Asso-Services

Guide utilisateur Asso Services (v2.1.0)

Asso Services est une application de gestion pour les associations. Elle regroupe plusieurs modules activables selon les besoins de votre structure.

Nouveautés v2.1.0

Messagerie interne

• Messagerie entre utilisateurs de l'association (staff, bénévoles, intervenants, adhérents selon droits)
• Notification par e-mail à la réception ; option refuser les e-mails de service sur les fiches

Manifestations

• Sessions multi-dates : une session peut regrouper plusieurs dates ; l'inscription couvre toutes les dates ; la présence / le scan QR se font par date
• Mes manifestations (portail) : sessions animées et inscriptions en tant que participant
• Suppression définitive des inscriptions annulées ou remboursées

Accès portail / adhérent

• Lien croisé des comptes adhérent ↔ bénévole ↔ intervenant (même e-mail) : activation sans nouveau mot de passe, espaces cumulables à la connexion

Nouveautés v2.0.0

Actions

• Création en 2 phases : d'abord l'identité de l'action, puis complétion depuis la fiche (bénévoles, intervenants, bénéficiaires, droits portail, documents) ; Modifier reste le formulaire complet
• Affectation avec acceptation optionnelle : demande possible par bénévole ; statut En attente / À affecter ; e-mails d'invitation et de refus
• Notes de session : HTML ou Markdown acceptés et rendus à l'affichage
• Sessions listées du plus récent au plus ancien

Bénévoles (administration)

• Sur la fiche bénévole : actions en cours et fiche d'activités avec export PDF

Nouveautés v1.9.1

• Codes de secours 2FA : 8 codes à usage unique à l'activation (et régénérables) ; saisie possible à la connexion si l'application d'authentification est indisponible
• Adresses : suggestions ville ↔ code postal sur tous les formulaires
• Portail : un acteur peut modifier ou supprimer une session qu'il a programmée (action non clôturée)
• Guides : mode d'emploi dédié bénévoles / adhérents selon le contexte

Nouveautés v1.9.0

Module Facturation

• Devis et factures centralisés : liste, filtres, PDF, émission et encaissement
• Devis partenaire : client et intervenants issus du fichier Partenaires, lignes depuis le référentiel
• Facture à la volée : client saisi à la main (particulier ou entreprise), lignes ajoutées au choix (référentiel ou article personnalisé), tarif et TVA optionnels
• Module activable par association en mode multi ; requiert Actions et Partenaires (Trésorerie pour l'encaissement)

Nouveautés v1.8.1

• Onglets navigateur : titre `Nom de l'association — Page` ; sur la plateforme `Asso-Services.ext — Page`.
• Manifestations (public) : logo de l'association sur Inscriptions et Billetterie ; image optionnelle par manifestation sur l'écran d'inscription privée.

Nouveautés v1.8.0

Adhésions en ligne

• Formulaire public avec questionnaire personnalisable, validation administrative et paiement HelloAsso.
• Espace adhérent : connexion, profil, historique des cotisations et renouvellement en ligne.
• E-mails HTML, logo association sur le formulaire, renvoi d'e-mails depuis la fiche demande.

Manifestations

• Événements privés ou publics : sessions, tarifs, inscriptions payantes via HelloAsso.
• Billetterie publique avec billets QR code ; scan de présence à l'entrée.
• Feuilles de présence PDF et marquage manuel pour les manifestations privées.
• Affectation comptable des encaissements (catégorie 756).

Nouveautés v1.7.5

• Informations légales : module accessible depuis le menu latéral (après le guide utilisateur) pour publier les mentions légales, la politique de confidentialité et le contact RGPD.
• Modèles préremplis : à la première ouverture, des textes sont générés à partir des données de l'association (nom, adresse, RNA, e-mail) — à relire et adapter avant publication.
• Droits : consultation et modification configurables par utilisateur ; l'administrateur de l'association peut toujours éditer.

Nouveautés v1.7.4

• Notes de session privées : sur le formulaire de session, cochez Note privée pour que seul vous puissiez lire la note (les autres utilisateurs voient seulement qu'une note privée existe).

Nouveautés v1.7.3

• Import / migration : restauration automatique d'un export ZIP sur une installation mode single (administrateur association).
• Export étendu : archive format version 2 (comptabilité, administration, votes, pièces jointes, etc.).
• Documentation publique : guide consultable sans connexion (`/help`) et lien depuis l'écran de connexion.

Nouveautés v1.7.2

• Factures en brouillon : création, modification et émission depuis un devis accepté ; encaissement séparé (statut Payée).
• PDF facture : lignes tarifées, conditions de paiement, détail des sessions et acteurs pour les prestations intervenants.
• Liste des actions : colonnes Devis et Facture.

Nouveautés v1.7.1

• Validité du devis : durée en jours ou mois (affichée sur le PDF).
• Modification de devis : ajout de lignes du référentiel encore absentes du devis.

Nouveautés v1.7.0

• Devis enrichis : référentiel de lignes, articles personnalisés, réordonnancement, phase finale modifiable, profils avec mini CV ; statuts *En préparation* → Envoyé → *Accepté* / *Refusé*.
• Sessions : date et heure optionnelles ; dates/heures des sessions reprises automatiquement dans les devis en préparation.
• Auteur du devis : adhérent signataire (nom et fonction sur le PDF).

Nouveautés v1.6.13

• Maintenance : activation immédiate (planifiée ou directe) ; blocage total avec message « Maintenance en cours » ; écran admin limité à Terminer la maintenance.

Nouveautés v1.6.12

• Maintenance plateforme (mode multi) : planification date/heure de début et de fin ; bandeau rouge sur tous les écrans ; blocage des connexions à l'heure prévue ; fin manuelle par l'administrateur plateforme.

Nouveautés v1.6.11

• Procès-verbaux AGO et AGE : modèles pré-remplis, enregistrement et export PDF (en-tête avec logo et nom de l'association).
• Registre des délibérations : centralisation des PV ; pièces jointes scannées (présence, PV signé, résultats de vote).
• Votes : export PDF des résultats après clôture d'un scrutin.
• Libellés : assemblée générale ordinaire (AGO) et assemblées générales extraordinaires (AGE) ; dossier AGO.
• Feuille de présence : choix AGO ou AGE à la génération.
• Adhérents : correction du suivi des paiements (liste, rappels de cotisation, feuille de présence).

Nouveautés v1.6.10

• Bénéficiaires — structures associées : raison sociale, RNA/SIRET et adresse pour adresser les conventions ; le bénéficiaire reste visible dans les actions.
• Conventions : sélection d'une structure destinataire (en-tête PDF) ; signature au nom du bénéficiaire personne physique.
• Partenaires : Créer bénéficiaire depuis un intervenant ; champs optionnels RNA et SIRET sur la fiche partenaire.
• Fonction (optionnel) sur les fiches bénévole, intervenant et bénéficiaire.

Nouveautés v1.6.9

• Bac à sable : création d'une association de test avec données de démonstration (choix du nom et du RNA, tous les modules optionnels activés).
• Gestion des associations : suppression complète en deux étapes — export ZIP recommandé, puis confirmation irréversible avec saisie du nom exact.
• Tableau de bord plateforme : bouton Supprimer sur chaque association et lien Gestion complète vers la liste détaillée.

Nouveautés v1.6.8

• Actions : la liste est triée par défaut selon la date de la dernière session programmée (la plus récente en premier).
• Portail : les intervenants partenaires disposent du même accès que les bénévoles (actions assignées, droits par action) avec une fiche intervenant modifiable ; pas d'accès à la fiche partenaire.
• Partenaires : colonne Accès portail sur la liste des intervenants ; activation automatique si un compte existe déjà avec le même e-mail.
• Convocations AGO / AGE : le lien `{lien_dossier}` dans l'e-mail est un lien cliquable vers l'archive ZIP.

Nouveautés v1.6.7

• Gestion administrative : procédures AGE (assemblées générales extraordinaires) — convocation à tous les adhérents, jusqu'à 10 sujets à l'ordre du jour, scrutin automatique avec une question par sujet.
• AGE : téléversement de documents joints regroupés en archive ZIP ; lien de téléchargement inclus dans l'e-mail de convocation (`{lien_dossier}`).

Nouveautés v1.6.6

• Actions : à la création ou à la modification, définissez pour chaque bénévole et intervenant les droits portail Ajouter des sessions et Clôturer l'action (tous accordés par défaut, révocables individuellement).
• Portail : les boutons de programmation de session et de clôture d'action respectent ces droits ; les administrateurs d'association conservent toujours tous les droits.
• Annuaire : cases à cocher, Sélection par type, Envoyer un e-mail à la sélection, Copier les adresses et export CSV de la sélection.
• Bénévoles : la liste affiche une colonne Accès portail (activé, désactivé, non activé).
• Apparence : personnalisation des couleurs du bandeau d'accueil (texte et liens).

