connexion (`/help`) et lien depuis l'écran de connexion.

Nouveautés v1.7.2

• Factures en brouillon : création, modification et émission depuis un devis accepté ; encaissement séparé (statut Payée).
• PDF facture : lignes tarifées, conditions de paiement, détail des sessions et acteurs pour les prestations intervenants.
• Liste des actions : colonnes Devis et Facture.

Nouveautés v1.7.1

• Validité du devis : durée en jours ou mois (affichée sur le PDF).
• Modification de devis : ajout de lignes du référentiel encore absentes du devis.

Nouveautés v1.7.0

• Devis enrichis : référentiel de lignes, articles personnalisés, réordonnancement, phase finale modifiable, profils avec mini CV ; statuts En préparation → Envoyé → Accepté / Refusé.
• Sessions : date et heure optionnelles ; dates/heures des sessions reprises automatiquement dans les devis en préparation.
• Auteur du devis : adhérent signataire (nom et fonction sur le PDF).

Nouveautés v1.6.13

• Maintenance : activation immédiate (planifiée ou directe) ; blocage total avec message « Maintenance en cours » ; écran admin limité à Terminer la maintenance.

Nouveautés v1.6.12

• Maintenance plateforme (mode multi) : planification date/heure de début et de fin ; bandeau rouge sur tous les écrans ; blocage des connexions à l'heure prévue ; fin manuelle par l'administrateur plateforme.

Nouveautés v1.6.11

• Procès-verbaux AGO et AGE : modèles pré-remplis, enregistrement et export PDF (en-tête avec logo et nom de l'association).
• Registre des délibérations : centralisation des PV ; pièces jointes scannées (présence, PV signé, résultats de vote).
• Votes : export PDF des résultats après clôture d'un scrutin.
• Libellés : assemblée générale ordinaire (AGO) et assemblées générales extraordinaires (AGE) ; dossier AGO.
• Feuille de présence : choix AGO ou AGE à la génération.
• Adhérents : correction du suivi des paiements (liste, rappels de cotisation, feuille de présence).

Nouveautés v1.6.10

• Bénéficiaires — structures associées : raison sociale, RNA/SIRET et adresse pour adresser les conventions ; le bénéficiaire reste visible dans les actions.
• Conventions : sélection d'une structure destinataire (en-tête PDF) ; signature au nom du bénéficiaire personne physique.
• Partenaires : Créer bénéficiaire depuis un intervenant ; champs optionnels RNA et SIRET sur la fiche partenaire.
• Fonction (optionnel) sur les fiches bénévole, intervenant et bénéficiaire.

Nouveautés v1.6.9

• Bac à sable : création d'une association de test avec données de démonstration (choix du nom et du RNA, tous les modules optionnels activés).
• Gestion des associations : suppression complète en deux étapes — export ZIP recommandé, puis confirmation irréversible avec saisie du nom exact.
• Tableau de bord plateforme : bouton Supprimer sur chaque association et lien Gestion complète vers la liste détaillée.

Nouveautés v1.6.8

• Actions : la liste est triée par défaut selon la date de la dernière session programmée (la plus récente en premier).
• Portail : les intervenants partenaires disposent du même accès que les bénévoles (actions assignées, droits par action) avec une fiche intervenant modifiable ; pas d'accès à la fiche partenaire.
• Partenaires : colonne Accès portail sur la liste des intervenants ; activation automatique si un compte existe déjà avec le même e-mail.
• Convocations AGO / AGE : le lien `{lien_dossier}` dans l'e-mail est un lien cliquable vers l'archive ZIP.

Nouveautés v1.6.7

• Gestion administrative : procédures AGE (assemblées générales extraordinaires) — convocation à tous les adhérents, jusqu'à 10 sujets à l'ordre du jour, scrutin automatique avec une question par sujet.
• AGE : téléversement de documents joints regroupés en archive ZIP ; lien de téléchargement inclus dans l'e-mail de convocation (`{lien_dossier}`).

Nouveautés v1.6.6

• Actions : à la création ou à la modification, définissez pour chaque bénévole et intervenant les droits portail Ajouter des sessions et Clôturer l'action (tous accordés par défaut, révocables individuellement).
• Portail : les boutons de programmation de session et de clôture d'action respectent ces droits ; les administrateurs d'association conservent toujours tous les droits.
• Annuaire : cases à cocher, Sélection par type, Envoyer un e-mail à la sélection, Copier les adresses et export CSV de la sélection.
• Bénévoles : la liste affiche une colonne Accès portail (activé, désactivé, non activé).
• Apparence : personnalisation des couleurs du bandeau d'accueil (texte et liens).
• Courrier / Brevo : configuration SMTP pour les e-mails métier de l'association.

Nouveautés v1.6.5

• Planning : export CSV des sessions sur la période filtrée (en plus du PDF).

Nouveautés v1.6.4

• Planning : filtre par dates de début et de fin ; l'export PDF est disponible depuis l'écran Planning (plus depuis la liste des actions).
• Actions : suppression impossible si l'action comporte des sessions ; les documents joints sont effacés, les fiches intervenants sont conservées.
• Réunions bureau / CA : saisie des décisions en texte libre ; export PDF du procès-verbal corrigé.
• 2FA : activation synchronisée sur tous les comptes partageant le même e-mail ; code de secours par e-mail pour le super-administrateur (si l'envoi SMTP est configuré).
• Aide : bouton ? sur les écrans du module Conventions / contrats (comme les autres modules).

Connexion et sécurité

1. Ouvrez l'adresse de votre application et saisissez votre e-mail. Le moyen de connexion préféré (défini dans Compte → Sécurité 2FA) est proposé en premier : passkey, application 2FA ou lien magique. Sans choix, l'ordre est passkey, puis application 2FA, puis lien magique. Choisir un autre moyen affiche les autres options. Un appareil de confiance reste reconnu 30 jours.
2. Si vous appartenez à plusieurs associations (ou plusieurs espaces : administration, portail, adhérent), un écran liste les choix groupés par association. Sélectionnez celui dans lequel vous voulez travailler.
3. Ensuite, le menu Changer d'espace permet de basculer vers une autre association ou un autre rôle, sans se déconnecter.
4. Si la double authentification (2FA) est activée sur votre compte, confirmez avec une passkey / clé de sécurité, le code à 6 chiffres de votre application, ou un code de secours (format `XXXX-XXXX`).
5. Vous pouvez gérer la 2FA depuis Compte → Sécurité 2FA : passkey ou clé USB, et/ou application d'authentification (8 codes de secours affichés une seule fois), plus le mode de connexion préféré. Si Courrier / Brevo est actif, un bloc Connexion sans mot de passe permet un lien magique (10 min). Si l'administrateur a activé la 2FA obligatoire, la connexion par mot de passe est impossible tant que vous n'avez pas d'application ni de passkey : utilisez alors le lien magique.
6. Le super-administrateur peut aussi demander un code de secours par e-mail à la connexion ou pour désactiver l'application d'authentification, si le serveur d'envoi est configuré.

Lorsque plusieurs comptes utilisent la même adresse e-mail, l'activation ou la désactivation de la 2FA s'applique à tous ces comptes.

Tableau de bord

Après connexion, le tableau de bord affiche les raccourcis vers les modules auxquels vous avez accès. Les cartes correspondent aux modules activés pour votre association.

Rôles et droits

Chaque module peut accorder des droits distincts : consulter, créer, modifier, supprimer, et parfois des actions spécifiques (export, envoi d'e-mails, etc.).

Mode mono ou multi-association

• Mode mono : une seule association par installation.
• Mode multi : plusieurs associations sur la même plateforme. Le super-administrateur sélectionne l'association active dans le menu latéral avant de gérer ses données.
• Même e-mail, plusieurs associations : un adhérent, bénévole ou utilisateur présent dans plusieurs structures se connecte une seule fois, choisit l'association, puis peut changer d'espace. Chaque association a son propre compte (données séparées) ; le mot de passe et la 2FA sont communs à l'adresse e-mail.

Modules optionnels

En mode multi, certains modules peuvent être activés ou désactivés par association lors de sa création ou modification :

• Trésorerie, Budget, Bénévoles, Annuaire des ressources VSS, Bénéficiaires, Conventions / contrats, Actions, Partenaires, Clients, Facturation, Espace bénévoles / partenaires, Gestion administrative, Adhésions en ligne, Programme des activités et temps forts, Formation, Messagerie, Cartographie, Référentiel des procédures, Gestion des adhérents (activé par défaut)

Le module Utilisateurs est disponible pour toutes les associations. Adhésions et Votes nécessitent le module Adhérents.

En mode multi, les administrateurs plateforme disposent en outre des modules Gestion des associations, Export / migration et Bac à sable.

Navigation

• Tableau de bord : raccourcis vers les modules activés
• Guide utilisateur : aide en ligne module par module (en bas du menu latéral)
• Informations légales : mentions légales, politique de confidentialité et contact RGPD (menu latéral, juste après le guide utilisateur)
• Bouton ? en haut des écrans : ouvre directement l'aide du module affiché
• Version imprimable : guide complet depuis Guide utilisateur → Imprimer le guide (`/help/print`)
• Bouton Tableau de bord en haut de chaque page pour revenir à l'accueil

Personnaliser l'ordre des modules (administrateurs)

Chaque administrateur peut réorganiser l'affichage du menu latéral et du tableau de bord selon ses préférences. L'ordre est personnel : il n'affecte que votre compte.

1. Menu latéral → Compte → Ordre des modules
2. Utilisez les flèches ↑ et ↓ pour déplacer les modules
3. Cliquez sur Enregistrer

Pour revenir à l'ordre initial de l'application, utilisez Réinitialiser l'ordre par défaut.

En mode multi, lorsque vous gérez la plateforme sans association sélectionnée, le lien Ordre des modules permet de classer les modules plateforme (Gestion des associations, Export / migration, Bac à sable). Chaque association peut avoir un ordre distinct enregistré pour votre compte.

Depuis le même menu Compte, l'administrateur d'association peut aussi modifier l'Apparence (logo, couleurs générales et couleurs du bandeau d'accueil) et configurer Courrier / Brevo (SMTP pour les e-mails métier de l'association).

Liens entre modules

Plusieurs modules communiquent automatiquement :

• Adhérents → Trésorerie : paiements de cotisation et avances/prêts
• Adhésions → Adhérents / Trésorerie : création de fiche et paiement HelloAsso après validation
• Manifestations → Trésorerie : affectation manuelle des encaissements (756)
• Actions → Trésorerie : encaissement des factures
• Facturation → Actions / Partenaires : devis et factures (y compris facture à la volée sans fiche partenaire)
• Actions → Conventions : devis annexé à une convention bénéficiaire
• Budget ← Trésorerie : prévisionnel et réalisé par catégorie
• Actions ← Bénévoles, Bénéficiaires, Partenaires : participants aux actions et sessions
• Portail ← Bénévoles / Intervenants : accès des participants à leurs actions
• Gestion administrative ← Adhérents, Trésorerie, Budget, Actions : réunions, dossiers AGO et rapports d'activités

Consultez la documentation de chaque module pour le détail des fonctionnalités.

Gestion des adhérents

Ce module permet de gérer les membres de l'association, leurs cotisations, les convocations d'assemblée générale ordinaire et les communications par e-mail.

Accès

Menu latéral → Gestion des adhérents

En mode multi-associations, le module peut être désactivé pour une association (fiche association → Modules activés). Il reste activé par défaut. Les modules Adhésions et Votes en ligne nécessitent que la gestion des adhérents soit active.

Liste des adhérents

La liste affiche tous les adhérents avec tri par nom, contact, gouvernance, statut d'adhésion et cotisation. Un filtre département (d’après le code postal) est disponible.

Depuis la liste vous pouvez :

• Créer un nouvel adhérent
• Consulter ou modifier une fiche
• Accéder aux paramètres de cotisation
• Générer une feuille de présence pour une AGO ou une AGE
• Envoyer des e-mails (diffusion générale ou rappels de cotisation)
• Administrateurs : cocher des lignes puis Exporter la sélection (CSV) (e-mail, prénom, nom)

Fiche adhérent

Informations obligatoires

• Nom et prénom
• E-mail valide
• Date d'adhésion
• Type de cotisation

Gouvernance

Vous pouvez indiquer si l'adhérent fait partie du conseil d'administration ou du bureau, avec une fonction éventuelle (Président, Trésorier, Secrétaire…).

Indicateur Relais

Si le module Relais est activé, une case Cette personne est Relais apparaît sur la fiche. Elle crée ou met à jour une fiche Relais. Pour un nouvel adhérent, la case est cochée par défaut. L'accès à l'espace Relais n'est accordé que si l'adhérent a déjà un compte d'accès (espace adhérent) ; sinon l'accès Relais sera lié dès l'activation de ce compte.

Cotisation et paiements

La fiche affiche la date du dernier paiement (calculée depuis l'historique des paiements cotisation) et l'historique détaillé.

Pour enregistrer un paiement :

1. Ouvrez la fiche adhérent
2. Renseignez la date, le montant et le mode de paiement
3. Validez

Important : seuls les paiements enregistrés via Paiements cotisation sur la fiche adhérent alimentent le suivi (date affichée, rappels, feuille de présence). Un mouvement saisi uniquement en trésorerie ne suffit pas.

Trésorerie : si le module Trésorerie est activé, chaque paiement de cotisation crée automatiquement une entrée dans le journal de trésorerie. Ce mouvement ne peut pas être modifié depuis la trésorerie — modifiez ou supprimez le paiement depuis la fiche adhérent.

Avances et prêts

L'association peut enregistrer des avances ou prêts dans les deux sens :

Les remboursements sont enregistrés sur la même fiche. Si la Trésorerie est active, les mouvements comptables correspondants sont créés automatiquement.

Paramètres de cotisation

Menu Cotisations depuis la liste des adhérents.

Renouvellement

Deux modes sont disponibles :

• Date anniversaire : l'échéance est calculée à partir de la date d'adhésion de chaque adhérent
• Date fixe : tous les adhérents renouvellent à la même date (ex. 1er janvier)

Types tarifaires

Créez les types de cotisation (normal, réduit, bienfaiteur…) avec leur montant. Chaque adhérent est rattaché à un type.

Feuille de présence (AGO / AGE)

1. Accédez à Feuille de présence
2. Choisissez AGO ou AGE, puis indiquez la date de l'assemblée
3. La liste ne contient que les adhérents à jour de cotisation
4. Imprimez la page ou téléchargez le PDF

E-mails

Diffusion générale

Envoyez un message à tous les adhérents disposant d'une adresse e-mail valide.

Rappels de cotisation

Cible les adhérents dont la cotisation arrive à échéance dans les 30 prochains jours (ou déjà en retard), en tenant compte du dernier paiement enregistré et des paramètres de renouvellement (date fixe ou anniversaire).

Variables disponibles dans le texte :

• `{prenom}` — prénom de l'adhérent
• `{association}` — nom de l'association
• `{date_echeance}` — date d'échéance
• `{montant}` — montant de la cotisation

Droits utilisateur

Les administrateurs ont accès complet. Les utilisateurs standard peuvent avoir des droits limités : consultation seule, gestion des paiements, envoi d'e-mails, etc.

Trésorerie

Ce module gère la comptabilité de l'association, alignée sur le plan comptable associatif (PCA).

Deux régimes sont disponibles (choix à la création de l'association ou activation ultérieure) :

Régime comptable

Menu Trésorerie → Régime comptable (droit Configurer le régime comptable) :

• Consultation du régime actif
• Activation patrimoniale pour une association en trésorerie : opération définitive, sans perte des mouvements existants
• Consultation du plan comptable complet (classes 1 à 7) une fois le régime patrimonial actif

Journal général (régime patrimonial)

Menu Trésorerie → Journal général (droit Consulter le journal général) :

• Liste des écritures en partie double du mois sélectionné
• Écritures automatiques générées à chaque mouvement de trésorerie (comptes 512, 517, 531 ou 586 ↔ compte de charge ou produit)
• Virement banque (« Passé en banque ») : écriture séparée Débit 512 / Crédit 517 (ou 586) pour les encaissements HelloAsso et versements en attente
• Écritures d'engagement manuelles (droit Saisir des écritures d'engagement) : constater une charge ou un produit sans mouvement de caisse (ex. facture fournisseur non payée, créance adhérent)

Immobilisations et amortissements (régime patrimonial)

Menu Trésorerie → Immobilisations (droit Consulter les immobilisations) :

• Registre des biens amortissables (matériel informatique, mobilier, constructions…)
• Acquisition : écriture automatique débit 21xx / crédit 401 ou 512 (droit Gérer les immobilisations)
• Dotations annuelles : menu Amortissements (droit Calculer les amortissements) — calcul linéaire au prorata, écriture débit 6811 / crédit 28xx
• Sortie d'un bien avec écriture de reprise des amortissements

Bilan patrimonial (régime patrimonial)

Menu Trésorerie → Bilan patrimonial (droit Consulter le compte de résultat) :

• Actif / Passif au 31/12 depuis le journal général (classes 1 à 5)
• Compte de résultat de l'exercice (classes 6 et 7)
• Export PDF pour l'AGO (droit Exporter)
• Le dossier AGO utilise automatiquement ce bilan lorsque le régime patrimonial est actif

Phase suivante : écritures d'ouverture / clôture d'exercice.

Ponts métier et écritures automatiques

Les modules Adhérents, Actions et le Budget alimentent la trésorerie via des ponts automatiques :

Dans le plan Asso-Services, les cotisations sont au compte 701 (et non 756, réservé aux produits de manifestations). Le compte 517 sert de compte d'attente HelloAsso / prestataire de paiement.

Chaque mouvement auto porte le tiers (nom adhérent ou partenaire facturé). La suppression du paiement, de l'avance ou du mouvement lié contre-passe les écritures journal associées.

Le budget compare le prévisionnel au réalisé : en régime patrimonial, le réalisé provient du journal général (classes 6 et 7) ; en régime trésorerie, des mouvements de caisse.

Banque Qonto

Si l’association dispose d’un compte Qonto, menu Comptabilité → Qonto (voir l’aide Qonto) :

• import des transactions et pointage avec la trésorerie ;
• envoi des factures Actions en e-facture ;
• réception des factures fournisseurs et engagement comptable.