Nouveautés v1.6.5

• Planning : export CSV des sessions sur la période filtrée (en plus du PDF).

Nouveautés v1.6.4

• Planning : filtre par dates de début et de fin ; l'export PDF est disponible depuis l'écran Planning (plus depuis la liste des actions).
• Actions : suppression impossible si l'action comporte des sessions ; les documents joints sont effacés, les fiches intervenants sont conservées.
• Réunions bureau / CA : saisie des décisions en texte libre ; export PDF du procès-verbal corrigé.
• 2FA : activation synchronisée sur tous les comptes partageant le même e-mail ; code de secours par e-mail pour le super-administrateur (si l'envoi SMTP est configuré).
• Aide : bouton ? sur les écrans du module Conventions / contrats (comme les autres modules).

Connexion et sécurité

1. Ouvrez l'adresse de votre application et connectez-vous avec votre e-mail et mot de passe.
2. Si la double authentification (2FA) est activée sur votre compte, saisissez le code à 6 chiffres de votre application d'authentification, ou un code de secours (format `XXXX-XXXX`).
3. Vous pouvez gérer la 2FA depuis Compte → Sécurité 2FA dans le menu latéral : à l'activation, 8 codes de secours sont affichés une seule fois ; vous pouvez les régénérer plus tard.
4. Le super-administrateur peut aussi demander un code de secours par e-mail à la connexion ou pour désactiver la 2FA, si le serveur d'envoi est configuré.

Lorsque plusieurs comptes utilisent la même adresse e-mail, l'activation ou la désactivation de la 2FA s'applique à tous ces comptes.

Tableau de bord

Après connexion, le tableau de bord affiche les raccourcis vers les modules auxquels vous avez accès. Les cartes correspondent aux modules activés pour votre association.

Rôles et droits

Chaque module peut accorder des droits distincts : consulter, créer, modifier, supprimer, et parfois des actions spécifiques (export, envoi d'e-mails, etc.).

Mode mono ou multi-association

• Mode mono : une seule association par installation.
• Mode multi : plusieurs associations sur la même plateforme. Le super-administrateur sélectionne l'association active dans le menu latéral avant de gérer ses données.

Modules optionnels

En mode multi, certains modules peuvent être activés ou désactivés par association lors de sa création ou modification :

• Trésorerie, Budget, Bénévoles, Bénéficiaires, Conventions / contrats, Actions, Partenaires, Facturation, Espace bénévoles / partenaires, Gestion administrative, Adhésions en ligne, Programme des activités et temps forts, Formation, Messagerie

Les modules Adhérents et Utilisateurs sont disponibles pour toutes les associations.

En mode multi, les administrateurs plateforme disposent en outre des modules Gestion des associations, Export / migration et Bac à sable.

Navigation

• Tableau de bord : raccourcis vers les modules activés
• Guide utilisateur : aide en ligne module par module (en bas du menu latéral)
• Informations légales : mentions légales, politique de confidentialité et contact RGPD (menu latéral, juste après le guide utilisateur)
• Bouton ? en haut des écrans : ouvre directement l'aide du module affiché
• Version imprimable : guide complet depuis Guide utilisateur → Imprimer le guide (`/help/print`)
• Bouton Tableau de bord en haut de chaque page pour revenir à l'accueil

Personnaliser l'ordre des modules (administrateurs)

Chaque administrateur peut réorganiser l'affichage du menu latéral et du tableau de bord selon ses préférences. L'ordre est personnel : il n'affecte que votre compte.

1. Menu latéral → Compte → Ordre des modules
2. Utilisez les flèches ↑ et ↓ pour déplacer les modules
3. Cliquez sur Enregistrer

Pour revenir à l'ordre initial de l'application, utilisez Réinitialiser l'ordre par défaut.

En mode multi, lorsque vous gérez la plateforme sans association sélectionnée, le lien Ordre des modules permet de classer les modules plateforme (Gestion des associations, Export / migration, Bac à sable). Chaque association peut avoir un ordre distinct enregistré pour votre compte.

Depuis le même menu Compte, l'administrateur d'association peut aussi modifier l'Apparence (logo, couleurs générales et couleurs du bandeau d'accueil).

Liens entre modules

Plusieurs modules communiquent automatiquement :

• Adhérents → Trésorerie : paiements de cotisation et avances/prêts
• Adhésions → Adhérents / Trésorerie : création de fiche et paiement HelloAsso après validation
• Manifestations → Trésorerie : affectation manuelle des encaissements (756)
• Actions → Trésorerie : encaissement des factures
• Facturation → Actions / Partenaires : devis et factures (y compris facture à la volée sans fiche partenaire)
• Actions → Conventions : devis annexé à une convention bénéficiaire
• Budget ← Trésorerie : prévisionnel et réalisé par catégorie
• Actions ← Bénévoles, Bénéficiaires, Partenaires : participants aux actions et sessions
• Portail ← Bénévoles / Intervenants : accès des participants à leurs actions
• Gestion administrative ← Adhérents, Trésorerie, Budget, Actions : réunions, dossiers AGO et rapports d'activités

Consultez la documentation de chaque module pour le détail des fonctionnalités.

Gestion des adhérents

Ce module permet de gérer les membres de l'association, leurs cotisations, les convocations d'assemblée générale ordinaire et les communications par e-mail.

Accès

Menu latéral → Gestion des adhérents

Liste des adhérents

La liste affiche tous les adhérents avec tri par nom, contact, gouvernance, statut d'adhésion et cotisation.

Depuis la liste vous pouvez :

• Créer un nouvel adhérent
• Consulter ou modifier une fiche
• Accéder aux paramètres de cotisation
• Générer une feuille de présence pour une AGO ou une AGE
• Envoyer des e-mails (diffusion générale ou rappels de cotisation)

Fiche adhérent

Informations obligatoires

• Nom et prénom
• E-mail valide
• Date d'adhésion
• Type de cotisation

Gouvernance

Vous pouvez indiquer si l'adhérent fait partie du conseil d'administration ou du bureau, avec une fonction éventuelle (Président, Trésorier, Secrétaire…).

Cotisation et paiements

La fiche affiche la date du dernier paiement (calculée depuis l'historique des paiements cotisation) et l'historique détaillé.

Pour enregistrer un paiement :

1. Ouvrez la fiche adhérent
2. Renseignez la date, le montant et le mode de paiement
3. Validez

Important : seuls les paiements enregistrés via Paiements cotisation sur la fiche adhérent alimentent le suivi (date affichée, rappels, feuille de présence). Un mouvement saisi uniquement en trésorerie ne suffit pas.

Trésorerie : si le module Trésorerie est activé, chaque paiement de cotisation crée automatiquement une entrée dans le journal de trésorerie. Ce mouvement ne peut pas être modifié depuis la trésorerie — modifiez ou supprimez le paiement depuis la fiche adhérent.

Avances et prêts

L'association peut enregistrer des avances ou prêts dans les deux sens :

Les remboursements sont enregistrés sur la même fiche. Si la Trésorerie est active, les mouvements comptables correspondants sont créés automatiquement.

Paramètres de cotisation

Menu Cotisations depuis la liste des adhérents.

Renouvellement

Deux modes sont disponibles :

• Date anniversaire : l'échéance est calculée à partir de la date d'adhésion de chaque adhérent
• Date fixe : tous les adhérents renouvellent à la même date (ex. 1er janvier)

Types tarifaires

Créez les types de cotisation (normal, réduit, bienfaiteur…) avec leur montant. Chaque adhérent est rattaché à un type.

Feuille de présence (AGO / AGE)

1. Accédez à Feuille de présence
2. Choisissez AGO ou AGE, puis indiquez la date de l'assemblée
3. La liste ne contient que les adhérents à jour de cotisation
4. Imprimez la page ou téléchargez le PDF

E-mails

Diffusion générale

Envoyez un message à tous les adhérents disposant d'une adresse e-mail valide.

Rappels de cotisation

Cible les adhérents dont la cotisation arrive à échéance dans les 30 prochains jours (ou déjà en retard), en tenant compte du dernier paiement enregistré et des paramètres de renouvellement (date fixe ou anniversaire).

Variables disponibles dans le texte :

• `{prenom}` — prénom de l'adhérent
• `{association}` — nom de l'association
• `{date_echeance}` — date d'échéance
• `{montant}` — montant de la cotisation

Droits utilisateur

Les administrateurs ont accès complet. Les utilisateurs standard peuvent avoir des droits limités : consultation seule, gestion des paiements, envoi d'e-mails, etc.

Trésorerie

Ce module gère la comptabilité de l'association, alignée sur le plan comptable associatif (PCA).

Deux régimes sont disponibles (choix à la création de l'association ou activation ultérieure) :

Régime comptable

Menu Trésorerie → Régime comptable (droit *Configurer le régime comptable*) :

• Consultation du régime actif
• Activation patrimoniale pour une association en trésorerie : opération définitive, sans perte des mouvements existants
• Consultation du plan comptable complet (classes 1 à 7) une fois le régime patrimonial actif

Journal général (régime patrimonial)

Menu Trésorerie → Journal général (droit *Consulter le journal général*) :

• Liste des écritures en partie double du mois sélectionné
• Écritures automatiques générées à chaque mouvement de trésorerie (comptes 512, 517, 531 ou 586 ↔ compte de charge ou produit)
• Virement banque (« Passé en banque ») : écriture séparée Débit 512 / Crédit 517 (ou 586) pour les encaissements HelloAsso et versements en attente
• Écritures d'engagement manuelles (droit *Saisir des écritures d'engagement*) : constater une charge ou un produit sans mouvement de caisse (ex. facture fournisseur non payée, créance adhérent)

Immobilisations et amortissements (régime patrimonial)

Menu Trésorerie → Immobilisations (droit *Consulter les immobilisations*) :

• Registre des biens amortissables (matériel informatique, mobilier, constructions…)
• Acquisition : écriture automatique débit 21xx / crédit 401 ou 512 (droit *Gérer les immobilisations*)
• Dotations annuelles : menu Amortissements (droit *Calculer les amortissements*) — calcul linéaire au prorata, écriture débit 6811 / crédit 28xx
• Sortie d'un bien avec écriture de reprise des amortissements

Bilan patrimonial (régime patrimonial)

Menu Trésorerie → Bilan patrimonial (droit *Consulter le compte de résultat*) :

• Actif / Passif au 31/12 depuis le journal général (classes 1 à 5)
• Compte de résultat de l'exercice (classes 6 et 7)
• Export PDF pour l'AGO (droit *Exporter*)
• Le dossier AGO utilise automatiquement ce bilan lorsque le régime patrimonial est actif

Phase suivante : écritures d'ouverture / clôture d'exercice.

Ponts métier et écritures automatiques

Les modules Adhérents, Actions et le Budget alimentent la trésorerie via des ponts automatiques :

Dans le plan Asso-Services, les cotisations sont au compte 701 (et non 756, réservé aux produits de manifestations). Le compte 517 sert de compte d'attente HelloAsso / prestataire de paiement.

Chaque mouvement auto porte le tiers (nom adhérent ou partenaire facturé). La suppression du paiement, de l'avance ou du mouvement lié contre-passe les écritures journal associées.

Le budget compare le prévisionnel au réalisé : en régime patrimonial, le réalisé provient du journal général (classes 6 et 7) ; en régime trésorerie, des mouvements de caisse.

Accès

Menu latéral → Comptabilité

Module optionnel — doit être activé pour votre association.

Journal mensuel

La page d'accueil affiche les mouvements du mois sélectionné avec :

• Entrées (recettes)
• Sorties (dépenses)
• Solde du mois

Naviguez entre les mois avec les flèches ou le sélecteur.

Enregistrer un mouvement

1. Cliquez sur + Nouveau mouvement
2. Choisissez Entrée ou Sortie
3. Renseignez : date, libellé, montant, catégorie PCA, mode de paiement, notes

Règles de saisie

• Le montant doit être strictement positif
• La catégorie est obligatoire et doit correspondre au type de mouvement (produit pour une entrée, charge pour une sortie)

Mouvements automatiques

Certains mouvements sont créés automatiquement par d'autres modules. Ils sont non modifiables depuis la trésorerie :

Ces mouvements sont identifiés comme automatiques dans le journal.

Catégories PCA

Menu Catégories depuis la trésorerie.

Les catégories sont classées en :

• Produits (recettes) — comptes 7xxx du PCA
• Charges (dépenses) — comptes 6xxx du PCA

Vous pouvez créer, modifier ou désactiver des catégories. Chaque catégorie porte un code comptable et un libellé.

Compte de résultat

Le bilan (compte de résultat) affiche par année :

• Total des produits
• Total des charges
• Résultat (excédent ou déficit)

Accès : Compte de résultat depuis le menu ou la trésorerie.

Export CSV

Exportez les mouvements d'un mois au format CSV (séparateur point-virgule, encodage UTF-8) pour un traitement externe (tableur, expert-comptable).

Droits utilisateur

Consulter, créer, modifier, supprimer des mouvements ; gérer les catégories ; exporter ; consulter le compte de résultat — selon les droits accordés.

Budget

Ce module permet d'établir un budget prévisionnel annuel par catégorie de trésorerie et de le comparer au réalisé.

Accès

Menu latéral → Budget

Module optionnel — nécessite le module Trésorerie activé.

Budget prévisionnel

1. Sélectionnez l'année (exercice)
2. Saisissez les montants prévus pour chaque catégorie de recettes et de charges
3. Enregistrez

Synthèse

Le tableau affiche :

• Prévu recettes
• Prévu charges
• Solde prévisionnel

Les montants prévus ne peuvent pas être négatifs.

Afficher le réalisé

Cliquez sur Calculer le réalisé pour ajouter des colonnes de comparaison pour l'année sélectionnée.

Vous comparez ainsi prévisionnel et exécution catégorie par catégorie (via le code comptable PCA de chaque catégorie).

Budget initial depuis l'année précédente

Le bouton Préparer depuis l'exercice clôturé remplit les montants prévus à partir du réalisé de l'année N-1 (mouvements ou journal selon le régime).

Attention : cette action remplace les montants déjà saisis. Une confirmation vous est demandée.

Lien avec la trésorerie

Le budget repose sur les catégories définies dans le module Trésorerie. Toute nouvelle catégorie y apparaît automatiquement dans le budget.

Un lien direct permet d'accéder au compte de résultat (régime trésorerie) ou au bilan patrimonial (régime patrimonial) de l'année consultée.

Droits utilisateur

Consulter et saisir/modifier le prévisionnel selon les droits accordés.

Bénévoles

Ce module gère l'annuaire des bénévoles de l'association et le référentiel de leurs compétences.

Accès

Menu latéral → Bénévoles

Module optionnel — doit être activé pour votre association.

Liste des bénévoles

Affiche tous les bénévoles enregistrés. Colonnes principales : nom, prénom, e-mail (cliquable si renseigné), téléphone, Accès portail, statut.

La colonne Accès portail indique :

Depuis la liste :

• Créer un bénévole
• Consulter ou modifier une fiche
• Accéder à la gestion des compétences

Fiche bénévole

Champs obligatoires

• Nom et prénom
• E-mail
• Téléphone

Champs optionnels

• Fonction (ex. psychologue, animateur…)
• Adresse
• Notes

Compétences

Cochez une ou plusieurs compétences depuis la liste (Accompagnement, Informatique, Animation…).

Les compétences sont définies dans le référentiel Compétences (menu depuis la liste).

Professionnel de santé

Cochez Ce bénévole exerce une profession de santé si applicable, puis renseignez :

• ADELI (9 chiffres, ou « EN COURS ») — professions paramédicales
• RPPS (11 chiffres, ou « EN COURS ») — médecins, pharmaciens, chirurgiens-dentistes, etc.

Au moins l'un des deux champs est requis lorsque la case est cochée. Indiquez EN COURS si le numéro n'est pas encore attribué.

Compétences (référentiel)

Créez, modifiez ou supprimez les compétences disponibles. Elles sont ensuite assignables aux bénévoles.

Utilisation dans les Actions

Les bénévoles sont assignables aux actions et sessions comme participants. Leur participation est gratuite (aucun montant facturé dans les devis).

Assigner un bénévole à une action fait passer son statut en En cours.

Espace portail — fiche personnelle

Un bénévole disposant d'un accès portail peut modifier sa propre fiche depuis Ma fiche bénévole (tous les champs, y compris l'e-mail).

Si la personne a déjà un espace adhérent ou un accès intervenant partenaire actif avec le même e-mail, l'accès bénévole est activé automatiquement à la création de la fiche (ou sans nouveau mot de passe en activation manuelle).

En cas de changement d'e-mail, la double authentification est réinitialisée : le bénévole est invité à la reconfigurer immédiatement.

Droits utilisateur

Consulter, créer, modifier, supprimer des bénévoles ; gérer les compétences selon les droits accordés.

Bénéficiaires

Ce module gère l'annuaire des personnes bénéficiaires des actions de l'association.

Accès

Menu latéral → Bénéficiaires

Module optionnel — doit être activé pour votre association.

Liste des bénéficiaires

Affiche tous les bénéficiaires enregistrés.

• Créer un bénéficiaire
• Consulter ou modifier une fiche
• Supprimer un bénéficiaire

Les structures associées ne sont pas affichées dans la liste (elles restent optionnelles à l'affichage).