Accès

Menu latéral → Comptabilité

Module optionnel — doit être activé pour votre association.

Journal mensuel

La page d'accueil affiche les mouvements du mois sélectionné avec :

• Entrées (recettes)
• Sorties (dépenses)
• Solde du mois

Naviguez entre les mois avec les flèches ou le sélecteur.

Enregistrer un mouvement

1. Cliquez sur + Nouveau mouvement
2. Choisissez Entrée ou Sortie
3. Renseignez : date, libellé, montant, catégorie PCA, mode de paiement, notes

Règles de saisie

• Le montant doit être strictement positif
• La catégorie est obligatoire et doit correspondre au type de mouvement (produit pour une entrée, charge pour une sortie)

Mouvements automatiques

Certains mouvements sont créés automatiquement par d'autres modules. Ils sont non modifiables depuis la trésorerie :

Ces mouvements sont identifiés comme automatiques dans le journal.

Catégories PCA

Menu Catégories depuis la trésorerie.

Les catégories sont classées en :

• Produits (recettes) — comptes 7xxx du PCA
• Charges (dépenses) — comptes 6xxx du PCA

Vous pouvez créer, modifier ou désactiver des catégories. Chaque catégorie porte un code comptable et un libellé.

Compte de résultat

Le bilan (compte de résultat) affiche par année :

• Total des produits
• Total des charges
• Résultat (excédent ou déficit)

Accès : Compte de résultat depuis le menu ou la trésorerie.

Export CSV

Exportez les mouvements d'un mois au format CSV (séparateur point-virgule, encodage UTF-8) pour un traitement externe (tableur, expert-comptable).

Droits utilisateur

Consulter, créer, modifier, supprimer des mouvements ; gérer les catégories ; exporter ; consulter le compte de résultat — selon les droits accordés.

Qonto — banque et facturation électronique

Ce guide décrit la connexion de asso-services au compte Qonto de l’association : pointage des opérations et factures électroniques.

Prérequis côté Qonto (à faire une fois)

1. Compte association sur Qonto (ou sandbox développeur).
2. Clé API : Qonto → Intégrations et partenariats → Clé API → noter le login et le secret.

- Doc : API key

1. (Optionnel) Application OAuth sur developers.qonto.com si vous utilisez le flux OAuth :

- Copier `src/config/qonto.config.local.php.example` → `qonto.config.local.php` - Renseigner `oauthclientid`, `oauthclientsecret`, éventuel `stagingtoken` - Redirect URI : `https://VOTREDOMAINE/treasury/qonto/oauth/callback` - `public_url` HTTPS dans `app.config.local.php`

1. E-facturation dans Qonto :

- Émission : SIREN, adresse de facturation, statut PA - Réception : demande d’activation (peut rester en cours quelques jours) — statut API `receivingstatus` = `pendingcreation` puis `enabled`

Accès dans asso-services

Menu Comptabilité → Qonto (droit Configurer et synchroniser Qonto).

Sur cette page, le bloc Facturation électronique affiche les statuts Émission / Réception lorsque l’API le permet.

Configuration

1. Cochez Activer l’intégration Qonto
2. Saisissez login + secret API
3. Optionnel : ID de compte bancaire ou IBAN (sinon le premier compte Qonto est utilisé)
4. Enregistrer, puis Synchroniser les transactions

Pointage

Page Pointage :

• Importe les mouvements bancaires Qonto
• Propose un rapprochement avec les mouvements de trésorerie (montant + date ±7 jours)
• Auto-pointer : lie automatiquement les cas uniques
• Créer un mouvement : crée une entrée/sortie « passé en banque » depuis Qonto
• Un pointage réussi peut cocher Passé en banque sur le mouvement lié (écriture 512)

Factures électroniques émises

Sur une facture émise (module Facturation) :

1. Bouton Envoyer via Qonto (e-facture)
2. asso-services tente d’abord l’import PDF (`POST /v2/client_invoices/bulk`) — à terme, préférer un PDF Factur-X pour conserver le XML
3. En secours : création structurée de la facture dans Qonto (Factur-X généré par Qonto)
4. Envoi réseau : `POST .../sendbyeinvoice`
5. Actualiser le statut pour suivre le cycle de vie (`GET /v2/client_invoices/{id}`)

Le destinataire doit être joignable sur le réseau (`einvoicingreachable`).

Factures fournisseurs reçues

Page Comptabilité → Qonto → Factures fournisseurs :

1. Attendre que Qonto valide la réception (`receiving_status` = activée)
2. Synchroniser pour importer les factures reçues via Qonto (Plateforme Agréée)
3. En régime patrimonial : créer une écriture d’engagement (compte de charge + 401)
4. Lier paiement : rattacher un débit Qonto non pointé au même montant (marque la transaction comme pointée)

Si la sync échoue alors que la demande est encore en cours, le message indique clairement que la réception n’est pas encore active — ce n’est pas un bug asso-services.

Checklist jour J (dès validation Qonto)

1. Déployer le package à jour si besoin
2. Comptabilité → Qonto : vérifier le statut Réception (si visible)
3. Factures fournisseurs → Synchroniser
4. Vérifier qu’au moins une facture apparaît
5. Si régime patrimonial : Créer engagement (charge + 401)
6. Après paiement bancaire : Lier paiement au débit Qonto
7. Contrôler le journal / le pointage

API utilisées

Référence : docs.qonto.com

Versements HelloAsso

Les encaissements HelloAsso (cotisations / renouvellements et billetterie) apparaissent dans une liste indicative, même si le module Comptabilité n’est pas activé.

Accès

• Menu Versements HelloAsso (si vous n’avez pas le module Comptabilité)
• ou Comptabilité → HelloAsso (si le module Comptabilité est activé)
• Adresse directe : `/helloasso/versements`

Toute personne ayant accès aux adhésions, au programme d’activités ou à la comptabilité (ou administrateur) peut consulter la liste.

Liste indicative

Chaque paiement HelloAsso déjà encaissé (cotisation, billetterie) est listé avec la date, le type, le libellé, le payeur et le montant.

Les lignes en attente correspondent aux versements HelloAsso qui n’ont pas encore été rapprochés d’un virement sur le compte de l’association.

PDF des versements en attente : télécharge un récapitulatif à comparer avec le virement HelloAsso (ou le relevé bancaire). Ce PDF n’écrit rien en comptabilité.

Avec le module Comptabilité

Les encaissements HelloAsso ne créent plus d’écritures dans le journal (pour éviter le double comptage avec Qonto).

1. L’adhérent (ou le participant) paie sur HelloAsso.
2. Une ligne apparaît dans Versements HelloAsso.
3. Quand le virement HelloAsso apparaît dans Qonto, indiquez le N° d’opération (référence, libellé ou ID transaction Qonto) pour valider le passage en banque.

Si des cotisations HelloAsso avaient déjà généré des mouvements (schéma 517 / Banque), cliquez Migrer les écritures HelloAsso déjà passées : les écritures sont annulées et les lignes sont ajoutées à la liste.

Budget

Ce module permet d'établir un budget prévisionnel annuel par catégorie de trésorerie, de le comparer au réalisé, et de planifier sur 3 à 5 ans.

Accès

Menu latéral → Budget

Module optionnel — nécessite le module Trésorerie activé.

Budget prévisionnel (vue annuelle)

1. Sélectionnez l'année (exercice)
2. Saisissez les montants prévus pour chaque catégorie de recettes et de charges
3. Enregistrez

Synthèse

Le tableau affiche :

• Prévu recettes
• Prévu charges
• Solde prévisionnel

Les montants prévus ne peuvent pas être négatifs.

Export PDF

Le bouton Exporter PDF télécharge le budget de l'année affichée :

• en mode prévisionnel : catégories et montants prévus ;
• en mode réalisé : colonnes prévu, réalisé et écart.

Afficher le réalisé

Cliquez sur Calculer le réalisé pour ajouter des colonnes de comparaison pour l'année sélectionnée. Utilisez Budget prévisionnel seul pour revenir à la vue sans réalisé.

Vous comparez ainsi prévisionnel et exécution catégorie par catégorie (via le code comptable PCA de chaque catégorie).

Budget initial depuis l'année précédente

Le bouton Préparer depuis l'exercice clôturé remplit les montants prévus à partir du réalisé de l'année N-1 (mouvements ou journal selon le régime).

Attention : cette action remplace les montants déjà saisis. Une confirmation vous est demandée.

Plan pluriannuel (3–5 ans)

Le lien Plan pluriannuel ouvre une matrice (une colonne par année) sur l'horizon choisi (3, 4 ou 5 ans).

• Saisie et enregistrement des montants prévus pour toutes les années du plan
• Copier une année vers les autres années du plan pour initialiser rapidement
• Affichage du réalisé et export PDF de la matrice

Les montants sont les mêmes lignes de budget annuel : la vue pluriannuelle ne crée pas de plan séparé.

Lien avec la trésorerie

Le budget repose sur les catégories définies dans le module Trésorerie. Toute nouvelle catégorie y apparaît automatiquement dans le budget.

Un lien direct permet d'accéder au compte de résultat (régime trésorerie) ou au bilan patrimonial (régime patrimonial) de l'année consultée.

Droits utilisateur

Consulter et saisir/modifier le prévisionnel selon les droits accordés.

Bénévoles

Ce module gère l'annuaire des bénévoles de l'association, leurs types et le référentiel de leurs compétences.

Accès

Menu latéral → Bénévoles

Module optionnel — doit être activé pour votre association.

Liste des bénévoles

Affiche tous les bénévoles enregistrés. Colonnes principales : nom, prénom, e-mail (cliquable si renseigné), téléphone, Accès portail, statut.

Vous pouvez filtrer par département (d’après le code postal) et par profession de santé.

La colonne Accès portail indique :

À côté du bouton Voir, un chiffre indique le nombre d’actions en cours (non terminées / non annulées) auxquelles le bénévole est rattaché et qui ont au moins un bénéficiaire.

Depuis la liste :

• Créer un bénévole
• Consulter ou modifier une fiche
• Accéder à la gestion des types et des compétences
• Accéder à la charte d'engagement (administrateurs / droit de modification)
• Administrateurs : cocher des lignes puis Exporter la sélection (CSV) (e-mail, prénom, nom)

Fiche bénévole

Champs obligatoires

• Nom et prénom
• E-mail
• Téléphone

Champs optionnels

• Fonction (ex. psychologue, animateur…)
• Adresse
• Notes

Types de bénévole

Cochez un ou plusieurs types (Psychologue, Assistante sociale, Cyber, Esthéticien, Spectacle…). Un bénévole peut combiner plusieurs types.

Les types sont définis dans le référentiel Types (menu depuis la liste). Ils servent notamment aux droits de lecture du référentiel des procédures. Ce n’est pas la même chose que les indicateurs Référent Psy / Référent social / Référent départemental.

Compétences

Cochez une ou plusieurs compétences depuis la liste (Accompagnement, Informatique, Animation…).

Les compétences sont définies dans le référentiel Compétences (menu depuis la liste).

Référent Psy / social / départemental

Seuls les administrateurs peuvent cocher Référent Psy, et (si l'annuaire VSS est activé) Référent départemental et Référent social.

Chaque bénévole est rattaché à un référent Psy :

• s'il n'y a qu'un référent Psy dans l'association, il est affecté automatiquement à tous les bénévoles ;
• s'il y en a plusieurs, choisissez-le dans la liste sur la fiche (création ou modification).

C'est ce référent qui reçoit les alertes de suivi envoyées depuis le portail, sur une fiche action. Sans référent affecté (ou si le référent n'a pas de compte), l'alerte va aux administrateurs.

Les indicateurs Référent départemental / Référent social et le périmètre d'affectation n'apparaissent que si le module Annuaire des ressources VSS est activé. S'il est désactivé, ils sont masqués. Le référent Psy (indicateur + affectation) reste disponible pour les alertes de suivi.

Pour un référent départemental et/ou social, indiquez soit la France entière, soit un ou plusieurs départements :

• Départemental : écriture dans l'annuaire VSS sur ce périmètre (la France entière inclut les fiches nationales) ; lecture de toute la France.
• Social : lecture de l'annuaire ; alertes sur les fiches d'orientation Relais/sentinelles du périmètre (code postal de la personne). S'il est aussi départemental, les règles d'écriture de l'annuaire s'appliquent.
• Psy : lecture de l'annuaire ; création des actions d'affectation aux psychologues (pas le référent social).

Les personnes qui ont seulement le droit de modifier un bénévole peuvent choisir le référent Psy dans la liste, mais ne cochent pas les indicateurs. Le bénévole lui-même voit son référent en lecture seule depuis le portail.

Professionnel de santé

Cochez Ce bénévole exerce une profession de santé si applicable, puis renseignez au moins l'un des éléments suivants :

• ADELI (9 chiffres, ou « EN COURS ») — professions paramédicales
• RPPS (11 chiffres, ou « EN COURS ») — médecins, pharmaciens, chirurgiens-dentistes, etc.
• Scan du diplôme (PDF, JPG, PNG ou WebP, max 5 Mo) — si le bénévole n'a pas encore de numéro ADELI / RPPS

Indiquez EN COURS si le numéro n'est pas encore attribué, ou joignez le scan du diplôme à la place.

Nombre de patients acceptés : le bénévole (ou un administrateur) fixe ce chiffre. Il est ensuite ajusté uniquement dans ces cas, pour une action liée à au moins un bénéficiaire :

• affectation sans demande d’accord → le nombre baisse de 1 tout de suite
• affectation avec demande d’accord → le nombre baisse de 1 seulement si le bénévole accepte (un refus ne change rien)
• retrait du bénévole de l’action → le nombre remonte de 1

Ajouter ou retirer un bénéficiaire plus tard, clôturer une action, etc. ne touche pas ce chiffre. Le bénévole peut le remettre à 0 (ou à n’importe quelle valeur) quand il veut, depuis sa fiche ou le portail.

Charte d'engagement

Chaque association dispose d'une charte d'engagement du bénévole (version 0 générée automatiquement, texte adaptable).

Pour le bénévole

Sur sa fiche (espace administration s'il y a accès, ou Ma fiche bénévole dans le portail) :

1. Faire défiler le texte jusqu'en bas
2. Cocher J'ai lu l'intégralité de la charte et je l'accepte
3. Signer la charte — la date est enregistrée

Tant que la version en cours n'est pas signée, un bandeau rappelle : Signez la Charte dans votre fiche bénévole s'il vous plaît.

Une fois signée, le bénévole peut relire la charte et voit la date de signature. Il ne peut signer à nouveau que si un administrateur publie une nouvelle version.

Pour les administrateurs

Bouton Charte depuis la liste des bénévoles :

• consulter la version en cours et l'historique (y compris les versions sans signature)
• modifier le texte et publier une nouvelle version (numéro incrémenté) — les bénévoles doivent alors re-signer
• les signatures des versions précédentes restent conservées
• liste des bénévoles n'ayant pas encore signé la version en cours

Types de bénévoles (référentiel)

Créez, modifiez ou supprimez les types disponibles. Ils sont ensuite assignables aux bénévoles et utilisables comme publics du référentiel des procédures. La permission Gérer la liste des compétences donne aussi accès à cette liste.

Compétences (référentiel)

Créez, modifiez ou supprimez les compétences disponibles. Elles sont ensuite assignables aux bénévoles.

Utilisation dans les Actions

Les bénévoles sont assignables aux actions et sessions comme participants. Leur participation est gratuite (aucun montant facturé dans les devis). Lors de l’affectation, le bouton Disponibilités liste les professionnels de santé dont le nombre de patients acceptés est encore supérieur à 0.

Assigner un bénévole à une action fait passer son statut en En cours.

Espace portail — fiche personnelle

Un bénévole disposant d'un accès portail peut modifier sa propre fiche depuis Ma fiche bénévole (tous les champs, y compris l'e-mail). Les types de bénévole restent définis par l'association (lecture seule sur le portail).

Si la personne a déjà un espace adhérent ou un accès intervenant partenaire actif avec le même e-mail dans cette association, l'accès bénévole est activé automatiquement à la création de la fiche (ou sans nouveau mot de passe en activation manuelle). Un même e-mail déjà utilisé dans une autre association crée un compte distinct, avec le mot de passe déjà connu.

En cas de changement d'e-mail, la double authentification est réinitialisée : le bénévole est invité à la reconfigurer immédiatement.

Droits utilisateur

Consulter, créer, modifier, supprimer des bénévoles ; gérer les types et les compétences selon les droits accordés.

Annuaire des ressources VSS

Ce module rassemble les structures et dispositifs d'accompagnement des victimes de violences sexistes et sexuelles (VSS).

Accès

Menu latéral → Annuaire des ressources VSS

Module optionnel — doit être activé pour votre association. Il nécessite le module Bénévoles.

Sur l'espace bénévoles, le menu Annuaire VSS apparaît pour les référents Psy / social / départemental.

Philosophie

L'annuaire pointe de préférence vers les sites officiels des organismes (CIDFF, CAF, planning familial, numéros nationaux, etc.) plutôt que de recenser chaque permanence locale, trop souvent changeante.

Deux niveaux :

• National : numéros d'urgence, associations spécialisées nationales
• Départemental : structures et dispositifs locaux (un département par fiche)

Droits

Un bénévole peut cumuler référent social et référent départemental : dans ce cas il suit les règles d'écriture du départemental pour l'annuaire, et reçoit en plus les alertes sur les fiches d'orientation Relais (voir [Fiches d'orientation](orientations.md)).

L'annuaire n'est pas accessible aux autres utilisateurs (aucun droit à attribuer dans Gestion des utilisateurs).

Les indicateurs Référent Psy / Référent social / Référent départemental et le périmètre d'affectation (France entière ou départements) se règlent sur la fiche bénévole, uniquement si ce module est activé. S'il est désactivé, ces indicateurs n'apparaissent pas.