Fiche bénéficiaire

Champs obligatoires

• Nom et prénom
• E-mail ou téléphone (au moins l'un des deux)

Champs optionnels

• Adresse personnelle
• Fonction (ex. psychologue, coordinateur…)
• Notes

Structures associées

Un bénéficiaire peut être rattaché à une ou plusieurs structures (raison sociale, SIRET et/ou RNA optionnels, adresse).

• La structure sert à adresser les documents (conventions PDF) à une organisation.
• Dans les actions, c'est toujours le bénéficiaire (la personne) qui apparaît.
• Lorsqu'une convention ou une action est créée, la structure sélectionnée (ou la structure par défaut) est conservée en référence.

Vous pouvez marquer une structure comme par défaut : elle sera proposée automatiquement pour les nouvelles conventions et actions.

Création depuis un intervenant partenaire

Depuis la fiche d'un partenaire, sur chaque intervenant, le bouton Créer bénéficiaire permet de :

1. Créer un bénéficiaire reprenant les coordonnées de l'intervenant (nom, e-mail, téléphone, fonction).
2. Associer automatiquement une structure correspondant au partenaire (raison sociale, adresse, RNA et SIRET si renseignés).

Si un bénéficiaire existe déjà pour cet intervenant, un lien Voir bénéficiaire est affiché à la place.

Utilisation dans les Actions et Conventions

• Actions : le bénéficiaire est la personne référencée ; la structure liée est enregistrée pour les documents si une structure par défaut existe.
• Conventions : vous pouvez choisir la structure destinataire du PDF (en-tête du document). La signature reste celle du bénéficiaire personne physique.

Droits utilisateur

Consulter, créer, modifier, supprimer selon les droits accordés.

La création depuis un intervenant partenaire nécessite le droit de gérer les intervenants et le droit de créer des bénéficiaires.

Mise à jour technique (administrateurs système)

Si vous mettez à jour une installation existante vers une version incluant les structures bénéficiaires, exécutez la migration SQL :

[`database/migrations/056_beneficiary_structures.sql`](../../../database/migrations/056_beneficiary_structures.sql)

Index des migrations : [`database/migrations/README.md`](../../../database/migrations/README.md).

Le diagnostic `www/check.php` signale si cette migration n'a pas encore été appliquée.

Conventions / contrats

Ce module permet de rédiger des conventions ou contrats avec les bénéficiaires : proposition d'intervention composée d'articles, numérotation annuelle et export PDF.

Accès

Menu latéral → Conventions / contrats

Module optionnel — doit être activé pour votre association.

Le bouton ? en haut de chaque écran ouvre l'aide de ce module (également accessible via Guide utilisateur dans le menu).

Référentiel d'articles

Avant de créer des conventions, configurez le référentiel d'articles (modèles réutilisables propres à votre association).

Accès : bouton Référentiel d'articles depuis la liste des conventions.

• Ajoutez, modifiez, supprimez ou réorganisez les articles modèles
• La modification ou la suppression d'un article du référentiel n'affecte pas les conventions déjà créées (le contenu est copié à la création)

Créer une convention

1. Cliquez sur + Nouvelle convention
2. Choisissez le bénéficiaire
3. Sélectionnez éventuellement une structure destinataire (organisation à laquelle adresser le PDF — voir module Bénéficiaires)
4. Cochez les articles du référentiel à inclure
5. Validez — la convention est créée en brouillon

Depuis la fiche convention vous pouvez :

• Modifier le titre et le contenu de chaque article
• Réorganiser les articles (↑ ↓)
• Ajouter un article depuis le référentiel ou un article personnalisé
• Lier une action et éventuellement un devis existant pour ce bénéficiaire
• Changer la structure destinataire (en-tête du document PDF)

Structure destinataire et PDF

• L'en-tête du PDF (raison sociale, adresse, RNA/SIRET) correspond à la structure choisie, ou à l'adresse personnelle du bénéficiaire si aucune structure n'est sélectionnée.
• La signature reste celle du bénéficiaire (personne physique).
• La structure enregistrée est conservée en référence même si la fiche bénéficiaire est modifiée ensuite.

Lien avec une action et un devis

Si le module Actions est actif :

1. Sélectionnez l'action liée au bénéficiaire
2. Enregistrez — les devis disponibles apparaissent
3. Choisissez un devis annexé (optionnel) : il sera reproduit en annexe du PDF

Émettre et télécharger le PDF

1. Vérifiez les articles et le signataire association (nom et fonction)
2. Cliquez sur Émettre / PDF
3. Un numéro annuel est attribué (ex. `2026-001`)
4. Le PDF contient : en-tête association / bénéficiaire, articles, signatures, pied de page (RNA, SIRET, pagination), annexe devis le cas échéant

Statuts

Droits utilisateur

Consulter, créer, modifier, supprimer, émettre (PDF) selon les droits accordés.

Actions

Ce module permet de planifier et suivre les activités de l'association : actions, sessions, planning, devis et factures.

Accès

Menu latéral → Actions

Ce module doit être activé pour votre association. Il s'appuie sur les modules Bénévoles, Bénéficiaires et Partenaires s'ils sont disponibles.

Types d'actions

Avant de créer une action, définissez au moins un type d'action (Atelier, Accompagnement, Formation…).

Accès : bouton Types d'actions depuis la liste des actions.

Liste des actions

Par défaut, les actions sont triées selon la date de leur dernière session programmée (ordre décroissant). La colonne Date affiche cette dernière session, ou la date prévue de l'action s'il n'y a pas encore de session. Les colonnes Devis et Facture reprennent le statut du dernier devis et de la dernière facture de l'action. Les colonnes restent triables.

Créer une action

La création se fait en deux phases :

Phase 1 — Créer l'action

1. Cliquez sur + Nouvelle action
2. Renseignez le titre, le type, l'origine, la date prévue et éventuellement un tarif ou des notes
3. Cliquez sur Créer l'action et continuer

Vous arrivez sur la fiche action.

Phase 2 — Compléter depuis la fiche

Un encart Compléter l'action propose des raccourcis :

• Bénévoles — affectation avec ou sans demande d'acceptation
• Intervenants partenaires
• Bénéficiaires
• Droits portail (si le module Espace bénévoles / partenaires est activé)
• Documents

Ces étapes sont optionnelles et peuvent être faites plus tard.

Modifier une action

Le bouton Modifier ouvre le formulaire complet : informations de l'action, participants, droits portail et documents. Tout reste modifiable depuis cet écran.

Si le module Espace bénévoles / partenaires est activé, ajustez les droits portail de chaque participant (voir ci-dessous).

Droits portail par participant

Lorsque le module portail est activé, une section Droits portail sur cette action apparaît sous les participants.

Pour chaque bénévole et intervenant partenaire sélectionné, vous pouvez autoriser ou refuser :

Par défaut, les deux droits sont accordés à tous les participants. Décochez une case pour révoquer un droit sur cette action uniquement.

Les administrateurs d'association connectés à l'espace portail conservent tous les droits, quelle que soit la configuration.

La table se met à jour automatiquement lorsque vous ajoutez ou retirez des participants.

Statuts automatiques

Affecter des bénévoles avec acceptation

Depuis la fiche action, le bouton Affecter des bénévoles ouvre un écran dédié :

1. Sélectionnez un ou plusieurs bénévoles
2. Dans le tableau Acceptation, cochez uniquement ceux pour lesquels vous demandez une validation
3. Enregistrez

Sans demande d'acceptation (case non cochée pour un bénévole)

• l'affectation de ce bénévole est immédiate ;
• il apparaît comme Accepté sur la fiche action.

Avec demande d'acceptation (case cochée pour un bénévole)

• ce bénévole reçoit un e-mail avec un lien vers son espace portail ;
• son état d'invitation est En attente ;
• si au moins une acceptation est demandée, l'action passe à En attente.

Vous pouvez donc demander l'acceptation à certains bénévoles et affecter les autres immédiatement.

Si tous les bénévoles en attente acceptent, l'action passe à Affectée (ou En cours s'il existe déjà des sessions).

Si un seul bénévole refuse :

• tous les bénévoles sont retirés de l'action ;
• le statut repasse à À affecter ;
• un e-mail est envoyé aux administrateurs d'association pour qu'ils réaffectent la mission.

Tant qu'un bénévole est en attente, il voit l'action dans son portail mais ne peut ni ajouter de session ni clôturer l'action.

Sessions

Une action peut comporter plusieurs sessions (créneaux datés).

Pour chaque session :

• Date (optionnelle — sans date, la session apparaît en tête de la liste sur la fiche action), heure de début (optionnelle — sans heure, affichage « Heure à définir ») et durée
• Notes : texte libre ; cochez Note privée pour la rendre visible uniquement par vous (les autres utilisateurs voient seulement qu'une note privée existe)
• Bénévoles, intervenants et bénéficiaires (par défaut ceux de l'action, modifiables)

Depuis la fiche action : + Session ou Modifier une session existante.

Les bénévoles et intervenants partenaires peuvent renseigner un mini CV sur leur fiche (module Bénévoles / Partenaires) ; il est repris à la création d'un devis.

Calcul des devis

Le montant d'un devis est calculé à partir des intervenants partenaires tarifés : tarif horaire × durée de chaque session. Les bénévoles et intervenants sans tarif sont indiqués comme prestations gratuites.

Planning

Accès : bouton Planning depuis la liste des actions.

Indiquez une date de début (aujourd'hui par défaut) et une date de fin (fin du mois en cours par défaut). Le tableau n'affiche que les sessions comprises dans cet intervalle.

• Date, heure, durée
• Bénéficiaire, action, numéro de session
• Intervenants et bénévoles

Les exports PDF et CSV sont disponibles depuis l'écran Planning (boutons dans le filtre de dates). La période choisie est reprise dans chaque document.

Le rapport d'activités possède sa propre sélection de période (mois ou 12 mois glissants) : il est indépendant du planning.

Supprimer une action

Une action ne peut être supprimée que si elle ne comporte aucune session, aucun devis et aucun mouvement de trésorerie lié à une facture.

La suppression efface l'action et ses documents joints. Les fiches intervenants (module Partenaires) ne sont pas supprimées — seules les affectations à cette action disparaissent.

Rapport d'activités

Le Rapport d'activités (menu depuis la liste des actions) synthétise l'activité par type d'action sur une période mensuelle ou sur 12 mois glissants :

• Avec date d'édition : les 12 mois précédant cette date
• Sans date d'édition : choisissez une année de référence (fin au 31/12 de l'année, ou aujourd'hui si année en cours)

• Nombre d'actions distinctes ayant au moins une session sur la période
• Nombre de sessions
• Durée totale (somme des durées de session)

Les actions annulées sont exclues du calcul.

Un export PDF est disponible depuis l'écran du rapport (filtres de période conservés).

Devis

Créer ou modifier un devis

1. Ouvrez la fiche action
2. Section Devis → + Créer un devis (ou Modifier tant que le devis est *en préparation*)
3. Cochez les sections à inclure, réordonnez-les par le n° de ligne ou les flèches (↑ ↓), et modifiez leur titre, description et tarifs avant validation
4. Ajoutez des articles personnalisés (+ Article personnalisé) ou des lignes du référentiel encore absentes du devis (en modification). Pour une ligne déjà incluse issue du référentiel, utilisez ↻ Référentiel pour reprendre le contenu actuel du modèle.
5. Pour la ligne Prestations intervenants, les sessions concernées s'affichent avec leurs acteurs (intervenants tarifés, gratuits, bénévoles) ; vérifiez ou modifiez les tarifs horaires et durées
6. Pour la ligne Profils des intervenants, sélectionnez les bénévoles et intervenants tarifés et ajustez leur mini CV (prérempli depuis leur fiche)
7. Adaptez la phase finale du devis (mentions légales, exonération TVA, contact de l'association)
8. Choisissez l'auteur du devis parmi les adhérents : son nom et sa fonction (gouvernance) apparaîtront à la signature côté association sur le PDF
9. Indiquez la durée de validité du devis en jours ou mois (30 jours par défaut à la création) — elle apparaît sur le PDF
10. Validez — le devis est enregistré en base avec un numéro unique

Le référentiel lignes de devis (menu depuis la fiche action ou `/actions/devis-referentiel`) permet de définir des modèles réutilisables, sur le même principe que les articles de convention.

Numérotation

Format année-numéro : `2026-001`, `2026-002`… Le compteur repart à 001 chaque année. Si vous supprimez un devis refusé, son numéro est libéré et peut être réattribué au prochain devis de la même année.

Modification et envoi

Tant que le devis est en préparation, son contenu (sections, articles, profils, phase finale) reste modifiable. Les dates et heures des sessions affichées dans le devis sont mises à jour automatiquement lorsque vous modifiez une session. Cliquez sur Envoyer pour le transmettre au client : le contenu est alors figé, mais le PDF peut toujours être regénéré.

Le PDF comporte en bas deux emplacements de signature : à gauche le nom de l'association, puis le nom et la fonction de l'adhérent choisi comme auteur du devis ; à droite Bon pour accord avec date et signature du client. Sous la date d'établissement figure la durée de validité du devis (en jours ou en mois).

Cycle de vie

1. En préparation — devis créé ou en cours d'édition, PDF téléchargeable
2. Envoyé — contenu verrouillé, en attente de décision
3. Accepté ou Refusé — décision enregistrée (réversible : un devis refusé peut être accepté et inversement ; le refus n'annule pas l'action)
4. Suppression — un devis refusé peut être supprimé pour libérer le numéro
5. Facturé — après émission de la facture liée

Factures

Créer un brouillon depuis un devis accepté

1. Sur un devis accepté, utilisez Créer le brouillon
2. Indiquez la date de facture prévue et éventuellement des notes
3. Aucun numéro définitif n'est attribué à ce stade — le PDF est marqué « brouillon »
4. Le PDF facture reprend les lignes tarifées du devis (une ligne par article avec montant) et affiche les Conditions de paiement en dernière ligne avant le total

La ligne Conditions de paiement est ajoutée automatiquement depuis le référentiel si elle n'est pas déjà dans le devis. Elle n'entre pas dans le total.

Modifier un brouillon de facture

1. Sur la fiche action, cliquez sur Modifier à côté du brouillon
2. Ajustez la date, les lignes et les montants
3. Pour une ligne issue du référentiel, cliquez sur ↻ Référentiel pour la recharger depuis le modèle actuel (titre, texte, tarif, intervenants ou profils selon le type de ligne)
4. Enregistrez — le brouillon reste modifiable tant qu'il n'est pas émis

Émettre la facture

1. Vérifiez le brouillon (contenu, montants, date)
2. Cliquez sur Émettre la facture — un numéro définitif est attribué (ex. `2026-0001`)
3. Le devis passe au statut Facturé
4. En comptabilité d'engagement (régime patrimonial), l'écriture de créance est créée à l'émission ; la facture reste Émise

Numérotation légale

Format année-numéro sur 4 chiffres : `2026-0001`, `2026-0002`… sans trou dans la séquence (numéros réservés uniquement à l'émission).

Sans TVA : les montants sont affichés en total TTC sans gestion de TVA.

Encaissement (rapprochement bancaire)

Si le module Trésorerie est actif :

• Depuis une facture émise, enregistrez l'encaissement (date, catégorie produit, mode de paiement)
• La facture passe au statut Payée

Le mouvement est lié à la facture et ne peut pas être modifié directement dans la trésorerie.

Droits utilisateur

Consulter, créer, modifier, supprimer des actions ; gérer les types d'actions selon les droits accordés.

Facturation

Ce module permet d'émettre des devis et de suivre les factures de l'association, en s'appuyant sur le fichier partenaires / intervenants et le référentiel de lignes de devis.

Accès

Menu latéral → Facturation

Modules requis : Actions (moteur devis / factures), Partenaires (devis liés à un partenaire). Le module Trésorerie est nécessaire pour les encaissements.

Onglets

• Devis — création, suivi et transformation en facture

• Factures — brouillons, émission et encaissement

Facture à la volée

Sans devis ni partenaire enregistré :

1. Cliquez sur + Facture à la volée

1. Choisissez particulier ou entreprise et renseignez l'adresse du client

1. Ajoutez les lignes une par une : aucune ligne n'est incluse par défaut

- Article du référentiel : menu déroulant puis + Ajouter

- Article personnalisé : bouton dédié (titre, description, tarif)

1. Tarif : optionnel (0 = pas de montant sur le PDF)

1. TVA : taux optionnel par ligne si l'association est assujettie

1. Enregistrez le brouillon, vérifiez-le, puis émettez et encaissez comme les autres factures

Le client n'est pas ajouté au fichier partenaires.

Émettre un devis

1. Cliquez sur + Nouveau devis

1. Choisissez le partenaire (client) : ses coordonnées figurent sur le devis

1. Cochez un ou plusieurs intervenants de ce partenaire (profils et prestations)

1. Composez le devis avec le référentiel de lignes (bouton « Référentiel lignes »)

1. Enregistrez le devis

Le devis est numéroté automatiquement (ex. 2026-001).

Référentiel

Le référentiel des lignes de devis est partagé avec le module Actions (Référentiel lignes). Vous pouvez y définir des modèles de prestations, profils intervenants, etc.