Fiche ressource

Champs :

• Nom de la structure
• Téléphone, e-mail, site web (au moins l'un des trois)
• Adresse d'accueil (optionnel)
• Périmètre : national ou départemental (avec le département)
• Type d'accompagnement : Global, Juridique, Social, Psychologique, Autre (plusieurs choix)
• Type de public : liste modifiable (tout public, femmes, hommes, mineurs, LGBTQIA+, handicap, plus ceux que vous ajoutez). Plusieurs publics par fiche, choisis dans des listes déroulantes
• Modalités : distanciel (téléphonique) et/ou présentiel
• Commentaire interne (optionnel, pour l'équipe)
• Documents : un ou plusieurs fichiers joints à la fiche (PDF, images, Word, Excel, ODT/ODS ou texte — max. 10 Mo chacun). Accessibles en lecture pour tous les profils qui voient l'annuaire ; ajout et suppression réservés aux administrateurs et référents départementaux dans leur périmètre
• Date de mise à jour : enregistrée automatiquement

Depuis la fiche : Copier les coordonnées (pour les coller dans un message à la personne concernée) ou Imprimer.

Les administrateurs et référents départementaux gèrent la liste Types de public depuis l'annuaire.

Recherche

Filtres combinables. Quand plusieurs cases (accompagnement, modalités) ou plusieurs publics sont choisis, la recherche est un ou : une fiche « Femmes » apparaît si vous avez choisi Femmes, Hommes, ou les deux.

• Texte (nom, téléphone, e-mail, site)
• Département : affiche les fiches de ce département et les fiches nationales
• Périmètre (national / départemental)
• Type d'accompagnement, public, modalités

Envoi par e-mail

Après filtrage, cochez les fiches utiles, saisissez une adresse e-mail, éventuellement un message libre, puis Envoyer la sélection par e-mail. Le destinataire reçoit la liste des structures, signée avec le prénom et le nom de la personne qui envoie.

Objectif : identifier rapidement la structure adaptée lors d'une réorientation, puis transmettre la fiche, les coordonnées ou la sélection par e-mail.

Bénéficiaires

Ce module gère l'annuaire des personnes bénéficiaires des actions de l'association.

Accès

Menu latéral → Bénéficiaires

Module optionnel — doit être activé pour votre association.

Liste des bénéficiaires

Liste paginée : 10 par page par défaut (10, 20, 50 ou toutes). Recherche par nom ou prénom, filtre département (d’après le code postal).

• Créer un bénéficiaire
• Consulter ou modifier une fiche
• Supprimer un bénéficiaire

Portail bénéficiaires (connexion sans mot de passe)

Chaque association dispose d’une adresse non publiée :

`https://votre-domaine.fr/[numéro-d-association]/beneficiaires`

Le numéro est l’identifiant interne de l’association. Il figure aussi dans le cartouche Coordonnées du tableau de bord (administrateurs), avec le lien du portail à recopier. Ne la mettez pas sur le site public : transmettez-la uniquement aux personnes concernées.

Connexion

1. Le bénéficiaire saisit son e-mail (aucun mot de passe).
2. Un lien magique lui est envoyé par e-mail (valable 10 minutes, une seule utilisation).
3. S’il y a au moins un mode SMS paramétré (Brevo et/ou milserv), il peut aussi choisir un code à 6 chiffres par SMS, envoyé au téléphone de la fiche (valable 10 minutes).

L’application ne confirme jamais si l’e-mail existe (même message dans tous les cas). L’envoi e-mail utilise le SMTP Courrier / Brevo. L’envoi SMS utilise le ou les modes configurés dans Courrier (priorité + repli). Sans SMS configuré, le bouton n’apparaît pas : le lien magique part dès la saisie de l’e-mail.

Seuls les bénéficiaires qui ont un e-mail sur leur fiche peuvent se connecter. Pour le SMS, un téléphone valide doit aussi figurer sur la fiche.

Une fois connecté

Le portail utilise le même menu à gauche que les autres espaces :

• Mon espace : accueil, aperçu des inscriptions et liens pour s’inscrire
• Mes manifestations : toutes les manifestations auxquelles le bénéficiaire est inscrit (publiques, privées, Une main pour demain, y compris clôturées), avec dates, tarif, statut, billet QR si publique, et annulation jusqu’à la veille
• Ma fiche : consulter et modifier identité, coordonnées, adresse, et les enfants si Une main pour demain est activé
• Demande de suppression : un e-mail est envoyé aux administrateurs ; la fiche n’est pas effacée automatiquement

Fiche bénéficiaire

Champs obligatoires

• Nom et prénom
• E-mail ou téléphone (au moins l'un des deux)

Champs optionnels

• Adresse personnelle
• Fonction (ex. psychologue, coordinateur…)
• Notes

Indicateur Relais

Si le module Relais est activé, cochez Cette personne est Relais : un accès à l'espace Relais est créé immédiatement (mot de passe aléatoire) et un e-mail de bienvenue (lien d'application, charte, identifiants) est envoyé.

Enfants (Une main pour demain)

Si le module Une main pour demain est activé, une zone Enfants apparaît sur la fiche : nom, prénom, sexe, date de naissance, niveau (Maternelle / Primaire / Collège / Lycée) et classe (PS…Terminale). Niveau et classe sont proposés selon l’âge au 1er janvier de l’année scolaire, et restent modifiables. Cliquez sur + Ajouter un enfant pour en saisir plusieurs, puis Enregistrer. Ces enfants peuvent être cochés lors de l’inscription aux activités Famille / Enfants.

VVG (Victime de violences de genre)

Si le module Relais est activé, la case VVG apparaît sur la fiche. Elle permet d'identifier les bénéficiaires concernés. Le tableau de bord affiche alors le nombre de bénéficiaires dont X VVG.

Les devis et factures s'appuient sur la base Clients. Les intervenants partenaires ne peuvent plus être convertis en bénéficiaires : utilisez Ajouter aux clients sur la fiche partenaire.

Actions associées

La fiche affiche la liste des actions auxquelles le bénéficiaire est rattaché (en cours, terminées ou annulées) : titre, type, statut, date, et un bouton Ouvrir si vous avez le droit de consulter les actions. Depuis le portail bénévoles, seules les actions auxquelles vous êtes vous-même affecté apparaissent.

Fiches d'orientation

Si le module Fiches d'orientation est activé, la fiche liste aussi les fiches d'orientation liées à cette personne (lien direct, ou via une action associée). Ouvrir affiche la fiche d'orientation ; un bouton permet de revenir au bénéficiaire.

Utilisation dans les Actions et Conventions

• Actions : le bénéficiaire est la personne référencée (participant), pas le client facturé.
• Conventions : le destinataire est le bénéficiaire (personne physique). La signature reste celle du bénéficiaire.

Droits utilisateur

Consulter, créer, modifier, supprimer selon les droits accordés.

Mise à jour technique (administrateurs système)

Si vous mettez à jour une installation existante vers une version incluant les structures bénéficiaires, exécutez la migration SQL :

[`database/migrations/056beneficiarystructures.sql`](../../../database/migrations/056beneficiarystructures.sql)

Index des migrations : [`database/migrations/README.md`](../../../database/migrations/README.md).

Le diagnostic `www/check.php` signale si cette migration n'a pas encore été appliquée.

Conventions / contrats

Ce module permet de rédiger des conventions ou contrats avec les bénéficiaires : proposition d'intervention composée d'articles, numérotation annuelle et export PDF.

Accès

Menu latéral → Conventions / contrats

Module optionnel — doit être activé pour votre association.

Le bouton ? en haut de chaque écran ouvre l'aide de ce module (également accessible via Guide utilisateur dans le menu).

Référentiel d'articles

Avant de créer des conventions, configurez le référentiel d'articles (modèles réutilisables propres à votre association).

Accès : bouton Référentiel d'articles depuis la liste des conventions.

• Ajoutez, modifiez, supprimez ou réorganisez les articles modèles
• La modification ou la suppression d'un article du référentiel n'affecte pas les conventions déjà créées (le contenu est copié à la création)

Créer une convention

1. Cliquez sur + Nouvelle convention
2. Choisissez le bénéficiaire
3. Cochez les articles du référentiel à inclure
4. Validez — la convention est créée en brouillon

Depuis la fiche convention vous pouvez :

• Modifier le titre et le contenu de chaque article
• Réorganiser les articles (↑ ↓)
• Ajouter un article depuis le référentiel ou un article personnalisé
• Lier une action et éventuellement un devis existant pour ce bénéficiaire

L'en-tête du PDF reprend l'association et le bénéficiaire (personne physique). La signature reste celle du bénéficiaire.

Lien avec une action et un devis

Si le module Actions est actif :

1. Sélectionnez l'action liée au bénéficiaire
2. Enregistrez — les devis disponibles apparaissent
3. Choisissez un devis annexé (optionnel) : il sera reproduit en annexe du PDF

Émettre et télécharger le PDF

1. Vérifiez les articles et le signataire association (nom et fonction)
2. Cliquez sur Émettre / PDF
3. Un numéro annuel est attribué (ex. `2026-001`)
4. Le PDF contient : en-tête association / bénéficiaire, articles, signatures, pied de page (RNA, SIRET, pagination), annexe devis le cas échéant

Statuts

Droits utilisateur

Consulter, créer, modifier, supprimer, émettre (PDF) selon les droits accordés.

Actions

Ce module permet de planifier et suivre les activités de l'association : actions, sessions, planning, devis et factures.

Une action peut naître d’une fiche d’orientation : voir Cycle de vie d’une fiche d’orientation.

Accès

Menu latéral → Actions

Ce module doit être activé pour votre association. Il s'appuie sur les modules Bénévoles, Bénéficiaires et Partenaires s'ils sont disponibles.

Types d'actions

Avant de créer une action, définissez au moins un type d'action (Atelier, Accompagnement, Formation…).

Accès : bouton Types d'actions depuis la liste des actions.

Liste des actions

Par défaut, la liste affiche uniquement les actions non terminées (y compris les actions annulées), 10 par page. Le filtre Statut permet d'afficher Toutes les actions, ou un statut précis. Vous pouvez changer le nombre de lignes par page (10, 20, 50 ou toutes).

Les actions sont triées selon la date de leur dernière session programmée (ordre décroissant). La colonne Date affiche cette dernière session, ou la date prévue de l'action s'il n'y a pas encore de session. Les colonnes Devis et Facture reprennent le statut du dernier devis et de la dernière facture de l'action. Les colonnes restent triables.

Créer une action

La création se fait en deux phases :

Phase 1 — Créer l'action

1. Cliquez sur + Nouvelle action
2. Renseignez le titre, le type, l'origine, la date prévue et éventuellement un tarif ou des notes
3. Cliquez sur Créer l'action et continuer

Vous arrivez sur la fiche action.

Phase 2 — Compléter depuis la fiche

Un encart Compléter l'action propose des raccourcis :

• Bénévoles — affectation avec ou sans demande d'acceptation
• Intervenants partenaires
• Bénéficiaires
• Droits portail (si le module Espace bénévoles / partenaires est activé)
• Documents

Ces étapes sont optionnelles et peuvent être faites plus tard.

Sur la fiche, cliquez sur le nom d’un bénévole, d’un intervenant partenaire ou d’un bénéficiaire pour ouvrir sa fiche.

Modifier une action

Le bouton Modifier ouvre le formulaire complet : informations de l'action, participants, droits portail et documents. Tout reste modifiable depuis cet écran.

Si le module Espace bénévoles / partenaires est activé, ajustez les droits portail de chaque participant (voir ci-dessous).

Droits portail par participant

Lorsque le module portail est activé, une section Droits portail sur cette action apparaît sous les participants.

Pour chaque bénévole et intervenant partenaire sélectionné, vous pouvez autoriser ou refuser :

Par défaut, les deux droits sont accordés à tous les participants. Décochez une case pour révoquer un droit sur cette action uniquement.

Les administrateurs d'association connectés à l'espace portail conservent tous les droits, quelle que soit la configuration.

La table se met à jour automatiquement lorsque vous ajoutez ou retirez des participants.

Statuts automatiques

Affecter des bénévoles avec acceptation

Depuis la fiche action, Affecter des bénévoles (y compris lorsqu’aucun bénévole n’est encore lié) ouvre un écran dédié. Vous pouvez aussi le faire depuis Modifier l'action, section Bénévoles :

1. Sélectionnez un ou plusieurs bénévoles (saisie des premières lettres, ou bouton Disponibilités pour lister les professionnels de santé dont le nombre de patients acceptés est encore supérieur à 0)
2. Dans le tableau Acceptation, cochez Demander l'accord pour ceux dont vous voulez une validation
3. Enregistrez

Sans demande d'acceptation (case non cochée pour un bénévole)

• l'affectation de ce bénévole est immédiate ;
• il apparaît comme Accepté sur la fiche action.
• s’il s’agit d’un professionnel de santé et que l’action a déjà un bénéficiaire, son nombre de patients acceptés baisse de 1 (voir l’aide Bénévoles).

Avec demande d'acceptation (case cochée pour un bénévole)

• ce bénévole reçoit un e-mail avec un lien vers son espace portail ;
• son état d'invitation est En attente ;
• si au moins une acceptation est demandée, l'action passe à En attente ;
• le nombre de patients acceptés d’un professionnel de santé ne baisse qu’après acceptation (un refus le laisse inchangé).

Vous pouvez donc demander l'acceptation à certains bénévoles et affecter les autres immédiatement.

Si tous les bénévoles en attente acceptent, l'action passe à Affectée (ou En cours s'il existe déjà des sessions).

Si un seul bénévole refuse :

• tous les bénévoles sont retirés de l'action ;
• le statut repasse à À affecter ;
• un e-mail est envoyé aux administrateurs d'association pour qu'ils réaffectent la mission.

Tant qu'un bénévole est en attente, il voit l'action dans son portail mais ne peut ni ajouter de session ni clôturer l'action.

Si le bénévole donne son accord par e-mail (sans passer par le portail), un administrateur peut Valider l'acceptation à sa place depuis la fiche action (à côté du nom du bénévole encore en attente).

Si une invitation reste en attente 7 jours ou plus, le rapport du matin (messagerie interne des administrateurs, sans e-mail) rappelle l’action et les coordonnées du bénévole (nom, e-mail, téléphone).

Sessions

Une action peut comporter plusieurs sessions (créneaux datés).

Pour chaque session :

• Date (optionnelle — sans date, la session apparaît en tête de la liste sur la fiche action), heure de début (optionnelle — sans heure, affichage « Heure à définir ») et durée
• Notes : texte libre ; privées par défaut (visibles uniquement par vous). Décochez Note privée pour la partager avec les autres utilisateurs autorisés.
• Bénévoles, intervenants et bénéficiaires (par défaut ceux de l'action, modifiables)

Depuis la fiche action : + Session ou Modifier une session existante.

Lapin (absence non excusée)

Si le ou les bénéficiaires ne se présentent pas sans excuse, ne supprimez pas la session : marquez-la comme lapin.

• Depuis la fiche session (admin) ou le portail bénévole : choisissez le ou les bénéficiaires auteurs du lapin
• La session reste ; sa durée et son existence comptent dans le nombre de sessions et le temps (temps perdu)
• Liste association : Actions → Lapins (regroupée par bénévole, avec les auteurs)
• Sur la fiche bénévole : section Lapins (période de la fiche d’activités) ; sous-total « dont lapins » dans le rapport
• Portail : Mes lapins

Un administrateur peut retirer le marquage lapin en cas d’erreur.

Les bénévoles et intervenants partenaires peuvent renseigner un mini CV sur leur fiche (module Bénévoles / Partenaires) ; il est repris à la création d'un devis.

Calcul des devis

Le montant d'un devis est calculé à partir des intervenants partenaires tarifés : tarif horaire × durée de chaque session. Les bénévoles et intervenants sans tarif sont indiqués comme prestations gratuites.

Planning

Accès : bouton Planning depuis la liste des actions.

Indiquez une date de début (aujourd'hui par défaut) et une date de fin (fin du mois en cours par défaut). Le tableau n'affiche que les sessions comprises dans cet intervalle.

• Date, heure, durée
• Bénéficiaire, action, numéro de session
• Intervenants et bénévoles

Les exports PDF et CSV sont disponibles depuis l'écran Planning (boutons dans le filtre de dates). La période choisie est reprise dans chaque document.

Le rapport d'activités possède sa propre sélection de période (mois ou 12 mois glissants) : il est indépendant du planning.

Liste par origine

Le bouton Par origine (depuis la liste des actions) affiche les actions d'une origine donnée : interne, un partenaire, ou un Relais.

Pour chaque action :

• nombre de sessions datées
• bénévoles associés
• état (par défaut en cours et terminées)
• date de la dernière session

Un export PDF reprend les filtres choisis. La fiche d'un partenaire ou d'un Relais propose un raccourci vers cette liste, déjà filtrée sur cette origine.

Supprimer une action

Une action ne peut être supprimée que si elle ne comporte aucune session, aucun devis et aucun mouvement de trésorerie lié à une facture.

La suppression efface l'action et ses documents joints. Les fiches intervenants (module Partenaires) ne sont pas supprimées — seules les affectations à cette action disparaissent.

Rapport d'activités

Le Rapport d'activités (menu depuis la liste des actions) synthétise l'activité par type d'action sur une période mensuelle ou sur 12 mois glissants :

• Avec date d'édition : les 12 mois précédant cette date
• Sans date d'édition : choisissez une année de référence (fin au 31/12 de l'année, ou aujourd'hui si année en cours)

• Nombre d'actions distinctes ayant au moins une session sur la période
• Nombre de sessions
• Durée totale (somme des durées de session)

Les actions annulées sont exclues du calcul.

Un export PDF est disponible depuis l'écran du rapport (filtres de période conservés).

Devis

Créer ou modifier un devis

1. Ouvrez la fiche action
2. Section Devis → + Créer un devis (ou Modifier tant que le devis est en préparation)
3. Choisissez le client destinataire dans la base clients
4. Cochez les sections à inclure, réordonnez-les par le n° de ligne ou les flèches (↑ ↓), et modifiez leur titre, description et tarifs avant validation
5. Ajoutez des articles personnalisés (+ Article personnalisé) ou des lignes du référentiel encore absentes du devis (en modification). Pour une ligne déjà incluse issue du référentiel, utilisez ↻ Référentiel pour reprendre le contenu actuel du modèle.
6. Pour la ligne Prestations intervenants, les sessions concernées s'affichent avec leurs acteurs (intervenants tarifés, gratuits, bénévoles) ; vérifiez ou modifiez les tarifs horaires et durées
7. Pour la ligne Profils des intervenants, sélectionnez les bénévoles et intervenants tarifés et ajustez leur mini CV (prérempli depuis leur fiche)
8. Adaptez la phase finale du devis (mentions légales, exonération TVA, contact de l'association)
9. Choisissez l'auteur du devis parmi les adhérents : son nom et sa fonction (gouvernance) apparaîtront à la signature côté association sur le PDF
10. Indiquez la durée de validité du devis en jours ou mois (30 jours par défaut à la création) — elle apparaît sur le PDF
11. Validez — le devis est enregistré en base avec un numéro unique

Le référentiel lignes de devis (menu depuis la fiche action ou `/actions/devis-referentiel`) permet de définir des modèles réutilisables, sur le même principe que les articles de convention.

Numérotation

Format année-numéro : `2026-001`, `2026-002`… Le compteur repart à 001 chaque année. Si vous supprimez un devis refusé, son numéro est libéré et peut être réattribué au prochain devis de la même année.

Modification et envoi

Tant que le devis est en préparation, son contenu (sections, articles, profils, phase finale) reste modifiable. Les dates et heures des sessions affichées dans le devis sont mises à jour automatiquement lorsque vous modifiez une session. Cliquez sur Envoyer pour le transmettre au client. Un devis envoyé (ou refusé) peut être repris pour modification : il repasse en préparation, vous corrigez, puis vous le renvoyez.

Le PDF comporte en bas deux emplacements de signature : à gauche le nom de l'association, puis le nom et la fonction de l'adhérent choisi comme auteur du devis ; à droite Bon pour accord avec date et signature du client. Sous la date d'établissement figure la durée de validité du devis (en jours ou en mois).

Cycle de vie

1. En préparation — devis créé ou en cours d'édition, PDF téléchargeable
2. Envoyé — en attente de décision ; peut être repris pour modification puis renvoyé
3. Accepté ou Refusé — décision enregistrée (réversible : un devis refusé peut être accepté et inversement ; le refus n'annule pas l'action). Un devis refusé peut aussi être repris pour modification.
4. Suppression — un devis refusé peut être supprimé pour libérer le numéro
5. Facturé — après émission de la facture liée

Factures

Créer un brouillon depuis un devis accepté

1. Sur un devis accepté, utilisez Créer le brouillon
2. Indiquez la date de facture prévue et éventuellement des notes
3. Aucun numéro définitif n'est attribué à ce stade — le PDF est marqué « brouillon »
4. Le PDF facture reprend les lignes tarifées du devis (une ligne par article avec montant) et affiche les Conditions de paiement en dernière ligne avant le total

La ligne Conditions de paiement est ajoutée automatiquement depuis le référentiel si elle n'est pas déjà dans le devis. Elle n'entre pas dans le total.

Modifier un brouillon de facture

1. Sur la fiche action, cliquez sur Modifier à côté du brouillon
2. Ajustez la date, les lignes et les montants
3. Pour une ligne issue du référentiel, cliquez sur ↻ Référentiel pour la recharger depuis le modèle actuel (titre, texte, tarif, intervenants ou profils selon le type de ligne)
4. Enregistrez — le brouillon reste modifiable tant qu'il n'est pas émis

Émettre la facture

1. Vérifiez le brouillon (contenu, montants, date)
2. Cliquez sur Émettre la facture — un numéro définitif est attribué (ex. `2026-0001`)
3. Le devis passe au statut Facturé
4. En comptabilité d'engagement (régime patrimonial), l'écriture de créance est créée à l'émission ; la facture reste Émise

Numérotation légale

Format année-numéro sur 4 chiffres : `2026-0001`, `2026-0002`… sans trou dans la séquence (numéros réservés uniquement à l'émission).

Sans TVA : les montants sont affichés en total TTC sans gestion de TVA.

Encaissement (rapprochement bancaire)

Si le module Trésorerie est actif :

• Depuis une facture émise, enregistrez l'encaissement (date, catégorie produit, mode de paiement)
• La facture passe au statut Payée

Le mouvement est lié à la facture et ne peut pas être modifié directement dans la trésorerie.

Droits utilisateur

Consulter, créer, modifier, supprimer des actions ; gérer les types d'actions selon les droits accordés.

Facturation

Ce module permet d'émettre des devis et de suivre les factures de l'association, en s'appuyant sur la base clients (destinataire), le fichier partenaires / intervenants (prestations) et le référentiel de lignes de devis.

Accès

Menu latéral → Facturation

Modules requis : Actions (moteur devis / factures), Clients (destinataire du devis), Partenaires (intervenants). Le module Trésorerie est nécessaire pour les encaissements.

Onglets

• Devis — création, suivi et transformation en facture
• Factures — brouillons, émission et encaissement

Facture à la volée

Sans devis ni partenaire enregistré :

1. Cliquez sur + Facture à la volée
2. Choisissez particulier ou entreprise et renseignez l'adresse du client
3. Ajoutez les lignes une par une : aucune ligne n'est incluse par défaut

- Article du référentiel : menu déroulant puis + Ajouter - Article personnalisé : bouton dédié (titre, description, tarif)

1. Tarif : optionnel (0 = pas de montant sur le PDF)
2. TVA : taux optionnel par ligne si l'association est assujettie
3. Enregistrez le brouillon, vérifiez-le, puis émettez et encaissez comme les autres factures

Le client n'est pas ajouté au fichier partenaires.

Émettre un devis

1. Cliquez sur + Nouveau devis
2. Choisissez le client dans la base clients : ses coordonnées figurent sur le devis
3. Choisissez le partenaire puis cochez un ou plusieurs intervenants (profils et prestations)
4. Composez le devis avec le référentiel de lignes (bouton « Référentiel lignes »)
5. Enregistrez le devis

Le devis est numéroté automatiquement (ex. 2026-001).

Référentiel

Le référentiel des lignes de devis est partagé avec le module Actions (Référentiel lignes). Vous pouvez y définir des modèles de prestations, profils intervenants, etc.

Cycle devis → facture

Après acceptation :

1. Brouillon de facture (sans numéro) — modifiable
2. Émission — numéro définitif attribué
3. Encaissement — statut Payée (Trésorerie)

Statuts de facturation

Lien avec le module Actions

Les devis créés depuis Facturation génèrent un dossier technique (action externe) lié au partenaire. Vous pouvez aussi créer des devis depuis une fiche action existante ; ils apparaissent dans les deux modules. Les brouillons de facture (y compris à la volée) se modifient depuis Facturation ou Actions.

Droits

Partenaires

Ce module gère le répertoire des organisations partenaires et de leurs intervenants, utilisables dans le module Actions.

Accès

Menu latéral → Partenaires

Module optionnel — doit être activé pour votre association.

La liste des partenaires peut être filtrée par département (d’après le code postal).

Partenaires

Un partenaire représente une organisation (association, entreprise, institution…) avec :

• Nom
• RNA et SIRET (optionnels)
• Adresse (optionnelle)
• Notes

Actions

• Créer un partenaire
• Consulter la fiche (liste des intervenants) ; le nom d’un intervenant ouvre sa fiche ; Actions par origine liste les actions dont ce partenaire est l'origine (sessions, bénévoles, état, dernière session, export PDF)
• Modifier ou supprimer

Intervenants

Chaque intervenant est rattaché à un partenaire. Fiche :

• Nom et prénom
• E-mail et téléphone
• Fonction (optionnel)
• Tarif horaire (utilisé pour le calcul des devis dans les Actions)

Actions

Depuis la fiche partenaire :

• + Ajouter un intervenant
• Modifier ou supprimer un intervenant existant
• Ajouter aux clients : si le module Clients est activé, crée une fiche professionnel (raison sociale / SIRET / adresse du partenaire, contact = intervenant). Les devis et factures s'appuient sur cette base, et non plus sur les bénéficiaires.

Accès portail (intervenants)

Si le module Espace bénévoles / partenaires est activé, vous pouvez activer l'accès portail depuis la fiche intervenant (section dédiée). La liste des intervenants sur la fiche partenaire affiche le statut Accès portail. L'intervenant connecté consulte uniquement ses actions assignées et peut modifier sa fiche intervenant (pas la fiche partenaire).

Si la personne a déjà un compte bénévole ou adhérent (même e-mail dans cette association), l'accès partenaire est relié automatiquement à la création (sans nouveau mot de passe). Un même e-mail déjà utilisé dans une autre association crée un compte distinct, avec le mot de passe déjà connu.

Utilisation dans les Actions

Les intervenants apparaissent lors de l'assignation des participants à une action ou une session. Sur la fiche action, cliquez sur le nom d’un intervenant pour ouvrir sa fiche. Leur tarif horaire × la durée de la session entre dans le calcul du devis.

Les intervenants sans tarif ou à tarif nul sont traités comme des prestations gratuites.

Droits utilisateur

Consulter, créer, modifier, supprimer des partenaires et intervenants selon les droits accordés.

Clients

Ce module gère l’annuaire des clients de l’association : particuliers ou professionnels.

Accès

Menu latéral → Clients

Module optionnel — doit être activé pour votre association (création ou modification de l’association).

Types de clients

Particulier

• Nom et prénom (obligatoires)
• E-mail, téléphone, adresse (optionnels)
• Notes

Professionnel

• Raison sociale (obligatoire)
• Forme juridique (SARL, SAS, auto-entrepreneur…)
• SIRET (14 chiffres) — le SIREN (9 premiers chiffres) est déduit automatiquement
• RNA (si le client est une association)
• N° TVA
• Contact (nom et prénom)
• E-mail, téléphone, adresse
• Notes

Liste

Filtres Tous / Particuliers / Professionnels. Recherche par nom, raison sociale, e-mail, téléphone ou SIRET.

Actions

• Créer un client
• Consulter la fiche
• Modifier ou supprimer

Les droits (consulter, créer, modifier, supprimer) se règlent dans Utilisateurs.

Un client lié à un devis ou une facture ne peut pas être supprimé.

Facturation

Les devis et factures utilisent cet annuaire comme destinataire, et non plus les bénéficiaires.

Depuis la fiche d'un partenaire, Ajouter aux clients crée un professionnel à partir d'un intervenant (raison sociale / SIRET du partenaire, contact = l'intervenant).

Mise à jour technique

Sur une installation existante, exécutez les migrations :

[`database/migrations/100clients.sql`](../../../database/migrations/100clients.sql) puis [`database/migrations/101clientsbilling.sql`](../../../database/migrations/101clientsbilling.sql)

La recopie des devis en cours vers les nouveaux clients se fait aussi au premier accès à Facturation ou Clients.

Gestion des Relais

Ce module gère l’annuaire des Relais (personnes ressources) et leur accès à l’espace Relais.

Accès

Menu latéral → Relais

Module optionnel — doit être activé pour votre association. Le module Fiches d’orientation suit automatiquement l’activation Relais.

La liste des Relais peut être filtrée par département (d’après le code postal) et est paginée (10, 20, 50 ou toutes les lignes). La colonne Orientations indique le nombre de fiches d’orientation rédigées par chaque Relais (un clic ouvre la fiche Relais).

Un bouton Supprimer est disponible dans la liste (et sur la fiche), pour les utilisateurs qui ont le droit correspondant. La suppression désactive l’accès Relais dédié ; les fiches d’orientation et actions liées conservent l’historique (le Relais n’y est plus rattaché).

Créer un Relais

Deux façons :

1. Depuis le module Relais : créer une fiche Relais dédiée, puis activer l’accès portail si besoin.
2. Depuis une fiche personne (adhérent, bénévole, intervenant ou bénéficiaire) : cochez Cette personne est Relais.

À la création d’une fiche Relais, un e-mail de bienvenue est envoyé : lien vers l’application Relais et contenu de la Charte. L’URL utilisée est celle saisie dans Contenu application Relais, ou déduite de l’e-mail de l’association (ex. `contact@exemple.fr` → `https://relais.exemple.fr` La signature reprend les prénoms des membres du bureau dont la fonction contient « président » (ou coprésident), puis l’e-mail de l’association.

L’e-mail de Courrier / Brevo de l’association doit être configuré. Si l’envoi échoue, la fiche Relais est tout de même créée.

Indicateur « Cette personne est Relais »

Visible uniquement si le module Relais est activé.

• Un e-mail valide est obligatoire.
• Une fiche Relais est créée (ou mise à jour) et apparaît dans la liste Relais.
• Adhérent / bénévole : à la création, la case est cochée par défaut.
• Adhérent / bénévole / intervenant : l’accès à l’espace Relais est accordé seulement si la personne a déjà un compte d’accès (espace adhérent ou portail). Sinon la case est enregistrée et l’accès Relais sera lié dès qu’un accès sera créé.
• Bénéficiaire : un compte Relais est créé immédiatement (mot de passe aléatoire) et un e-mail de bienvenue (lien d’application, charte, identifiants) est envoyé.
• Décocher la case retire l’accès Relais (la fiche Relais liée est conservée).

Sur la fiche Relais, le champ Provenance indique si la fiche vient d’un adhérent, bénévole, intervenant ou bénéficiaire.

Contenu de l’application Relais

Le module propose aussi la gestion du contenu affiché dans l’espace Relais (Charte, Boussole, outils). L’onglet Charte & Boussole permet d’indiquer l’URL de l’application Relais utilisée dans l’e-mail de bienvenue.

Depuis une fiche Relais, + Fiche d’orientation ouvre une création préremplie. Le cycle complet jusqu’à l’action est décrit dans Cycle de vie d’une fiche d’orientation. La fiche indique aussi le nombre d’actions dont le Relais est l’origine : Liste par origine ouvre le détail (sessions, bénévoles, état, dernière session, export PDF).

Gestion des fiches d'orientation

Les fiches d'orientation suivent une orientation vers un accompagnement (notamment psychologique). Elles sont confidentielles (conservation indicative : 3 ans).

Le parcours complet (réception → action → suivi) est décrit dans Cycle de vie d’une fiche d’orientation.

Accès

Menu → Fiches d'orientation (ou depuis Relais).

Module lié à Relais : il s'active automatiquement lorsque Relais est activé pour l'association.

Selon le contexte :

• Équipe association : liste paginée (10 fiches par page par défaut, longueur modifiable), création, consultation et modification. Colonnes Créée par (auteur de la fiche) et Traitée (date si la fiche a été suivie). Le Relais éventuellement lié reste visible sur la fiche, pas dans la liste.
• Référent social : voit aussi les fiches Relais/sentinelles (pas les orientations d’intervenants partenaires) non traitées dont le code postal de la personne tombe dans son périmètre. Il reçoit un message à la transmission et dans le rapport quotidien.
• Espace bénévole / Relais : vos fiches (et, pour un Relais, celles de son périmètre)
• Espace adhérent : vos propres fiches

Créer une fiche

Renseignez au minimum :

• la date
• le nom et le prénom de la personne orientée
• de préférence le code postal (sert au routage vers le référent social du bon département)

Vous pouvez aussi indiquer les coordonnées, la situation, la préférence de suivi, la langue, la structure / le contact partenaire, etc.

Lien Relais

Sur une fiche Relais, vous pouvez ouvrir une création préremplie. En staff, le choix d'un Relais peut préremplir structure, contact et référent.

Lien Action / Bénéficiaire (staff)

Selon vos droits :

• rattacher une action existante, ou en créer une depuis la fiche (bénéficiaire créé si besoin)
• si le créateur de la fiche est un intervenant partenaire, l’origine de l’action est ce partenaire
• sinon, si un Relais est lié à la fiche, l’origine est ce Relais
• créer / rattacher un bénéficiaire
• marquer la fiche comme traitée (automatique si une action est rattachée)

Le référent social ne crée pas l’action d’affectation aux psychologues : il renseigne le suivi social (notes pour mémoire + case Rediriger vers le référent Psy). C’est le référent Psy (ou un administrateur) qui crée l’action.

Ces options ne sont pas proposées dans l'espace bénévole ou adhérent.

Statuts

• Brouillon : fiche en cours de rédaction
• Transmise : fiche finalisée — un e-mail peut être envoyé aux administrateurs ; les référents sociaux du département (code postal de la personne) sont prévenus en messagerie pour les fiches Relais/sentinelles
• Traitée : suivi fait par l'association (bouton sur la fiche, ou automatiquement à la création d'une action liée)

Un rapport quotidien (vers 6 h) liste les fiches encore non traitées dans la messagerie des administrateurs (sans e-mail). Les référents sociaux reçoivent un rapport filtré (Relais/sentinelles de leur périmètre). Voir l’aide Messagerie.

Droits utiles

• Modification : créateur ou administrateur (en portail Relais : aussi les fiches du Relais concerné)
• Suppression : administrateur uniquement

Cycle de vie d'une fiche d'orientation

Ce document décrit le parcours complet d’une fiche d’orientation : de sa réception (ou de sa création) jusqu’à la mise en place d’une action et son suivi. Les fiches sont confidentielles (conservation indicative : 3 ans après la fin de l’accompagnement).

Le module Fiches d’orientation s’active avec le module Relais. Le détail des écrans et des droits est dans Gestion des fiches d’orientation ; le suivi opérationnel d’une action est dans Actions.

Vue d’ensemble

Tant qu’aucune action n’est liée et que personne n’a cliqué sur Marquer comme traitée, la fiche reste non traitée.

1. Réception et création de la fiche

Une orientation peut arriver par plusieurs canaux. Dans tous les cas, on renseigne au minimum la date, le nom et le prénom de la personne orientée.

Depuis l’espace Relais / portail

Un Relais (et, si le module est disponible, un bénévole ou un intervenant partenaire) ouvre Mes fiches d’orientation puis crée une fiche.

• Si la personne est Relais, la structure, le contact et le référent sont préremplis.
• Elle ne peut pas créer le bénéficiaire ni l’action : c’est le rôle de l’équipe association.
• Elle voit ensuite ses fiches (et, pour un Relais, celles de son périmètre). Un bénévole ou un intervenant voit aussi les fiches dont l’action liée lui a été affectée.

Depuis l’espace adhérent

L’adhérent utilise Mes fiches d’orientation. Même principe : il transmet la demande, sans mettre en place l’action.

Depuis l’équipe association

Menu → Fiches d’orientation (ou + Fiche d’orientation sur une fiche Relais, déjà préremplie).

L’équipe peut en plus :

• lier un Relais (préremplit structure / contact / référent) ;
• rattacher tout de suite une action existante (la fiche passe alors en traitée).