Cycle devis → facture

Après acceptation :

1. Brouillon de facture (sans numéro) — modifiable

1. Émission — numéro définitif attribué

1. Encaissement — statut Payée (Trésorerie)

Statuts de facturation

Lien avec le module Actions

Les devis créés depuis Facturation génèrent un dossier technique (action externe) lié au partenaire. Vous pouvez aussi créer des devis depuis une fiche action existante ; ils apparaissent dans les deux modules. Les brouillons de facture (y compris à la volée) se modifient depuis Facturation ou Actions.

Droits

Partenaires

Ce module gère le répertoire des organisations partenaires et de leurs intervenants, utilisables dans le module Actions.

Accès

Menu latéral → Partenaires

Module optionnel — doit être activé pour votre association.

Partenaires

Un partenaire représente une organisation (association, entreprise, institution…) avec :

• Nom
• RNA et SIRET (optionnels)
• Adresse (optionnelle)
• Notes

Actions

• Créer un partenaire
• Consulter la fiche (liste des intervenants)
• Modifier ou supprimer

Intervenants

Chaque intervenant est rattaché à un partenaire. Fiche :

• Nom et prénom
• E-mail et téléphone
• Fonction (optionnel)
• Tarif horaire (utilisé pour le calcul des devis dans les Actions)

Actions

Depuis la fiche partenaire :

• + Ajouter un intervenant
• Modifier ou supprimer un intervenant existant
• Créer bénéficiaire : si le module Bénéficiaires est activé, crée un bénéficiaire à partir des coordonnées de l'intervenant et associe le partenaire comme structure (voir module Bénéficiaires)

Accès portail (intervenants)

Si le module Espace bénévoles / partenaires est activé, vous pouvez activer l'accès portail depuis la fiche intervenant (section dédiée). La liste des intervenants sur la fiche partenaire affiche le statut Accès portail. L'intervenant connecté consulte uniquement ses actions assignées et peut modifier sa fiche intervenant (pas la fiche partenaire).

Si la personne a déjà un compte bénévole ou adhérent (même e-mail), l'accès partenaire est relié automatiquement à la création (sans nouveau mot de passe).

Utilisation dans les Actions

Les intervenants apparaissent lors de l'assignation des participants à une action ou une session. Leur tarif horaire × la durée de la session entre dans le calcul du devis.

Les intervenants sans tarif ou à tarif nul sont traités comme des prestations gratuites.

Droits utilisateur

Consulter, créer, modifier, supprimer des partenaires et intervenants selon les droits accordés.

Espace bénévoles / partenaires (portail)

Ce module ouvre un espace de connexion dédié aux bénévoles et aux intervenants partenaires, pour consulter leurs actions et sessions sans accéder à la gestion administrative.

Accès administrateur

Menu latéral → le module Espace bénévoles / partenaires n'apparaît pas dans la navigation staff : il se configure via les fiches Bénévoles et Partenaires.

Module optionnel — doit être activé pour votre association.

Activer l'accès portail pour un bénévole

1. Ouvrez la fiche Bénévole
2. Section Accès portail : créez ou liez un compte utilisateur (e-mail, mot de passe)
3. Le bénévole se connecte avec le même formulaire que le staff, puis choisit l'espace Portail si plusieurs contextes sont disponibles

Si un compte utilisateur, administrateur, adhérent ou intervenant partenaire existe déjà avec le même e-mail, l'accès portail est relié automatiquement à la création du bénévole (aucun nouveau mot de passe). En activation manuelle, le mot de passe n'est pas demandé non plus : la personne se connecte avec son mot de passe existant et peut choisir parmi les espaces disponibles (bénévole, partenaire, adhérent).

Activer l'accès portail pour un intervenant partenaire

1. Ouvrez la fiche Partenaire → Intervenant (création ou modification)
2. Section Accès portail : créez ou liez un compte utilisateur (e-mail, mot de passe)
3. L'intervenant se connecte avec le même formulaire que le staff, puis choisit l'espace Espace partenaire (ou Espace bénévole / partenaire s'il est aussi bénévole)

Si un compte utilisateur, administrateur, adhérent ou bénévole existe déjà avec le même e-mail, l'accès est relié automatiquement à la création (sans nouveau mot de passe).

Droits sur une action (côté staff)

Lors de la création ou de la modification d'une action (module Actions), vous pouvez définir pour chaque bénévole et intervenant :

• s'il peut ajouter des sessions depuis le portail ;
• s'il peut clôturer l'action.

Tous les droits sont accordés par défaut ; décochez une case pour les révoquer sur cette action.

Les administrateurs d'association conservent toujours tous les droits dans le portail.

Ce que voit l'utilisateur portail

• Mon espace : tableau de bord simplifié
• Ma fiche bénévole : le bénévole peut mettre à jour l'ensemble de sa fiche (identité, coordonnées, compétences, ADELI / RPPS). En cas de changement d'e-mail, la 2FA est réinitialisée et doit être reconfigurée.
• Ma fiche intervenant : l'intervenant partenaire peut mettre à jour sa fiche (identité, coordonnées, notes). Les tarifs restent gérés par l'association. Il n'a pas accès à la fiche partenaire (organisation).
• Mes manifestations : sessions que vous animez (feuille de présence / scan QR) et manifestations auxquelles vous êtes inscrit (dates, statut, billet QR si publique)
• Mes actions : actions et sessions auxquelles il est assigné (uniquement celles où il figure comme bénévole ou intervenant)
• Programmer une session : visible uniquement si l'utilisateur a le droit sur au moins une action (bénévoles et intervenants)
• Modifier / supprimer une session : si l'utilisateur est acteur de la session (inscrit dessus), il peut changer la date/heure (report) ou supprimer une session qui n'a pas eu lieu (confirmation demandée). L'action ne doit pas être clôturée ni annulée.
• Clôturer une action : formulaire visible uniquement si le droit a été accordé sur cette action
• Mon rapport d'activités (bénévoles uniquement) : synthèse par type d'action de leurs sessions (mois ou 12 mois glissants), export PDF
• Consultation des détails (dates, participants, commentaires le cas échéant)
• Pas d'accès à la trésorerie, aux adhérents ni aux autres modules administratifs

Sécurité

• Les comptes portail sont limités au rôle bénévole ou intervenant
• La double authentification (2FA) peut être activée comme pour les autres comptes
• En cas de changement d'e-mail, mettez à jour le compte depuis la fiche bénévole ou intervenant

Commentaires sur les actions

Si les commentaires sont activés, les utilisateurs portail peuvent échanger sur une action ou une session depuis leur espace (selon configuration de l'association).

Gestion des utilisateurs

Ce module permet à l'administrateur de l'association de gérer les comptes utilisateurs et leurs droits d'accès.

Accès

Menu latéral → Gestion des utilisateurs

Réservé aux administrateurs de l'association.

Liste des utilisateurs

Affiche tous les comptes de l'association avec leur rôle, statut (actif/inactif) et dernière connexion (ou « Jamais connecté »).

Créer un utilisateur

1. Cliquez sur + Nouvel utilisateur
2. Renseignez : nom, prénom, e-mail, mot de passe (8 caractères minimum)
3. Définissez les droits par module
4. Activez ou non le compte

Rôle

En mode standard, les utilisateurs créés ont le rôle Utilisateur. Seul le super-administrateur (mode multi) peut créer des administrateurs d'association.

Droits par module

Pour chaque module accessible, vous pouvez accorder :

• Consulter
• Créer
• Modifier
• Supprimer
• Droits spécifiques (export, catégories, envoi d'e-mails…)

Les administrateurs d'association ont accès total — les droits granulaires ne s'appliquent qu'aux utilisateurs standard.

Modifier un utilisateur

Vous pouvez mettre à jour les informations, réinitialiser la 2FA, modifier les droits ou désactiver le compte. La fiche affiche aussi la dernière connexion du compte.

Supprimer un utilisateur

La suppression est définitive. Vous ne pouvez pas supprimer votre propre compte.

Sécurité

Encouragez les utilisateurs à activer la double authentification (2FA) depuis Compte → Sécurité 2FA. À l'activation, 8 codes de secours à usage unique sont affichés une seule fois.

Lorsque plusieurs comptes partagent la même adresse e-mail, l'activation ou la désactivation de la 2FA s'applique à tous ces comptes.

La liste des utilisateurs indique si la 2FA est active pour chaque adresse e-mail. L'administrateur peut réinitialiser la 2FA d'un utilisateur (sauf super-administrateur plateforme, qui doit la désactiver lui-même avec un code valide).

Le super-administrateur peut recevoir un code de secours par e-mail à la connexion ou pour désactiver sa 2FA, si l'envoi SMTP de l'application est configuré.

Gestion des associations

Ce module est réservé au super-administrateur en mode multi-associations. Il permet de créer et administrer les associations hébergées sur la plateforme.

Accès

Menu latéral → Gestion des associations

Visible uniquement en mode multi pour les comptes super-administrateur ou administrateur plateforme.