Contenu utile de la fiche

Au-delà de l’identité, on peut indiquer le sexe, l’âge ou la naissance, l’adresse, le téléphone, l’e-mail, la situation à l’origine, la préférence de suivi psychologique (Homme / Femme / Pas de préférence), la langue maternelle, et les coordonnées du partenaire orientant.

Ces éléments seront repris sur la fiche bénéficiaire (notes) si elle est créée depuis l’orientation.

2. Brouillon, transmission et alertes

Au moment où le statut passe à Transmise (création directe, ou passage d’un brouillon à transmise), un e-mail part aux administrateurs de l’association : personne orientée, qui a transmis, date, et lien vers la fiche. Un enregistrement alors que la fiche est déjà transmise n’envoie pas un second e-mail.

Tous les matins vers 6 h, un rapport interne est déposé dans la messagerie des administrateurs (aucun e-mail) : il liste les fiches encore non traitées. Voir Messagerie.

3. Prise en charge par l’association

L’équipe ouvre la fiche (Fiches d’orientation → Voir). La colonne Traitée de la liste indique la date de traitement, ou « — » si rien n’a encore été fait.

Sur la fiche, la section Actions de suivi (absente du portail et de l’espace adhérent) propose :

Créer un bénéficiaire

Si le module Bénéficiaires est activé et qu’aucun bénéficiaire n’est encore lié :

• le bouton Créer un bénéficiaire copie nom, prénom, coordonnées et une synthèse (situation, préférence psy, langue, n° de fiche) dans une nouvelle fiche bénéficiaire ;
• l’e-mail ou le téléphone peuvent manquer.

On peut aussi créer le bénéficiaire plus tard : Créer une action liée le fera automatiquement s’il n’existe pas encore.

Créer uniquement le bénéficiaire ne marque pas la fiche comme traitée.

Marquer comme traitée (sans action)

Si l’orientation ne donne pas lieu à une action (réorientation ailleurs, demande non retenue, suivi déjà en place, etc.), Marquer comme traitée enregistre la date et retire la fiche du rapport du matin.

On peut Retirer le traitement tant qu’aucune action n’est liée. Dès qu’une action est rattachée, le traitement ne peut plus être retiré.

4. Mise en place de l’action

C’est l’étape qui transforme l’orientation en accompagnement concret. Depuis la fiche : Créer une action liée (droit de création sur le module Actions).

Ce qui est préparé automatiquement

• Titre du type « Orientation — Nom Prénom — date »
• Date de l’action = date de la fiche
• Notes = situation saisie sur l’orientation
• Bénéficiaire : celui déjà lié, ou création automatique à partir de la personne orientée
• Origine de l’action :

- Partenaire si le créateur de la fiche est un intervenant partenaire ; - sinon Relais si un Relais est lié à la fiche ; - sinon origine interne.

Il reste à choisir un type d’action (à avoir défini au préalable dans Actions → Types d’actions).

Affectation des bénévoles (optionnel)

Sur le même écran, on peut déjà choisir des bénévoles, demander leur accord, et utiliser Disponibilités pour lister les professionnels de santé dont le nombre de patients acceptés est encore supérieur à 0.

• Sans demande d’accord : affectation immédiate.
• Avec demande d’accord : e-mail vers le portail ; l’action passe En attente jusqu’aux réponses. Un refus d’un seul bénévole retire tous les bénévoles de l’action (l’équipe réaffecte). Voir Actions.

À l’enregistrement :

1. l’action est créée et liée à la fiche ;
2. la fiche est marquée traitée (date du jour) ;
3. on arrive sur la fiche action.

On peut aussi rattacher une action déjà existante en modifiant la fiche (liste Rattachement à une action) : le traitement est alors enregistré de la même façon.

5. Suivi de l’action

La fiche d’orientation n’est plus le lieu du suivi quotidien : c’est la fiche action (lien Action sur l’orientation).

Statuts de l’action

Le rapport du matin signale aussi les acceptations d’affectation en attente depuis 7 jours ou plus (nom, e-mail, téléphone du bénévole).

Ce que l’équipe continue de faire

• Compléter intervenants, bénéficiaires, documents, droits portail (Ajouter des sessions, Clôturer l’action).
• Programmer des sessions (date, horaire, participants — par défaut ceux de l’action).
• Pour un professionnel de santé, le nombre de patients acceptés baisse de 1 si l’action a déjà un bénéficiaire (tout de suite sans demande d’accord, ou à l’acceptation sinon).
• Si le bénévole accepte par e-mail, valider l’acceptation à sa place sur la fiche action (Valider l'acceptation).
• Devis / facture / convention si besoin (modules correspondants).
• Clôturer l’action en fin d’accompagnement.

Ce que voit le bénévole (portail)

Sur Mes actions : l’action liée, son origine, les bénéficiaires associés, les sessions, l’éventuelle invitation à accepter.

Le bénévole peut ouvrir et modifier la fiche du bénéficiaire lié à l’action. Depuis cette fiche, il peut aussi ouvrir la fiche d’orientation correspondante (lecture seule). Si l’action a été créée depuis une fiche d’orientation, un lien sur la fiche action permet également de consulter cette fiche (lecture seule : pas de modification, pas de création de bénéficiaire ou d’action, pas de traitement). Il ne gère la fiche d’orientation que s’il en est l’auteur ou Relais (hors accès depuis l’action ou le bénéficiaire).

La fiche d’orientation, elle, conserve le lien vers le bénéficiaire et l’action : on peut y revenir pour l’historique (qui a orienté, situation initiale, préférence de suivi).

Qui peut quoi

La suppression de la fiche n’efface pas le bénéficiaire ni l’action déjà créés.

Schéma du parcours type

1. Le Relais (ou un autre transmetteur) crée la fiche et la passe en Transmise.
2. Les administrateurs reçoivent l’e-mail ; la fiche apparaît dans le rapport du matin tant qu’elle n’est pas traitée.
3. L’équipe ouvre la fiche, éventuellement crée le bénéficiaire, puis Créer une action liée.
4. Elle choisit le type d’action et, si besoin, les bénévoles (recherche ou Disponibilités).
5. L’action est créée : la fiche est traitée ; le suivi se fait sur l’action (sessions, acceptations, clôture).
6. En fin d’accompagnement, l’action est terminée. La fiche d’orientation reste l’archive de l’orientation initiale.

Espace bénévoles / partenaires (portail)

Ce module ouvre un espace de connexion dédié aux bénévoles et aux intervenants partenaires, pour consulter leurs actions et sessions sans accéder à la gestion administrative.

Accès administrateur

Menu latéral → le module Espace bénévoles / partenaires n'apparaît pas dans la navigation staff : il se configure via les fiches Bénévoles et Partenaires.

Module optionnel — doit être activé pour votre association.

Activer l'accès portail pour un bénévole

1. Ouvrez la fiche Bénévole
2. Section Accès portail : créez ou liez un compte utilisateur (e-mail, mot de passe)
3. Le bénévole se connecte avec le même formulaire que le staff, puis choisit l'espace Portail si plusieurs contextes sont disponibles

Si un compte utilisateur, administrateur, adhérent ou intervenant partenaire existe déjà avec le même e-mail dans cette association, l'accès portail est relié automatiquement à la création du bénévole (aucun nouveau mot de passe). Si le même e-mail existe dans une autre association, un compte distinct est créé pour celle-ci, en réutilisant le mot de passe déjà connu (laissez le champ vide). En activation manuelle, le mot de passe n'est pas demandé non plus lorsqu'un compte local existe déjà : la personne se connecte avec son mot de passe existant et peut choisir parmi les espaces et associations disponibles.

Activer l'accès portail pour un intervenant partenaire

1. Ouvrez la fiche Partenaire → Intervenant (création ou modification)
2. Section Accès portail : créez ou liez un compte utilisateur (e-mail, mot de passe)
3. L'intervenant se connecte avec le même formulaire que le staff, puis choisit l'espace Espace partenaire (ou Espace bénévole / partenaire s'il est aussi bénévole)

Si un compte utilisateur, administrateur, adhérent ou bénévole existe déjà avec le même e-mail dans cette association, l'accès est relié automatiquement à la création (sans nouveau mot de passe). Un même e-mail présent dans une autre association crée un compte distinct, avec le mot de passe déjà connu.

Droits sur une action (côté staff)

Lors de la création ou de la modification d'une action (module Actions), vous pouvez définir pour chaque bénévole et intervenant :

• s'il peut ajouter des sessions depuis le portail ;
• s'il peut clôturer l'action.

Tous les droits sont accordés par défaut ; décochez une case pour les révoquer sur cette action.

Les administrateurs d'association conservent toujours tous les droits dans le portail.

Ce que voit l'utilisateur portail

• Mon espace : tableau de bord simplifié
• Ma fiche bénévole : le bénévole peut mettre à jour l'ensemble de sa fiche (identité, coordonnées, compétences, ADELI / RPPS ou scan du diplôme). Les types de bénévole sont définis par l'association (lecture seule). En cas de changement d'e-mail, la 2FA est réinitialisée et doit être reconfigurée.
• Ma fiche intervenant : l'intervenant partenaire peut mettre à jour sa fiche (identité, coordonnées, notes). Les tarifs restent gérés par l'association. Il n'a pas accès à la fiche partenaire (organisation).
• Mes manifestations : section S’inscrire (manifestations privées ouvertes pour votre profil), sessions que vous animez (feuille de présence / scan QR) et manifestations auxquelles vous êtes inscrit (dates, statut, billet QR si publique). Bouton Ajouter à mon agenda (Google Agenda, Outlook ou fichier `.ics` avec toutes les dates d’une récurrence). Cases à cocher pour sélectionner plusieurs sessions et les ajouter d’un coup. Pour une manifestation privée, vous pouvez annuler jusqu’à la veille de la session.
• Mes actions : actions et sessions auxquelles il est assigné (uniquement celles où il figure comme bénévole ou intervenant). Les actions terminées sont masquées par défaut ; tri par colonnes et colonne Origine. Pas de colonnes devis / facture. Sur la liste des sessions et la fiche session, agenda individuel + sélection multiple.
• Programmer une session : visible uniquement si l'utilisateur a le droit sur au moins une action (bénévoles et intervenants)
• Modifier / supprimer une session : si l'utilisateur est acteur de la session (inscrit dessus), il peut changer la date/heure (report) ou supprimer une session qui n'a pas eu lieu (confirmation demandée). L'action ne doit pas être clôturée ni annulée.
• Clôturer une action : formulaire visible uniquement si le droit a été accordé sur cette action
• Mon rapport d'activités (bénévoles uniquement) : synthèse par type d'action de leurs sessions (mois ou 12 mois glissants), export PDF
• Consultation des détails (dates, participants, commentaires le cas échéant)
• Pas d'accès à la trésorerie, aux adhérents ni aux autres modules administratifs

Sécurité

• Les comptes portail sont limités au rôle bénévole ou intervenant
• La double authentification (2FA) peut être activée comme pour les autres comptes
• En cas de changement d'e-mail, mettez à jour le compte depuis la fiche bénévole ou intervenant

Commentaires sur les actions

Si les commentaires sont activés, les utilisateurs portail peuvent échanger sur une action ou une session depuis leur espace (selon configuration de l'association). Chacun peut supprimer ses propres commentaires ; un gestionnaire de l’action ou un administrateur peut supprimer n’importe quel commentaire.

Gestion des utilisateurs

Ce module permet à l'administrateur de l'association de gérer les comptes utilisateurs et leurs droits d'accès.

Accès

Menu latéral → Gestion des utilisateurs

Réservé aux administrateurs de l'association.

Liste des utilisateurs

Affiche tous les comptes de l'association avec leur rôle, statut (actif/inactif) et dernière connexion (ou « Jamais connecté »).

Créer un utilisateur

1. Cliquez sur + Nouvel utilisateur
2. Renseignez : nom, prénom, e-mail, mot de passe (8 caractères minimum). Si l'e-mail existe déjà dans une autre association, le mot de passe peut rester vide : la personne utilisera le mot de passe déjà connu.
3. Définissez les droits par module
4. Activez ou non le compte

Le mot de passe est commun à tous les comptes partageant le même e-mail (y compris les autres associations). Les comptes plateforme ne sont jamais modifiés depuis cet écran.

Rôle

En mode standard, les utilisateurs créés ont le rôle Utilisateur. Les administrateurs plateforme et le super-administrateur (mode multi) peuvent promouvoir un utilisateur en administrateur d'association. Une association peut avoir plusieurs administrateurs.

Droits par module

Pour chaque module accessible, vous pouvez accorder :

• Consulter
• Créer
• Modifier
• Supprimer
• Droits spécifiques (export, catégories, envoi d'e-mails…)

Les administrateurs d'association ont accès total — les droits granulaires ne s'appliquent qu'aux utilisateurs standard.

Pour l'Annuaire des ressources VSS, aucun droit n'est attribuable ici : seuls les administrateurs et les bénévoles Référent Psy / Référent social / Référent départemental peuvent consulter l'annuaire. Les référents départementaux écrivent selon leur périmètre (France entière ou départements cochés).

Modifier un utilisateur

Vous pouvez mettre à jour les informations, réinitialiser la 2FA, modifier les droits ou désactiver le compte. La fiche affiche aussi la dernière connexion du compte.

Supprimer un utilisateur

La suppression est définitive. Vous ne pouvez pas supprimer votre propre compte.

Sécurité

Encouragez les utilisateurs à activer la double authentification (2FA) depuis Compte → Sécurité 2FA (application d'authentification, passkey ou clé USB) et à choisir leur mode de connexion préféré. Si Courrier / Brevo est configuré, un bloc Connexion sans mot de passe permet un lien magique (10 min). L'administrateur peut aussi imposer la 2FA, envoyer un rappel et personnaliser les textes depuis le module Sécurité. À l'activation de l'application, 8 codes de secours à usage unique sont affichés une seule fois.

Lorsque plusieurs comptes partagent la même adresse e-mail (y compris dans des associations différentes), l'activation ou la désactivation de la 2FA s'applique à tous ces comptes.

La liste des utilisateurs indique si la 2FA est active pour chaque adresse e-mail. L'administrateur peut réinitialiser la 2FA d'un utilisateur (sauf super-administrateur plateforme, qui doit la désactiver lui-même avec un code valide).

Le super-administrateur peut recevoir un code de secours par e-mail à la connexion ou pour désactiver sa 2FA, si l'envoi SMTP de l'application est configuré.

Sécurité

Ce module permet à l'administrateur de l'association d'exiger la double authentification (2FA) : la rendre obligatoire, rappeler les comptes qui ne l'ont pas activée, puis désactiver un compte si besoin.

Accès

Menu latéral → Sécurité

Réservé aux administrateurs de l'association. Le module n'est pas optionnel : il est toujours disponible.

2FA obligatoire

L'administrateur peut activer la 2FA obligatoire pour l'association (Courrier / Brevo ou l'envoi d'e-mails de la plateforme doit être configuré).

Dans ce cas, les personnes qui ont accès à l'application (sauf les bénéficiaires, qui utilisent leur portail) et qui n'ont pas encore d'application d'authentification ni de passkey :

• ne peuvent plus se connecter avec un mot de passe
• doivent utiliser Connexion sans mot de passe (lien magique par e-mail, valable 10 minutes)
• une fois connectées, activent la 2FA depuis Compte → Sécurité 2FA

Dès qu'une application ou une passkey est en place, la connexion par mot de passe redevient possible (avec la 2FA à chaque connexion).

Aucun bandeau n'est affiché tant que la 2FA n'est pas configurée.

Comptes sans 2FA

La liste affiche tous les comptes actifs sans application d'authentification ni passkey : équipe, bénévoles, intervenants, adhérents et Relais. La connexion sans mot de passe ne compte pas comme 2FA ici.

Vous pouvez :

• Rappeler tous les comptes sans 2FA (ou un compte en particulier)
• Désactiver un compte (sauf le vôtre, et sauf le dernier administrateur actif)

Rappels

Chaque rappel part :

• par e-mail si Courrier / Brevo est configuré pour l'association
• par messagerie interne si le module Messagerie est actif

Modifier les messages

1. Menu latéral → Sécurité (icône bouclier, réservé aux administrateurs — pas « Sécurité 2FA » du compte personnel)
2. Bouton ou onglet Modifier les messages (juste sous le titre « Sécurité », au-dessus de la liste des comptes)
3. Ou adresse directe dans le navigateur : `/securite?view=messages`

Sur mobile, ouvrez le menu ☰ puis Sécurité, puis Modifier les messages.

Vous y rédigez en Markdown :

• l'objet et le corps du rappel 2FA
• l'objet et le corps de l'e-mail de désactivation

Des variables sont remplacées à l'envoi, par exemple `{prenom}`, `{association}`, `{account2faurl}`, `{admins}`.

Restaurer les textes par défaut remet les modèles d'origine.

Pour la désactivation, la liste des administrateurs actifs (`{admins}`) est toujours ajoutée si elle n'est pas déjà dans le texte, afin que la personne sache qui contacter.

Désactivation

La désactivation met le compte inactif. Un e-mail d'explication est envoyé (si possible), avec les noms et e-mails des administrateurs actifs, plus le téléphone et l'e-mail de l'association s'ils figurent dans le modèle.

Gestion des associations

Ce module est réservé au super-administrateur en mode multi-associations. Il permet de créer et administrer les associations hébergées sur la plateforme.

Accès

Menu latéral → Gestion des associations

Visible uniquement en mode multi pour les comptes super-administrateur ou administrateur plateforme.

Liste des associations

Affiche toutes les associations avec leur statut (active/inactive).

Créer une association

1. Cliquez sur + Nouvelle association
2. Renseignez les informations légales :

- Nom - RNA (obligatoire, format W + 9 chiffres) - SIRET (optionnel) - Coordonnées

1. Créez le compte administrateur de l'association (identité, e-mail, mot de passe), ou promouvez ultérieurement d'autres administrateurs
2. Cochez les modules optionnels à activer pour cette association
3. Éventuellement, autorisez SMS milserv (voir ci-dessous)

Un même e-mail peut administrer plusieurs associations. Si le compte existe déjà ailleurs, le mot de passe peut rester vide : l'administrateur se connectera avec le mot de passe déjà connu, puis choisira l'association.

Plusieurs administrateurs

Une association peut avoir plusieurs administrateurs. Pour promouvoir un utilisateur existant sans retirer les autres :

1. Modifier l'association → cochez Promouvoir ou ajouter un administrateur
2. Saisissez l'e-mail de l'utilisateur à promouvoir (mot de passe facultatif s'il existe déjà)
3. Ou sélectionnez l'association dans le menu latéral → Gestion des utilisateurs → modifiez l'utilisateur → rôle Administrateur d'association (réservé aux administrateurs plateforme en mode multi)

Modules activables par association

• Trésorerie
• Budget
• Bénévoles
• Annuaire des ressources VSS (nécessite Bénévoles)
• Bénéficiaires
• Conventions / contrats
• Actions
• Partenaires
• Espace bénévoles / partenaires (portail)
• Gestion administrative
• Gestion des adhérents (activé par défaut ; décocher pour le masquer)
• Adhésions, Votes, Une main pour demain, etc.

Le module Utilisateurs reste toujours disponible. Adhésions et Votes nécessitent le module Adhérents.

SMS milserv

Les administrateurs plateforme peuvent autoriser une association à utiliser milserv (en plus de Brevo).

1. Gestion des associations → Modifier → cochez Autoriser l’envoi de SMS via le serveur milserv.
2. L’administrateur de l’association paramètre alors milserv dans Courrier / Brevo (URL d’envoi, clé API) et choisit le mode prioritaire.

Sans cette case, milserv n’apparaît pas dans Courrier. L’association peut toujours utiliser uniquement Brevo.

Modifier une association

Vous pouvez mettre à jour les informations, activer/désactiver l'association, modifier les modules activés et l'administrateur.

Basculer entre associations

Utilisez le sélecteur d'association en haut du menu latéral pour choisir l'association à gérer, ou cliquez sur Gérer depuis le tableau de bord plateforme.

Lorsque aucune association n'est sélectionnée, vous êtes en vue Plateforme (gestion globale).

Tableau de bord plateforme

Sans association active, le tableau de bord liste toutes les associations avec le nombre d'adhérents et les modules activés.

Supprimer une association

Depuis la liste (Gestion des associations ou tableau de bord plateforme), cliquez sur Supprimer sur la ligne concernée. Le processus se déroule en deux étapes :

Étape 1 — Export (recommandé)

Le programme propose de télécharger un export ZIP complet (données et fichiers), identique au module Export / migration. Vous pouvez :

• cliquer sur Télécharger l'export ZIP pour sauvegarder l'association sur votre ordinateur ;
• ou Continuer sans exporter si vous n'avez pas besoin de sauvegarde.

Étape 2 — Confirmation irréversible

Un avertissement rappelle que la suppression est définitive : utilisateurs, adhérents, bénévoles, actions, comptabilité, fichiers uploadés, etc.

Pour confirmer :

1. cochez la case indiquant que vous comprenez le caractère irréversible de l'action ;
2. saisissez le nom exact de l'association ;
3. cliquez sur Supprimer définitivement l'association.

Cette action ne peut pas être annulée. Pensez à conserver l'export ZIP si vous pourriez avoir besoin des données ultérieurement.

Maintenance plateforme

Menu latéral → Plateforme → Maintenance (administrateurs plateforme uniquement, contexte Plateforme).

Planifier

1. Indiquez la date et l'heure de début, puis de fin
2. Validez Planifier la maintenance

Avant le début

Un bandeau rouge (texte blanc) s'affiche en haut de tous les écrans : Maintenance prévue le … de … à …. L'application reste utilisable.

Pendant la maintenance

À l'heure de début, ou sur Activer la maintenance maintenant :

• tous les accès sont coupés avec le message « Maintenance en cours » ;
• les utilisateurs connectés sont déconnectés ;
• l'administrateur plateforme ne voit plus que l'écran Terminer la maintenance.

Activer immédiatement

• Sur une maintenance planifiée : bouton Activer la maintenance maintenant.
• Sans planification : section Démarrer immédiatement avec la date/heure de fin prévue.

Terminer

Cliquez sur Terminer la maintenance pour rétablir l'accès normal. Vous pouvez Annuler la planification tant que la maintenance n'a pas démarré.

Export / migration d'une association

Ce module permet de transférer l'intégralité des données d'une association d'une installation multi-associations vers une installation isolée (mode single).

Accès

Menu latéral → Export / migration

Export (mode multi)

Le fichier ZIP téléchargé contient :

• `manifest.json` — tables métier (format version 2)
• Dossier `uploads/` — logo, justificatifs, pièces jointes
• `README.txt` — instructions

Tables exportées

• Adhérents, cotisations, avances, trésorerie, budget
• Comptabilité : plan de comptes, journal, immobilisations, amortissements
• Bénévoles, bénéficiaires (structures), partenaires, annuaire des ressources VSS, actions (devis, factures, pièces jointes)
• Administration : réunions bureau/CA, dossiers AGO/AGE, PV et pièces jointes
• Votes électroniques (scrutins, questions, bulletins, audit)
• Utilisateurs staff et portail, modules activés

Non inclus : comptes administrateurs plateforme, paramètres globaux de la plateforme, journaux de connexion.

Procédure export

1. Accédez à Export / migration
2. Consultez le volume de données par association
3. Cliquez sur Télécharger l'export
4. Conservez l'archive en lieu sûr (données sensibles et mots de passe hashés)

Import (mode single)

L'import remplace toutes les données de l'association cible (base + fichiers uploadés).

Procédure import

1. Déployez Asso-Services en mode single et exécutez `database/schema.sql`
2. Connectez-vous avec le compte administrateur créé à l'installation
3. Menu Export / migration → sélectionnez l'archive ZIP exportée
4. Cliquez sur Analyser l'archive pour vérifier le contenu
5. Saisissez `IMPORTER` et cliquez sur Importer et remplacer les données
6. Reconnectez-vous avec un compte présent dans l'export (votre session actuelle est remplacée)

Après l'import

• Vérifiez les modules activés et les droits utilisateurs
• Les chemins de fichiers (logo, justificatifs, pièces jointes) sont remappés automatiquement
• Les PDF devis/factures sont régénérables depuis les snapshots en base

Sécurité

• Export : réservé aux administrateurs plateforme
• Import : réservé à l'administrateur de l'association, avec confirmation explicite
• Conservez les archives en lieu sûr : elles contiennent des données personnelles et des mots de passe hashés

Bac à sable

Ce module est réservé aux administrateurs plateforme en mode multi-associations. Il permet de créer une association de test pré-remplie pour essayer l'application sans toucher aux données réelles.

Accès

Menu latéral → Bac à sable

Visible uniquement en mode multi pour les comptes super-administrateur ou administrateur plateforme.

Créer une association de test

1. Cliquez sur + Créer un bac à sable
2. Saisissez le nom de l'association de test
3. Choisissez un numéro RNA de démonstration dans la liste proposée
4. Cliquez sur Créer le bac à sable

L'association créée :

• est marquée Bac à sable ;
• active tous les modules optionnels ;
• contient des données de démonstration : 3 bénévoles, 2 bénéficiaires, 1 partenaire avec 1 intervenant, 3 actions et 5 sessions ;
• génère un compte administrateur association et un compte utilisateur staff (identifiants affichés à la création).

Ouvrir ou supprimer

• Ouvrir : bascule le contexte sur l'association de test (tableau de bord de l'association)
• Supprimer : efface définitivement le bac à sable et toutes ses données

Seules les associations marquées bac à sable peuvent être supprimées depuis cet écran. Vous pouvez en recréer une à tout moment.

Différence avec la suppression plateforme

La suppression complète depuis Gestion des associations s'applique à toute association (avec export recommandé et double confirmation). Le bac à sable propose une suppression rapide réservée aux associations de test.

Gestion administrative

Ce module regroupe la gouvernance de l'association : réunions du bureau et du conseil d'administration (CA), et préparation des assemblées générales ordinaires et extraordinaires.

Accès

Menu latéral → Gestion administrative

Module optionnel — doit être activé pour votre association.

Annuaire

Menu Annuaire (depuis la page Gestion administrative) : liste consolidée des adhérents, bénévoles, bénéficiaires, partenaires (structures) et intervenants partenaires (personnes).

Pour chaque contact : nom, prénom, type, e-mail (cliquable) et téléphone.

• Recherche : filtre sur le nom ou le prénom
• Tri : cliquez sur l'en-tête de colonne (nom, prénom, type, e-mail, téléphone)
• Sélection : cochez un ou plusieurs contacts, ou utilisez Sélection par type (tous les bénévoles, tous les adhérents, etc.)
• Envoyer un e-mail à la sélection : ouvre votre messagerie avec les adresses des contacts sélectionnés (selon votre navigateur)
• Copier les adresses : affiche les adresses séparées par des point-virgules, à coller dans le champ À de votre messagerie (Proton Mail, Thunderbird, etc.)
• Exporter la sélection (CSV) : télécharge un fichier avec les contacts cochés

Seuls les modules activés pour votre association sont inclus (ex. pas de bénévoles si le module Bénévoles est désactivé).

Statistiques

Si le module Statistiques est activé, une carte sur cette page mène aux indicateurs d’activité (actions, manifestations, Une main pour demain). Voir l’aide Statistiques.

Réunions de bureau

1. Menu Réunions de bureau
2. + Nouvelle réunion : date, présents (adhérents marqués « membre du bureau »), décisions (texte libre, retours à la ligne conservés)
3. Consultation, modification, export PDF du procès-verbal

Les membres éligibles sont définis sur les fiches Adhérents (case « Membre du bureau »).

Réunions du CA

Même fonctionnement, avec les adhérents marqués membre du conseil d'administration.

Assemblée générale ordinaire — dossier documentaire

Créez un dossier AGO pour une date d'assemblée :

• Année du bilan (N-1) — compte de résultat trésorerie
• Année du budget (N) — budget prévisionnel
• Actions et orientations — document rédigé (texte mis en forme)

Le bouton Télécharger le dossier (ZIP) génère :

1. Feuille de présence (adhérents à jour de cotisation)
2. Bilan comptable de l'année N-1 (Trésorerie)
3. Budget de l'année N (Budget)
4. Rapport d'activités année N-1 (Actions)
5. Rapport d'activités année N (Actions)
6. Document actions et orientations (si rédigé)

Les PDF manquants indiquent un module non activé ou l'absence de données.

Procès-verbal et registre des délibérations

Depuis la fiche d'un dossier AGO ou d'une procédure AGE, le bouton Procès-verbal ouvre un formulaire avec un modèle pré-rempli (AGO ou AGE) :

• renseignez l'heure et le lieu de l'assemblée ;
• complétez le texte (présents, résultats de vote, signatures…) ;
• Réinitialiser le modèle recharge le texte type sans enregistrer ;
• Enregistrer le PV enregistre le procès-verbal et l'ajoute au registre des délibérations.

Menu Registre des délibérations (page Gestion administrative) : liste de tous les PV enregistrés, avec accès au dossier, à l'édition et au PDF.

Pour chaque PV du registre, vous pouvez téléverser les documents papier scannés :

• feuille de présence ;
• PV signé ;
• résultats de vote (scan ou lien vers le PDF des résultats du scrutin clôturé).

Convocation adhérents et scrutin AGO

Depuis la fiche dossier AGO, Convocation adhérents (modules Adhérents et Votes requis) :

1. Un scrutin en brouillon est créé automatiquement pour tous les adhérents avec les questions standard :

- adoption du rapport moral ; - adoption du rapport financier ; - quitus du trésorier pour la période comptable concernée.

1. Vous pouvez modifier le scrutin avant l'envoi (libellés, dates, quorum).
2. L'envoi définitif envoie la convocation par e-mail, ouvre le scrutin et envoie les invitations de vote personnelles. La variable `{lien_dossier}` insère un lien cliquable vers le dossier ZIP.

Les questions diverses ne sont pas incluses dans ce scrutin : créez un scrutin séparé dans le module Votes si nécessaire.

Après clôture du scrutin, la fiche scrutin propose un bouton Exporter PDF avec le détail des résultats (quorum, participation, décompte par question).

Assemblées générales extraordinaires (AGE)

Pour une modification des statuts ou tout autre motif prévu aux statuts :

1. Menu Assemblées générales extraordinaires → + Nouvelle procédure AGE (date et motif optionnel).
2. Convocation adhérents : renseignez jusqu'à 10 sujets à l'ordre du jour (une ligne par sujet).
3. Un scrutin en brouillon est créé avec une question par sujet (« Je vote pour : … »).
4. Vous pouvez modifier le scrutin avant l'envoi.
5. L'envoi envoie la convocation par e-mail à tous les adhérents (e-mail valide), ouvre le scrutin et envoie les invitations de vote.
6. Documents : téléversez un ou plusieurs fichiers sur la fiche AGE ou l'écran de convocation ; ils sont regroupés en ZIP. La variable `{lien_dossier}` insère un lien cliquable dans l'e-mail de convocation.

Modules Adhérents et Votes requis pour la convocation AGE.

Droits utilisateur

Consulter ; gérer réunions bureau/CA ; gérer dossiers AGO — selon les droits accordés.

Statistiques

Le module Statistiques rassemble des indicateurs d’activité de l’association sur une période au choix. Il est conçu pour évoluer : d’autres séries pourront s’ajouter plus tard.

Accès

Menu latéral → Statistiques

Vous pouvez aussi y accéder depuis Gestion administrative (carte Statistiques).

Module optionnel — doit être activé pour votre association (création ou modification de l’association).

Les blocs n’apparaissent que si le module correspondant est lui aussi activé :

• Actions → rapport d’activités
• Programme des activités et temps forts → fréquentation des manifestations (hors Une main pour demain)
• Une main pour demain → Colibri (ateliers privés adultes), ateliers enfants/famille, tranches d’âge et bénévoles. PDF Statistiques Colibri et Statistiques Une Main Pour Demain.

Le droit Consulter les statistiques se règle dans Utilisateurs.

Période

Identique au rapport d’activités du module Actions :

• Mois : mois calendaire (année + mois)
• 12 mois glissants : 12 mois se terminant à la date d’édition, ou au 31 décembre de l’année de référence (aujourd’hui si c’est l’année en cours)

Les indicateurs portent sur les dates de séance (sessions d’actions ou dates de manifestations) incluses dans cette période.

Actions

Même tableau que Actions → Rapport d’activités : nombre d’actions, de sessions et durée totale par type d’action. Filtre origine (interne, partenaire, Relais) disponible.

Les actions annulées sont exclues.

Manifestations

Hors programme Une main pour demain :

Les manifestations annulées sont exclues.

Colibri (si Une main pour demain est activé)

Manifestations privées adultes (hors programme Une main pour demain), par nom d’atelier (ex. sophro, couture) :

• séances réalisées (dates déjà passées) et programmées (toutes les dates de la période), avec total
• personnes venues / non venues (inscrits sur une séance passée, avec ou sans présence)
• inscrits et présents par atelier
• par personne : nombre de séances faites (présence) par atelier

Bouton PDF Colibri : document intitulé Statistiques Colibri.

Une main pour demain

Ateliers enfants et famille, ventilés par groupe (maternelle, primaire, collège-lycée, famille) :

• séances réalisées et programmées par atelier et par groupe, avec total des séances (chaque date n’est comptée qu’une fois dans le total)
• enfants venus / non venus par groupe
• enfants par atelier et par groupe
• par personne : séances faites par atelier

Bouton PDF Une main pour demain : document intitulé Statistiques Une Main Pour Demain.

Famille

Nombre de manifestations et de sessions famille, puis participants distincts (parent + enfants) et dont enfants.

Enfants

Nombre de manifestations et de sessions enfants, participants distincts, heures totales, puis par niveau scolaire (Maternelle, Primaire, Collège-Lycée) : participants et heures.

Les heures par niveau comptent la durée de chaque date une fois par niveau représenté : une séance mixte peut donc apparaître dans plusieurs niveaux, tandis que le total d’heures enfants ne compte chaque date qu’une fois.

Tranches d’âge

Tous les enfants distincts inscrits aux manifestations enfants, âge calculé à la fin de la période :

• moins de 6 ans
• 6 à 10 ans
• 11 à 14 ans
• 15 ans et plus
• âge inconnu (date de naissance absente)

Temps total et bénévoles

Durée cumulée de toutes les manifestations Une main pour demain (famille ou enfants), et nombre de bénévoles actifs (animateurs bénévoles affectés à une session ou, à défaut, au vivier de la manifestation) sur la période.

Cartographie

Le module Cartographie affiche une carte de France avec un petit drapeau par fiche localisable.

Accès

Menu latéral → Cartographie

Module optionnel — l’administrateur plateforme l’active par association (création ou modification de l’association).

Le droit Consulter la cartographie se règle dans Utilisateurs pour les non-administrateurs.

Indicateurs

Chaque type a une couleur de drapeau :

Seules les catégories dont le module source est aussi activé pour l’association apparaissent. Vous pouvez masquer un type en décochant sa case au-dessus de la carte.

Adresses

Les drapeaux sont placés à partir de l’adresse (ville et/ou code postal, et rue si elle est renseignée). Une fiche sans ville ni code postal n’apparaît pas.

Le premier affichage peut prendre quelques secondes : les adresses sont localisées via les services publics français (BAN / communes) puis mémorisées.

Cliquez sur un drapeau pour voir le prénom et le nom (ou le nom du partenaire).

Votes en ligne

Module de scrutin à bulletin secret pour les adhérents de l'association, conçu selon la recommandation CNIL 2026-045 (niveau 2).

Paramètres

• Quorum : pourcentage minimum de participation parmi les votants éligibles (avec e-mail valide) pour valider le scrutin.
• Accessible via Votes → Paramètres.

Périmètre des votants

Chaque scrutin définit qui peut voter :

• Tous les adhérents : tout adhérent avec une adresse e-mail valide.
• Membres du bureau : adhérents marqués comme membres du bureau.
• Membres du CA : adhérents marqués comme membres du conseil d'administration.

Le quorum et les invitations sont calculés sur ce périmètre uniquement.

Créer un scrutin

1. Votes → Nouveau scrutin
2. Renseignez titre, dates d'ouverture et de clôture, quorum éventuel et périmètre des votants.
3. Ajoutez une ou plusieurs questions (Oui/Non/Abstention ou choix unique).
4. Enregistrez en brouillon, puis Ouvrir le scrutin depuis la fiche.
5. Envoyer les invitations par e-mail : chaque votant éligible reçoit un lien personnel.