Liste des associations

Affiche toutes les associations avec leur statut (active/inactive).

Créer une association

1. Cliquez sur + Nouvelle association
2. Renseignez les informations légales :

- Nom - RNA (obligatoire, format W + 9 chiffres) - SIRET (optionnel) - Coordonnées

1. Créez le compte administrateur de l'association (identité, e-mail, mot de passe)
2. Cochez les modules optionnels à activer pour cette association

Modules activables par association

• Trésorerie
• Budget
• Bénévoles
• Bénéficiaires
• Conventions / contrats
• Actions
• Partenaires
• Espace bénévoles / partenaires (portail)
• Gestion administrative

Les modules Adhérents et Utilisateurs sont toujours disponibles.

TVA (franchise ou assujettissement)

L'administrateur de l'association configure le régime TVA dans Compte → Coordonnées de l'association (`/association/profile`) :

• Non assujettie (défaut, franchise en base art. 293 B) : les factures d'actions PDF portent la mention « TVA non applicable, article 293 B du CGI ».
• Assujettie : saisie obligatoire du numéro de TVA intracommunautaire (format FR…) et du taux par défaut (20 %, 10 %, 5,5 % ou 2,1 %). Les factures détaillent HT, TVA et TTC.

Les devis ne portent pas la mention franchise ; seules les factures sont concernées.

Basculer entre associations

Utilisez le sélecteur d'association en haut du menu latéral pour choisir l'association à gérer, ou cliquez sur Gérer depuis le tableau de bord plateforme.

Lorsque aucune association n'est sélectionnée, vous êtes en vue Plateforme (gestion globale).

Tableau de bord plateforme

Sans association active, le tableau de bord liste toutes les associations avec le nombre d'adhérents et les modules activés.

Supprimer une association

Depuis la liste (Gestion des associations ou tableau de bord plateforme), cliquez sur Supprimer sur la ligne concernée. Le processus se déroule en deux étapes :

Étape 1 — Export (recommandé)

Le programme propose de télécharger un export ZIP complet (données et fichiers), identique au module Export / migration. Vous pouvez :

• cliquer sur Télécharger l'export ZIP pour sauvegarder l'association sur votre ordinateur ;
• ou Continuer sans exporter si vous n'avez pas besoin de sauvegarde.

Étape 2 — Confirmation irréversible

Un avertissement rappelle que la suppression est définitive : utilisateurs, adhérents, bénévoles, actions, comptabilité, fichiers uploadés, etc.

Pour confirmer :

1. cochez la case indiquant que vous comprenez le caractère irréversible de l'action ;
2. saisissez le nom exact de l'association ;
3. cliquez sur Supprimer définitivement l'association.

Cette action ne peut pas être annulée. Pensez à conserver l'export ZIP si vous pourriez avoir besoin des données ultérieurement.

Maintenance plateforme

Menu latéral → Plateforme → Maintenance (administrateurs plateforme uniquement, contexte Plateforme).

Planifier

1. Indiquez la date et l'heure de début, puis de fin
2. Validez Planifier la maintenance

Avant le début

Un bandeau rouge (texte blanc) s'affiche en haut de tous les écrans : *Maintenance prévue le … de … à …*. L'application reste utilisable.

Pendant la maintenance

À l'heure de début, ou sur Activer la maintenance maintenant :

• tous les accès sont coupés avec le message « Maintenance en cours » ;
• les utilisateurs connectés sont déconnectés ;
• l'administrateur plateforme ne voit plus que l'écran Terminer la maintenance.

Activer immédiatement

• Sur une maintenance planifiée : bouton Activer la maintenance maintenant.
• Sans planification : section Démarrer immédiatement avec la date/heure de fin prévue.

Terminer

Cliquez sur Terminer la maintenance pour rétablir l'accès normal. Vous pouvez Annuler la planification tant que la maintenance n'a pas démarré.

Export / migration d'une association

Ce module permet de transférer l'intégralité des données d'une association d'une installation multi-associations vers une installation isolée (mode single).

Accès

Menu latéral → Export / migration

Export (mode multi)

Le fichier ZIP téléchargé contient :

• `manifest.json` — tables métier (format version 2)
• Dossier `uploads/` — logo, justificatifs, pièces jointes
• `README.txt` — instructions

Tables exportées

• Adhérents, cotisations, avances, trésorerie, budget
• Comptabilité : plan de comptes, journal, immobilisations, amortissements
• Bénévoles, bénéficiaires (structures), partenaires, actions (devis, factures, pièces jointes)
• Administration : réunions bureau/CA, dossiers AGO/AGE, PV et pièces jointes
• Votes électroniques (scrutins, questions, bulletins, audit)
• Utilisateurs staff et portail, modules activés

Non inclus : comptes administrateurs plateforme, paramètres globaux de la plateforme, journaux de connexion.

Procédure export

1. Accédez à Export / migration
2. Consultez le volume de données par association
3. Cliquez sur Télécharger l'export
4. Conservez l'archive en lieu sûr (données sensibles et mots de passe hashés)

Import (mode single)

L'import remplace toutes les données de l'association cible (base + fichiers uploadés).

Procédure import

1. Déployez Asso-Services en mode single et exécutez `database/schema.sql`
2. Connectez-vous avec le compte administrateur créé à l'installation
3. Menu Export / migration → sélectionnez l'archive ZIP exportée
4. Cliquez sur Analyser l'archive pour vérifier le contenu
5. Saisissez `IMPORTER` et cliquez sur Importer et remplacer les données
6. Reconnectez-vous avec un compte présent dans l'export (votre session actuelle est remplacée)

Après l'import

• Vérifiez les modules activés et les droits utilisateurs
• Les chemins de fichiers (logo, justificatifs, pièces jointes) sont remappés automatiquement
• Les PDF devis/factures sont régénérables depuis les snapshots en base

Sécurité

• Export : réservé aux administrateurs plateforme
• Import : réservé à l'administrateur de l'association, avec confirmation explicite
• Conservez les archives en lieu sûr : elles contiennent des données personnelles et des mots de passe hashés

Bac à sable

Ce module est réservé aux administrateurs plateforme en mode multi-associations. Il permet de créer une association de test pré-remplie pour essayer l'application sans toucher aux données réelles.

Accès

Menu latéral → Bac à sable

Visible uniquement en mode multi pour les comptes super-administrateur ou administrateur plateforme.

Créer une association de test

1. Cliquez sur + Créer un bac à sable
2. Saisissez le nom de l'association de test
3. Choisissez un numéro RNA de démonstration dans la liste proposée
4. Cliquez sur Créer le bac à sable

L'association créée :

• est marquée Bac à sable ;
• active tous les modules optionnels ;
• contient des données de démonstration : 3 bénévoles, 2 bénéficiaires, 1 partenaire avec 1 intervenant, 3 actions et 5 sessions ;
• génère un compte administrateur association et un compte utilisateur staff (identifiants affichés à la création).

Ouvrir ou supprimer

• Ouvrir : bascule le contexte sur l'association de test (tableau de bord de l'association)
• Supprimer : efface définitivement le bac à sable et toutes ses données

Seules les associations marquées bac à sable peuvent être supprimées depuis cet écran. Vous pouvez en recréer une à tout moment.

Différence avec la suppression plateforme

La suppression complète depuis Gestion des associations s'applique à toute association (avec export recommandé et double confirmation). Le bac à sable propose une suppression rapide réservée aux associations de test.

Gestion administrative

Ce module regroupe la gouvernance de l'association : réunions du bureau et du conseil d'administration (CA), et préparation des assemblées générales ordinaires et extraordinaires.

Accès

Menu latéral → Gestion administrative

Module optionnel — doit être activé pour votre association.

Annuaire

Menu Annuaire (depuis la page Gestion administrative) : liste consolidée des adhérents, bénévoles, bénéficiaires, partenaires (structures) et intervenants partenaires (personnes).

Pour chaque contact : nom, prénom, type, e-mail (cliquable) et téléphone.

• Recherche : filtre sur le nom ou le prénom
• Tri : cliquez sur l'en-tête de colonne (nom, prénom, type, e-mail, téléphone)
• Sélection : cochez un ou plusieurs contacts, ou utilisez Sélection par type (tous les bénévoles, tous les adhérents, etc.)
• Envoyer un e-mail à la sélection : ouvre votre messagerie avec les adresses des contacts sélectionnés (selon votre navigateur)
• Copier les adresses : affiche les adresses séparées par des point-virgules, à coller dans le champ À de votre messagerie (Proton Mail, Thunderbird, etc.)
• Exporter la sélection (CSV) : télécharge un fichier avec les contacts cochés

Seuls les modules activés pour votre association sont inclus (ex. pas de bénévoles si le module Bénévoles est désactivé).