Vote de l'adhérent

• L'adhérent ouvre le lien reçu par e-mail.
• Il répond aux questions et valide (vote définitif).
• Il reçoit un récépissé (émargement) et une empreinte de bulletin pour vérification.

Vérification

Page publique /vote/verify : contrôle de la présence du bulletin dans l'urne ou de l'émargement.

Résultats et export PDF

Une fois le scrutin clôturé, la fiche du scrutin affiche les résultats détaillés (quorum, participation, décompte par question).

Le bouton Exporter PDF génère un document récapitulatif. Ce PDF peut aussi être référencé depuis le registre des délibérations (document « Résultats de vote ») lorsqu'un dossier AGO ou AGE est lié à un scrutin de convocation clôturé.

Sécurité

Consultez Protocole de sécurité dans le module pour le détail des objectifs CNIL couverts (séparation identité/suffrage, intégrité, journal d'audit, etc.).

Informations légales

Ce module permet de publier, pour votre association, les textes réglementaires accessibles depuis le menu latéral.

Contenu

Trois sections sont disponibles :

• Mentions légales — éditeur, hébergeur, contact de l'association, etc.
• Politique de confidentialité — traitements de données personnelles, finalités, durées de conservation.
• Contact RGPD — coordonnées pour l'exercice des droits (accès, rectification, effacement, etc.).

Consultation

Les textes sont accessibles à tous les utilisateurs de l'association depuis le bas du menu latéral (Informations légales), y compris l'espace bénévoles / intervenants (portail) et l'espace adhérent.

Ils ne sont pas proposés aux administrateurs plateforme tant qu'aucune association n'est sélectionnée.

Modification

Seuls l'administrateur de l'association (et les utilisateurs staff auxquels le droit Modifier les informations légales a été accordé) peuvent modifier ces textes. Sur le portail et l'espace adhérent, la consultation est en lecture seule.

Lors de la première ouverture du module, des modèles préremplis sont proposés à partir des données de l'association (nom, adresse, RNA, e-mail, etc.). Ils couvrent les mentions légales, la politique de confidentialité et le contact RGPD ; complétez et adaptez-les avant publication.

La modification se fait en Markdown (titres `##`, gras `…`, listes `-`, liens `[texte](url)`), comme dans la messagerie : aperçu sous la zone de saisie et mini-guide Markdown. Le rendu HTML est généré à l'enregistrement.

Si vous mettez à jour la fiche association (adresse, e-mail…), ces textes ne se mettent pas à jour automatiquement. Sur l'écran de modification, utilisez Régénérer depuis la fiche association pour remplacer le contenu par de nouveaux modèles, puis relisez et enregistrez.

Les contenus sont enregistrés par association : chaque espace dispose de ses propres mentions légales.

Adhésions en ligne

Module Adhésions : formulaire public, validation administrative, paiement HelloAsso et espace adhérent.

Parcours nouvel adhérent

1. La personne ouvre le lien public (`/adhesion/apply?slug=…`) depuis la configuration du module.
2. Elle saisit ses coordonnées, choisit un type de cotisation et répond au questionnaire.
3. La demande passe en attente de validation ; l'administrateur reçoit un e-mail.
4. L'administrateur consulte la demande, peut l'imprimer en PDF, l'accepter ou la refuser (motif envoyé par e-mail). Une demande refusée peut être remise en examen ou validée ultérieurement ; une demande terminée (paiement effectué) n'est plus modifiable.
5. Si acceptée, le demandeur reçoit un lien de paiement HelloAsso (renvoi de l'e-mail possible depuis la fiche demande).
6. Après paiement : au retour sur le site, création automatique de la fiche adhérent, enregistrement du paiement, compte espace adhérent (e-mail + mot de passe provisoire), reçu par e-mail.
7. Si le statut reste Paiement en cours alors que HelloAsso a bien encaissé : sur la fiche demande, Vérifier le paiement et finaliser (interroge HelloAsso et termine l’adhésion). Ce n’est pas le transfert d’argent HelloAsso → compte bancaire de l’association.

Parcours adhérent existant

Pour les adhérents déjà enregistrés dans le module Adhérents (sans passage par le formulaire en ligne), l'espace adhérent peut être activé manuellement depuis la fiche adhérent : section « Espace adhérent », mot de passe initial, envoi des identifiants par e-mail. Si l'e-mail correspond déjà à un utilisateur, administrateur, bénévole ou intervenant de l'association, l'accès est relié automatiquement à ce compte (sans nouveau mot de passe ; la personne pourra choisir Espace bénévole / Espace partenaire / Espace adhérent à la connexion). Si le même e-mail existe déjà dans une autre association, un compte adhérent distinct est créé ici, avec le mot de passe déjà connu (le champ mot de passe peut rester vide). L'accès peut être désactivé ou un e-mail de connexion renvoyé depuis la même section.

1. Connexion à l'espace adhérent (`/adhesion`).
2. Consultation et mise à jour du profil (`/adhesion/profile`) : coordonnées et adresse modifiables ; l'e-mail ne peut être changé que par l'administration.
3. Consultation du statut de cotisation et de l'historique des paiements.
4. Renouvellement en ligne via HelloAsso si la cotisation n'est plus à jour.

Configuration (administrateur)

Menu Adhésions → Configuration :

• Activation du formulaire public et lien à communiquer
• E-mail de notification des nouvelles demandes

Les identifiants HelloAsso se règlent dans Compte → HelloAsso (sous Courrier / Brevo).

Menu Adhésions → Questionnaire : personnalisation des questions (texte, zone de texte, case à cocher, liste) et réorganisation de leur ordre d'affichage (flèches monter / descendre).

HelloAsso

Voir [helloasso.md](helloasso.md). En production, désactivez le mode bac à sable une fois les tests terminés.

Droits

• Consulter : voir la liste et le détail des demandes, exporter en PDF
• Configurer et traiter : paramètres, questionnaire, validation et refus

L'administrateur de l'association dispose de tous les droits.

Programme des activités et temps forts

Module Programme des activités et temps forts : événements privés ou publics, sessions (éventuellement multi-dates), tarifs, inscriptions payantes et suivi de présence.

Types de manifestations

Les activités du module Une main pour demain n’apparaissent pas ici : elles ont leur propre menu et leur propre page d’inscription.

Liste des manifestations

Par défaut, la liste affiche les manifestations non clôturées ni annulées (brouillons et publiées). Choisissez Toutes ou un statut précis dans le filtre pour voir l’historique.

Création d'une manifestation

1. Manifestations → Nouvelle manifestation
2. Renseigner le nom, le type (publique ou privée), l'objet (Markdown, avec aperçu), le lieu et éventuellement une image (affichée sur l'écran d’inscription privée). Le lieu est soit une adresse (nom, rue, CP, ville), soit une visioconférence : le nom indique l’outil (Zoom, WhatsApp, Teams…) et l’adresse est le lien d’accès, cliquable pour les inscrits (billetterie, e-mails de rappel, billets).
3. Ajouter des animateurs (bénévoles et/ou intervenants partenaires), des sessions et des tarifs (montant `0` = Gratuit, sans passage par HelloAsso). Sur la fiche, Modifier ou Supprimer un tarif. Un tarif déjà utilisé ne peut pas être supprimé : désactivez-le ou changez son montant (les inscriptions existantes conservent l’ancien tarif).
4. Publier lorsque tout est prêt

Sessions multi-dates

Une session est l’offre d’inscription (tarif, capacité). Elle peut comporter une ou plusieurs dates (occurrences : date, heure, durée).

• L’inscription se fait sur la session : le participant est inscrit à toutes les dates.
• Si vous modifiez la date ou l’heure d’une session déjà ouverte, les inscrits (payés ou en attente de paiement) et les personnes en liste d’attente reçoivent un e-mail (un message par adresse). Un changement de places ou d’animateurs n’envoie pas d’e-mail.
• La présence se fait par date, une ligne par personne (1 adulte + 3 enfants = 4 présences), avec le bouton Présent (liste des inscrits ou page Présence). Le scan QR n’est pas obligatoire.
• Un seul billet QR par inscription, valable à chaque date de la session.
• Places maximum : optionnel sur chaque session (laisser vide = illimité). Les inscriptions en attente de paiement et payées comptent dans le quota. Si la session est complète, le participant peut s’inscrire sur la liste d’attente.

Pour une manifestation publique, privée ou Une main pour demain, le participant peut annuler lui-même son inscription jusqu’à la veille de la session (premier jour si plusieurs dates). Le jour J, l’annulation n’est plus possible. Un tarif payant n’est pas remboursé automatiquement.

Liste d’attente

Quand une session est complète, l’inscription n’est plus refusée : la personne est ajoutée à la liste d’attente (même e-mail = une seule entrée par session). Les sessions complètes restent sélectionnables, avec la mention complet — liste d’attente.

Lorsqu’une place se libère (annulation, remboursement, changement de session, ou augmentation du nombre de places), toutes les personnes en liste d’attente reçoivent un e-mail avec un lien. La place est attribuée au premier qui confirme ; les autres restent en liste jusqu’à la prochaine place libre.

Le quota des types privés est vérifié avant la liste d’attente : s’il est atteint, l’inscription est refusée (pas de liste d’attente).

Sur la fiche manifestation, la section Liste d’attente permet de voir et de retirer une personne.

Rappels e-mail automatiques

Chaque inscrit (paiement confirmé ou en attente) reçoit deux e-mails, une fois par date de la session :

• 3 jours avant : rappel du rendez-vous, et invitation à se désinscrire en cas d’empêchement afin qu’une personne en liste d’attente puisse prendre la place
• la veille : rappel que l’activité a lieu le lendemain (dernier jour pour se désinscrire)

Ces messages partent via une tâche planifiée sur le serveur (toutes les associations). L’association doit avoir configuré l’envoi d’e-mails (Courrier / Brevo). Sans cette configuration, aucun rappel n’est envoyé.

Types de manifestations privées (quota)

Pour une manifestation privée, un type contrôle combien de sessions une même personne peut réserver sur une période, avant même de regarder le tarif :

• Type 0 — Sans limite (par défaut) : la personne peut s’inscrire à autant de sessions qu’elle veut.
• Autres types : vous fixez un maximum (ex. 4 inscriptions / 3 mois, 6 mois, 12 mois…). À la réservation, si le quota est atteint, l’inscription est refusée même si un tarif lui correspond.

Les types se gèrent dans Manifestations → Configuration : vous pouvez ajouter, modifier (nom, quota, période) ou supprimer un type. Le type 0 (sans limite) peut être renommé mais pas supprimé.

Récurrence de session

Après Ajouter une session (ou via le bouton Récurrence), vous pouvez générer les sessions suivantes jusqu’à une date limite (12 mois max), avec le même horaire, la même durée, les mêmes places et les mêmes animateurs. Les tarifs restent ceux de la manifestation.

Fréquences possibles :

• chaque semaine, un jour fixe (ex. tous les jeudis)
• chaque mois, un jour du mois (ex. le 10) — si le mois n’a pas ce jour, le dernier jour du mois est utilisé
• chaque mois, un Nième jour de la semaine (ex. 3e vendredi)
• tous les N jours (ex. tous les 10 jours)

Sur la fiche manifestation, utilisez Ajouter une date dans le formulaire de session pour les cycles sur une même inscription (ex. 8 mardis = une session multi-dates). Utilisez Récurrence pour créer plusieurs sessions indépendantes (une inscription par date).

Sur une manifestation publiée, vous pouvez Remettre en brouillon (elle sort de la billetterie / inscriptions en ligne ; les inscriptions déjà enregistrées sont conservées) ou Clôturer les inscriptions.

Gestion des participants (administrateurs)

Sur la fiche manifestation → section Inscriptions :

1. Ajouter un invité (nom, e-mail) ou une personne référencée (recherche par nom, prénom ou e-mail : adhérent, bénévole, bénéficiaire, partenaire — la sélection préremplit les champs avant validation), en choisissant la session et le tarif

- Tarif gratuit : inscription confirmée immédiatement - Tarif payant : inscription en attente de paiement - À la confirmation (gratuit ou après paiement), un e-mail de confirmation est envoyé au participant (avec le billet PDF si un QR est émis — nécessite la configuration e-mail / Brevo de l’association)

1. Changer de session via le sélecteur d’actions sur la ligne
2. Retirer un participant (inscription active) : annule l’inscription et invalide le billet ; pour une inscription payante, cela ne rembourse pas automatiquement (utilisez Rembourser pour HelloAsso). Un administrateur peut ensuite Réactiver la place (si une place est encore libre) ou Supprimer définitivement pour l’effacer de la liste. Une inscription remboursée ne peut pas être réactivée.
3. Rembourser une inscription payée : tentative via l’API HelloAsso ; si elle échoue (droits partenaires souvent requis), vous pouvez marquer remboursé localement — le billet QR est invalidé ; le remboursement bancaire se fait alors dans le back-office HelloAsso. Une affectation trésorerie liée est retirée. Une inscription remboursée peut aussi être supprimée définitivement.
4. Pour une inscription payée avec billet QR : Voir billet (page publique), PDF (téléchargement) ou E-mail (renvoi du PDF au participant — nécessite la configuration e-mail du serveur)

Les mêmes actions billet (voir / PDF / e-mail) sont disponibles sur la liste des participants d’une date (Présence → date).

Configuration en ligne

Manifestations → Configuration : slug public, types de manifestations privées (quotas), activation de la billetterie publique. Les identifiants HelloAsso se règlent dans Compte → HelloAsso. Les inscriptions privées fonctionnent dès qu’une manifestation privée est publiée (le lien est sur la fiche).

Sur le lien privé, la personne saisit son e-mail puis s’authentifie :

• Bénévoles, adhérents, partenaires, Relais (compte avec mot de passe) : mot de passe, puis 2FA (passkey, clé ou code de l'application) si elle est activée sur le compte
• Bénéficiaires : lien magique, ou code SMS si configuré (portail bénéficiaires). Une fois connecté, Mes manifestations liste toutes leurs inscriptions.

Les écrans publics Inscriptions et Billetterie affichent le logo de l'association (paramètres Apparence) à côté du titre. Une option par session (pas par date) ; le libellé résume les dates et, si une capacité est définie, le nombre de places restantes (les sessions complètes sont désactivées).

Présence

Sur toutes les manifestations (publiques, privées et Une main pour demain) :

• Bouton Présent / Présent ✓ sur la liste des inscrits, la feuille de présence (Présence → date) et le portail animateur. Un second clic sur Présent ✓ annule le pointage. Aucun passage par HelloAsso.
• Feuille PDF par date (en plus du bouton), y compris pour les manifestations publiques.
• Scan QR (`/presence-qr` ou Manifestations → Scan QR) : optionnel pour les billets publics, en complément.

Les animateurs (espace portail → Mes manifestations) ont le même bouton et le PDF.

Paiements et comptabilité

Manifestations → Paiements (droit « Paiements ») :

1. Filtrer les encaissements HelloAsso (statut, affectation)
2. Cocher les paiements payés non encore affectés
3. Affecter la sélection → mouvement de trésorerie au fil de l'eau :

- Étape 1 (date du paiement plateforme) : Débit 517 (compte d'attente HelloAsso) / Crédit 756 (produits des manifestations)

1. Quand le virement groupé HelloAsso arrive sur le compte de l'association : dans le module Comptabilité, cocher la colonne Banque (« Passé en banque ») :

- Étape 2 : Débit 512 / Crédit 517 (le 517 revient à zéro)

1. Lien vers le mouvement créé ; Retirer pour supprimer l'affectation

Le module Comptabilité doit être activé (régime patrimonial pour le journal en partie double). Les mouvements liés ne se modifient pas depuis Comptabilité pour le montant : repassez par Manifestations → Paiements.

Si d'anciens encaissements HelloAsso (cotisations ou billetterie) ont été passés sans le 517, utilisez en Comptabilité le bouton Réappliquer le schéma 517 (HelloAsso en attente).

Droits

• Consulter, Gérer, Paiements, Présence — voir les permissions du module

Une main pour demain

Module Une main pour demain : activités Famille et Enfants destinées aux bénéficiaires (responsable légal) et à leurs enfants.

Module optionnel — doit être activé pour votre association. Le module Bénéficiaires est requis.

Accès

Menu latéral → Une main pour demain

Enfants sur la fiche bénéficiaire

Lorsque le module est actif, la fiche d’un bénéficiaire comporte une zone Enfants :

• nom, prénom, sexe
• date de naissance (optionnelle)
• niveau : Maternelle, Primaire, Collège, Lycée
• classe (sous-niveau) :

- Maternelle : Petite / Moyenne / Grande section - Primaire : CP, CE1, CE2, CM1, CM2 - Collège : 6ème, 5ème, 4ème, 3ème - Lycée : Seconde, Première, Terminale

Par défaut, le niveau et la classe sont proposés selon l’âge au 1er janvier de l’année scolaire (ex. rentrée septembre 2026 → référence au 1er janvier 2027). Vous pouvez les modifier (bénéficiaire ou administrateur).

Pour plusieurs enfants : remplissez la première ligne, cliquez sur + Ajouter un enfant, puis Enregistrer une seule fois.

Deux catégories d’activités

À la création d’une activité Enfants, choisissez les niveaux et/ou les classes autorisés. Plusieurs classes peuvent être ouvertes dans un même niveau (ex. Petite + Moyenne section, ou CP + CE1 + CE2).

Fonctionnement (identique au programme privé)

Sur la liste, par défaut seules les activités non clôturées ni annulées apparaissent (filtre Toutes pour l’historique).

Les activités réutilisent le moteur des manifestations privées :

• type 0 — Sans limite par défaut (modifiable)
• sessions, tarifs, publication
• lieu : adresse physique ou visioconférence (nom de l’outil + lien d’accès cliquable)
• si vous modifiez la date ou l’heure, les inscrits et la liste d’attente sont prévenus par e-mail
• tarif Gratuit (0 €) créé automatiquement pour les bénéficiaires (il doit en rester un ; un doublon comme « GRATUIT » peut être supprimé. S’il est déjà utilisé, modifier puis décochez « Tarif actif »)
• présence : 1 ligne par personne (1 adulte + 3 enfants = 4 présences), même si l’activité Famille n’occupe qu’1 place. Bouton Présent sur la liste des inscrits (sans HelloAsso) + feuille PDF par date
• liste d’attente si les places manquent (une entrée par e-mail du parent ; lorsqu’une place se libère ou que le max augmente, un e-mail est envoyé — à la confirmation, le parent rechoisit les enfants)
• annulation jusqu’à la veille de la session ; sur un billet Famille, le parent peut aussi modifier les enfants (ajouter / retirer) jusqu’à cette date
• côté administration, sur une activité Famille, les enfants se gèrent aussi depuis la fiche de l’activité (à l’ajout d’un bénéficiaire ou sur la ligne du parent dans Inscriptions), sans la limite de la veille
• rappels e-mail 3 jours avant et la veille de chaque date (comme le programme d’activités)

Ces événements n’apparaissent pas dans le programme d’activités habituel ni sur l’inscription privée standard.

Inscription en ligne

Lien affiché sur la liste du module : `/umpd/inscription?slug=…` (même slug / HelloAsso que le programme d’activités).

1. Saisir l’e-mail du bénéficiaire
2. Choisir l’activité, la session et le tarif
3. Cocher les enfants concernés
4. Payer si le tarif n’est pas gratuit (HelloAsso)

Sur un billet Famille déjà pris : jusqu’à la veille de la session, le parent peut ajouter ou retirer des enfants (même tarif, toujours 1 place famille). L’annulation du billet retire toute la famille. Un administrateur peut faire la même modification depuis la fiche de l’activité (Inscriptions), y compris après cette date.

Droits

• Consulter
• Créer et gérer (activités, sessions, tarifs, inscriptions, liste d’attente, présence)

Mise à jour technique

Migrations :

• [`096unemainpourdemain.sql`](../../../database/migrations/096unemainpourdemain.sql)
• [`098umpddefaultfreetariff.sql`](../../../database/migrations/098umpddefaultfreetariff.sql)
• [`130umpdschoolclasses.sql`](../../../database/migrations/130umpdschoolclasses.sql) — classes + Collège / Lycée séparés

Index : [`database/migrations/README.md`](../../../database/migrations/README.md)

Formation

Module réservé aux administrateurs pour préparer des démonstrations sans polluer les données réelles de l’association.

Accès

Menu latéral → Formation

Le module Manifestations doit être activé. En mode multi, activez aussi Formation sur la fiche association.

Presence-QR (entraînement animateurs)

1. Choisissez un ou plusieurs animateurs (bénévoles et/ou intervenants partenaires)
2. Cliquez sur Créer la manifestation de formation
3. L’application crée automatiquement :

- une manifestation publique `[FORMATION] Presence-QR` - une session - un tarif gratuit - 3 participants de test avec billets QR

1. Ouvrez Presence-QR (`/presence-qr`) avec le compte d’un animateur (ou admin) pour scanner les QR affichés sur la page
2. Quand la démo est terminée : Supprimer la manifestation de formation

Les manifestations de formation sont marquées en base (`isformationdemo`) et n’apparaissent pas dans la billetterie publique réelle.

Messagerie

Messagerie interne de l’association : le contenu est stocké dans l’application ; chaque destinataire reçoit une notification par e-mail (lien vers le message).

Accès

Menu latéral → Messagerie

Disponible pour les administrateurs, le staff (selon permissions), les adhérents (espace adhésion), les bénévoles et intervenants (portail), lorsque le module est activé.

En mode multi-associations, activez Messagerie sur la fiche association.

Boîte de réception et envois

• Boîte de réception : messages reçus (non lus en gras) — cases à cocher + menu Supprimer les messages cochés. Cette suppression retire le message de votre boîte seulement : le message original et ses pièces jointes restent sur le site tant que l’expéditeur ne les a pas supprimés.
• Messages envoyés : historique de vos envois — cases à cocher + menu Supprimer les messages cochés. Si vous (l’expéditeur) supprimez le message original, il disparaît pour tout le monde ainsi que les pièces jointes.
• Un badge PJ signale un message avec fichier(s) joint(s)
• Ouvrir un message le marque comme lu
• Bouton Répondre : ouvre la composition avec l’expéditeur et l’objet `Re: …` (sans liste de destinataires) ; vous pouvez aussi joindre des fichiers à la réponse

Un bandeau « Vous avez de nouveaux messages » apparaît tant qu’il reste des non lus.

Les bénévoles peuvent aussi envoyer une alerte de suivi depuis une fiche action du portail : le message arrive ici comme un message interne (avec le même e-mail de notification), à destination du référent Psy du bénévole, ou des administrateurs s’il n’y en a pas.

Composer un message

1. Cliquez sur Nouveau message (ou Répondre depuis un message reçu)
2. Saisissez l’objet (obligatoire)
3. Rédigez le message en Markdown (ou HTML simple) — un aperçu sous la zone de saisie montre le rendu final (gras, listes, liens cliquables). À l’ouverture du message, destinataire et expéditeur voient ce rendu ; la zone de composition conserve le code source.
4. Cochez les destinataires par zone (Administrateurs, Adhérents, Bénévoles, Intervenants) selon votre profil. Dans la liste Bénévoles, le type de bénévole (Psychologue, Assistante sociale, etc.) apparaît en badge à côté du nom.
5. Utilisez Sélectionner tous sur une zone, ou Tout sélectionner (administrateurs uniquement)
6. (Optionnel) Joignez jusqu’à 5 fichiers (10 Mo chacun) : PDF, images, Word, Excel, ODT/ODS ou texte. Les fichiers ne sont pas envoyés dans l’e-mail de notification : les destinataires les téléchargent depuis la messagerie interne.
7. Envoyer → redirection vers les messages envoyés

Les pièces jointes restent accessibles sur le site tant que l’expéditeur n’a pas supprimé le message original. Si ce message est supprimé des envois, les fichiers sont définitivement retirés. Il n’y a pas de suppression fichier par fichier : la durée de vie de la pièce jointe est celle du message.

Chaque destinataire reçoit aussi un e-mail de notification (si Compte → Courrier / Brevo est configuré) avec un lien vers le message. Idem pour les réponses. Exception : le rapport quotidien automatique (fiches non traitées / actions en attente) n’envoie aucun e-mail.

Les adhérents, bénévoles et intervenants peuvent cocher Ne pas recevoir les messages de services sur mon e-mail sur leur fiche (ou leur espace) pour ne plus recevoir ces notifications.

Chaque message est indépendant (pas de fil de discussion regroupé).

Qui peut écrire à qui

Seuls les comptes utilisateurs pouvant se connecter apparaissent comme destinataires (un adhérent sans espace adhérent n’est pas listé).

Permissions staff

• view : consulter la messagerie
• manage : mêmes droits d’envoi qu’un administrateur (écrire à tous les profils)

Rapport quotidien automatique

Tous les matins vers 6 h, une tâche planifiée sur le serveur dépose un message interne à tous les administrateurs de l’association (module Messagerie activé) :

• la liste des fiches d’orientation non traitées
• les actions dont un bénévole n’a pas encore accepté l’affectation depuis 7 jours ou plus, avec le nom, l’e-mail et le téléphone du bénévole qui doit répondre

Les référents sociaux reçoivent en parallèle un message filtré : fiches Relais/sentinelles non traitées dont le code postal de la personne est dans leur périmètre (France entière ou départements).

Aucun e-mail n’accompagne ces rapports. S’il n’y a rien à signaler pour un destinataire, aucun message n’est créé pour lui. Le module Messagerie doit être activé pour l’association.

Référentiel des procédures

Classement des procédures de l’association (dossiers, sous-dossiers, documents). Les fichiers ne sont pas accessibles par une adresse web directe : consultation et téléchargement passent uniquement par l’application après connexion.

En mode multi-associations, activez Référentiel des procédures sur la fiche association. Pour Patapon95 (association n°1), le module est activé par la migration 123. La numérotation et les références documents sont ajoutées par la migration 124. Les droits par type d’utilisateur et les types de bénévoles sont ajoutés par la migration 126.

Accès

Par défaut, personne n’a accès aux dossiers (hors administrateurs). Un administrateur ouvre la lecture dossier par dossier, par type d’utilisateur, via Droits d’accès.

Les types possibles :

• Adhérents
• Bénévoles (tous)
• Référents psy / Référents sociaux (indicateurs de la fiche bénévole)
• Types de bénévoles : liste modifiable (Psychologue, Assistante sociale, Cyber, Esthéticien, Spectacle, etc.). Un bénévole peut avoir plusieurs types. Ce n’est pas la même chose que « Référent psy » : un psychologue n’est pas automatiquement référent.

L’écriture (créer, renommer, supprimer, déposer un fichier) reste réservée aux administrateurs.

Menu latéral → Référentiel des procédures

Droits d’accès (administrateurs)

Dans un dossier : bouton Droits d’accès (aussi sous chaque carte de dossier). Cochez les types concernés. Les droits s’appliquent à ce dossier et à tous ses sous-dossiers. La recherche ne propose que les dossiers et documents autorisés.

Numérotation des dossiers

Chaque dossier reçoit un numéro unique à son niveau (parmi les dossiers du même parent). Le numéro n’est pas réutilisé après une suppression.

• Dossiers de premier niveau : 1, 2, 3…
• Sous-dossiers du dossier 1 : 1, 2, 3…
• Sous-dossiers du dossier 2 : 1, 2, 3…

Le numéro est affiché devant le nom (exemple : 1 — Accueil, 1-2 — Inscriptions). Il est attribué à la création ; le nom du dossier n’a pas besoin de le contenir.

Renommer un dossier

Les administrateurs peuvent changer le nom (et la description) d’un dossier :

• depuis la liste : bouton Renommer sous la carte du dossier ;
• depuis l’intérieur du dossier : bouton Renommer en haut à droite.

Le numéro du dossier (1, 1-2…) ne change pas. Deux dossiers du même emplacement ne peuvent pas porter le même nom.

Documents et référence X-Y-Z

À l’ajout d’un document, l’application calcule la référence à reporter sur le fichier (LibreOffice, PDF…) avant le dépôt :

• dossiers 1 → sous-dossier 2 → 3ᵉ document = 1-2-3

Le nom du fichier n’a pas besoin d’inclure cette référence. Elle est affichée à la création, dans la liste et sur la fiche du document.

Une description (optionnelle) peut être saisie pour chaque document. Sur la fiche du document, Enregistrer la description met à jour ce texte sans redéposer le fichier.

Versions

L’application ne gère pas de versions. Un nouveau fichier écrase le précédent (la référence reste la même). C’est l’opérateur qui indique la version sur le document.

• Si un fichier du même nom existe déjà dans le dossier, un avertissement demande de confirmer l’écrasement.
• Pour remplacer depuis la fiche du document, il faut cocher la confirmation.

Suppression

La suppression d’un document efface aussi le fichier sur le serveur. La suppression d’un dossier retire les sous-dossiers, les documents et leurs fichiers.

Recherche

Le champ Rechercher en tête de page cherche un mot :

1. Dossiers dont le nom ou la description contient le mot : le dossier est affiché, puis tous ses fichiers, puis chaque sous-dossier avec ses fichiers
2. Documents dont le titre contient le mot (et qui n’ont pas déjà été listés)
3. Documents dont la description contient le mot (et qui n’ont pas déjà été listés)

Seuls les dossiers et fichiers autorisés de votre association apparaissent. Adhérents et bénévoles ne voient que les dossiers ouverts à leur type ; ils ne peuvent pas modifier le référentiel.

Formats

Formats acceptés (contrôle du type réel du fichier, 25 Mo max.) :

• LibreOffice : ODT, ODS, ODP, ODG, ODB, ODF et modèles associés
• PDF
• Images : JPEG, PNG, GIF, WebP

Les PDF et images s’ouvrent en aperçu dans l’application. Les documents LibreOffice se téléchargent (à ouvrir avec LibreOffice).

Stockage (administrateurs techniques)

Les fichiers sont séparés par association, hors racine web : `storage/referentiel/{n° association}/{n° dossier interne}/`.

• Pas d’URL publique, pas d’accès FTP anonyme via le site
• Un administrateur serveur peut copier ou restaurer ce dossier par FTP si besoin
• Une exportation d’association (SQL) ne contient pas ces fichiers binaires : copiez `storage/referentiel/` séparément

Sur OVH, créez le dossier `storage/referentiel/` (droits d’écriture PHP) si le déploiement ne l’a pas déjà fait.

Bibliothèque

Classement documentaire de l’association (dossiers, sous-dossiers, documents). Les fichiers ne sont pas accessibles par une adresse web directe : consultation et téléchargement passent uniquement par l’application après connexion.

Module indépendant. Activez Bibliothèque sur la fiche association (mode multi-associations). Migrations SQL : 128 puis 129.

Accès

Le rôle bibliothécaire se coche sur la fiche bénévole (administrateurs uniquement), comme pour le référent Psy.

Demande de dossier

Les non-administrateurs / non-bibliothécaires utilisent Demander un dossier. La demande part par e-mail aux bibliothécaires (sinon aux administrateurs). Après acceptation, le dossier est créé au nom du demandeur.

Validation des fichiers

• Dépôts admin / bibliothécaire : validés immédiatement
• Autres dépôts : à valider (visibles seulement par l’auteur, les bibliothécaires et les administrateurs)
• Écran À valider : validation unitaire ou en lot

Fonctions

• Arborescence de dossiers
• Documents LibreOffice / PDF / images
• Numérotation et références
• Recherche
• Indicateur Validé / À valider

Les fichiers sont stockés hors web dans `storage/bibliotheque/`.

Courrier / Brevo (e-mails de l’association)

Chaque association configure son propre envoi SMTP (Brevo recommandé) depuis Compte → Courrier / Brevo.

Sans configuration activée, les e-mails métier de l’association ne partent pas (messagerie, cotisations, billets, convocations, votes, accès portail / Relais, etc.).

La configuration serveur `mail.config.local.php` reste réservée à la plateforme (mot de passe oublié, codes 2FA).

Prérequis côté Brevo

1. Compte Brevo (ex-Sendinblue).
2. Domaine ou adresse expéditeur vérifiés (Brevo → Senders, domains & dedicated IPs).
3. Clé SMTP : Brevo → SMTP & API → générer une clé SMTP (identifiant + mot de passe).

Valeurs SMTP habituelles :

Configuration dans asso-services

1. Menu latéral → Compte → Courrier / Brevo (administrateur d’association).
2. Cochez Activer l’envoi SMTP.
3. Renseignez l’adresse from (doit être autorisée dans Brevo) et le nom affiché.
4. Saisissez hôte, port, identifiant et clé SMTP.
5. Enregistrer, puis Tester l’envoi (un message part vers votre adresse de compte).

Astuce : laissez le mot de passe vide à l’enregistrement pour conserver la clé déjà enregistrée.

SMS (codes du portail bénéficiaires)

Optionnel et indépendant de l’e-mail. Sans SMS configuré, le portail ne propose pas l’envoi d’un code par SMS.

Via Brevo

1. Dans Brevo, générez une clé API (SMTP & API) — ce n’est pas la clé SMTP.
2. Déclarez un nom d’expéditeur SMS (France : 3 à 11 lettres ou chiffres, sans espace).
3. Dans Courrier / Brevo : cochez Activer l’envoi de SMS via Brevo, saisissez l’expéditeur et la clé API, Enregistrer.

Via milserv (si autorisé par la plateforme)

Un administrateur plateforme doit d’abord autoriser l’association (Gestion des associations → SMS milserv). Ensuite, dans Courrier / Brevo :

1. Cochez Activer l’envoi de SMS via milserv.
2. Saisissez l’URL d’envoi (endpoint POST, ex. `https://…/smsone/api/send.php`) et la clé API milserv (`mls…`, copiée depuis milserv → Applications).
3. Choisissez le mode prioritaire (Brevo ou milserv).

L’envoi utilise l’en-tête `X-Api-Key` (en plus de `Authorization`), car Apache n’envoie souvent pas `Authorization` à PHP : une clé pourtant correcte était alors refusée. Une liste d’IP vide côté milserv autorise toutes les adresses.

Si les deux modes sont paramétrés, l’application tente d’abord le mode prioritaire, puis l’autre en cas d’échec. Un mode non paramétré n’est jamais utilisé. Si les deux échouent, un message d’erreur s’affiche.

Tester l’envoi SMS : indiquez un numéro de test (ex. `06 12 34 56 78`).

Le code est envoyé au téléphone de la fiche bénéficiaire.

En cas d’échec

• Vérifiez que l’adresse from est bien validée dans Brevo.
• Contrôlez identifiant / clé SMTP (pas la clé API).
• Pour le SMS : l’e-mail Brevo ne suffit pas. Il faut acheter des crédits SMS (Brevo → compte → Mon offre → crédits SMS). Sans cela, le test indique que l’option SMS n’est pas trouvée sur l’organisation.
• Le message d’erreur métier indique en général : Compte → Courrier / Brevo.

HelloAsso (paiements de l’association)

Chaque association configure ses identifiants API HelloAsso depuis Compte → HelloAsso (juste sous Courrier / Brevo).

Cette configuration unique sert aux adhésions, à la billetterie et à Une main pour demain.

Sans Client ID, secret et slug organisation, les paiements en ligne ne peuvent pas démarrer.

Prérequis

1. Compte association sur HelloAsso.
2. Accès au portail développeur : Client ID, Client secret, slug organisation.
3. URL publique du site en HTTPS (`public_url` dans `src/config/app.config.local.php`).

Configuration dans asso-services

1. Menu latéral → Compte → HelloAsso (administrateur d’association).
2. Renseignez Client ID, Client secret et slug organisation.
3. Pour les tests, laissez Mode bac à sable coché (clés de l’environnement sandbox, pas celles de production).
4. Enregistrer, puis Tester la connexion.
5. En production, décochez le bac à sable une fois les tests terminés.

Astuce : laissez le secret vide à l’enregistrement pour conserver la valeur déjà enregistrée.

En cas d’échec

• Vérifiez que les clés correspondent à l’environnement (sandbox vs production).
• Le slug est celui de l’URL HelloAsso de l’association (pas le nom affiché).
• HelloAsso exige des URLs de retour en HTTPS.

Liste des versements

Même sans le module Comptabilité, le menu Versements HelloAsso affiche la liste indicative des encaissements et un PDF des versements en attente. Voir [helloasso-receipts.md](helloasso-receipts.md).