Réunions de bureau

1. Menu Réunions de bureau
2. + Nouvelle réunion : date, présents (adhérents marqués « membre du bureau »), décisions (texte libre, retours à la ligne conservés)
3. Consultation, modification, export PDF du procès-verbal

Les membres éligibles sont définis sur les fiches Adhérents (case « Membre du bureau »).

Réunions du CA

Même fonctionnement, avec les adhérents marqués membre du conseil d'administration.

Assemblée générale ordinaire — dossier documentaire

Créez un dossier AGO pour une date d'assemblée :

• Année du bilan (N-1) — compte de résultat trésorerie
• Année du budget (N) — budget prévisionnel
• Actions et orientations — document rédigé (texte mis en forme)

Le bouton Télécharger le dossier (ZIP) génère :

1. Feuille de présence (adhérents à jour de cotisation)
2. Bilan comptable de l'année N-1 (Trésorerie)
3. Budget de l'année N (Budget)
4. Rapport d'activités année N-1 (Actions)
5. Rapport d'activités année N (Actions)
6. Document actions et orientations (si rédigé)

Les PDF manquants indiquent un module non activé ou l'absence de données.

Procès-verbal et registre des délibérations

Depuis la fiche d'un dossier AGO ou d'une procédure AGE, le bouton Procès-verbal ouvre un formulaire avec un modèle pré-rempli (AGO ou AGE) :

• renseignez l'heure et le lieu de l'assemblée ;
• complétez le texte (présents, résultats de vote, signatures…) ;
• Réinitialiser le modèle recharge le texte type sans enregistrer ;
• Enregistrer le PV enregistre le procès-verbal et l'ajoute au registre des délibérations.

Menu Registre des délibérations (page Gestion administrative) : liste de tous les PV enregistrés, avec accès au dossier, à l'édition et au PDF.

Pour chaque PV du registre, vous pouvez téléverser les documents papier scannés :

• feuille de présence ;
• PV signé ;
• résultats de vote (scan ou lien vers le PDF des résultats du scrutin clôturé).

Convocation adhérents et scrutin AGO

Depuis la fiche dossier AGO, Convocation adhérents (modules Adhérents et Votes requis) :

1. Un scrutin en brouillon est créé automatiquement pour tous les adhérents avec les questions standard :

- adoption du rapport moral ; - adoption du rapport financier ; - quitus du trésorier pour la période comptable concernée.

1. Vous pouvez modifier le scrutin avant l'envoi (libellés, dates, quorum).
2. L'envoi définitif envoie la convocation par e-mail, ouvre le scrutin et envoie les invitations de vote personnelles. La variable `{lien_dossier}` insère un lien cliquable vers le dossier ZIP.

Les questions diverses ne sont pas incluses dans ce scrutin : créez un scrutin séparé dans le module Votes si nécessaire.

Après clôture du scrutin, la fiche scrutin propose un bouton Exporter PDF avec le détail des résultats (quorum, participation, décompte par question).

Assemblées générales extraordinaires (AGE)

Pour une modification des statuts ou tout autre motif prévu aux statuts :

1. Menu Assemblées générales extraordinaires → + Nouvelle procédure AGE (date et motif optionnel).
2. Convocation adhérents : renseignez jusqu'à 10 sujets à l'ordre du jour (une ligne par sujet).
3. Un scrutin en brouillon est créé avec une question par sujet (« Je vote pour : … »).
4. Vous pouvez modifier le scrutin avant l'envoi.
5. L'envoi envoie la convocation par e-mail à tous les adhérents (e-mail valide), ouvre le scrutin et envoie les invitations de vote.
6. Documents : téléversez un ou plusieurs fichiers sur la fiche AGE ou l'écran de convocation ; ils sont regroupés en ZIP. La variable `{lien_dossier}` insère un lien cliquable dans l'e-mail de convocation.

Modules Adhérents et Votes requis pour la convocation AGE.

Droits utilisateur

Consulter ; gérer réunions bureau/CA ; gérer dossiers AGO — selon les droits accordés.

Votes en ligne

Module de scrutin à bulletin secret pour les adhérents de l'association, conçu selon la recommandation CNIL 2026-045 (niveau 2).

Paramètres

• Quorum : pourcentage minimum de participation parmi les votants éligibles (avec e-mail valide) pour valider le scrutin.
• Accessible via Votes → Paramètres.

Périmètre des votants

Chaque scrutin définit qui peut voter :

• Tous les adhérents : tout adhérent avec une adresse e-mail valide.
• Membres du bureau : adhérents marqués comme membres du bureau.
• Membres du CA : adhérents marqués comme membres du conseil d'administration.

Le quorum et les invitations sont calculés sur ce périmètre uniquement.

Créer un scrutin

1. Votes → Nouveau scrutin
2. Renseignez titre, dates d'ouverture et de clôture, quorum éventuel et périmètre des votants.
3. Ajoutez une ou plusieurs questions (Oui/Non/Abstention ou choix unique).
4. Enregistrez en brouillon, puis Ouvrir le scrutin depuis la fiche.
5. Envoyer les invitations par e-mail : chaque votant éligible reçoit un lien personnel.

Vote de l'adhérent

• L'adhérent ouvre le lien reçu par e-mail.
• Il répond aux questions et valide (vote définitif).
• Il reçoit un récépissé (émargement) et une empreinte de bulletin pour vérification.

Vérification

Page publique /vote/verify : contrôle de la présence du bulletin dans l'urne ou de l'émargement.

Résultats et export PDF

Une fois le scrutin clôturé, la fiche du scrutin affiche les résultats détaillés (quorum, participation, décompte par question).

Le bouton Exporter PDF génère un document récapitulatif. Ce PDF peut aussi être référencé depuis le registre des délibérations (document « Résultats de vote ») lorsqu'un dossier AGO ou AGE est lié à un scrutin de convocation clôturé.

Sécurité

Consultez Protocole de sécurité dans le module pour le détail des objectifs CNIL couverts (séparation identité/suffrage, intégrité, journal d'audit, etc.).

Informations légales

Ce module permet de publier, pour votre association, les textes réglementaires accessibles depuis le menu latéral.

Contenu

Trois sections sont disponibles :

• Mentions légales — éditeur, hébergeur, contact de l'association, etc.
• Politique de confidentialité — traitements de données personnelles, finalités, durées de conservation.
• Contact RGPD — coordonnées pour l'exercice des droits (accès, rectification, effacement, etc.).

Consultation

Tout utilisateur disposant du droit Consulter les informations légales peut lire ces textes depuis Informations légales (menu latéral, après le guide utilisateur).

Modification

L'administrateur de l'association peut modifier les textes. Les utilisateurs auxquels vous avez accordé le droit Modifier les informations légales dans le module Gestion des utilisateurs peuvent également les éditer.

Lors de la première ouverture du module, des modèles préremplis sont proposés à partir des données de l'association (nom, adresse, RNA, e-mail, etc.). Ils couvrent les mentions légales, la politique de confidentialité et le contact RGPD ; complétez et adaptez-les avant publication.

Les contenus sont enregistrés par association : chaque espace dispose de ses propres mentions légales.

Adhésions en ligne

Module Adhésions : formulaire public, validation administrative, paiement HelloAsso et espace adhérent.

Parcours nouvel adhérent

1. La personne ouvre le lien public (`/adhesion/apply?slug=…`) depuis la configuration du module.
2. Elle saisit ses coordonnées, choisit un type de cotisation et répond au questionnaire.
3. La demande passe en attente de validation ; l'administrateur reçoit un e-mail.
4. L'administrateur consulte la demande, peut l'imprimer en PDF, l'accepter ou la refuser (motif envoyé par e-mail). Une demande refusée peut être remise en examen ou validée ultérieurement ; une demande terminée (paiement effectué) n'est plus modifiable.
5. Si acceptée, le demandeur reçoit un lien de paiement HelloAsso (renvoi de l'e-mail possible depuis la fiche demande).
6. Après paiement : au retour sur le site, création automatique de la fiche adhérent, enregistrement du paiement, compte espace adhérent (e-mail + mot de passe provisoire), reçu par e-mail.
7. Si le statut reste Paiement en cours alors que HelloAsso a bien encaissé : sur la fiche demande, Vérifier le paiement et finaliser (interroge HelloAsso et termine l’adhésion). Ce n’est pas le transfert d’argent HelloAsso → compte bancaire de l’association.

Parcours adhérent existant

Pour les adhérents déjà enregistrés dans le module Adhérents (sans passage par le formulaire en ligne), l'espace adhérent peut être activé manuellement depuis la fiche adhérent : section « Espace adhérent », mot de passe initial, envoi des identifiants par e-mail. Si l'e-mail correspond déjà à un utilisateur, administrateur, bénévole ou intervenant de l'association, l'accès est relié automatiquement à ce compte (sans nouveau mot de passe ; la personne pourra choisir Espace bénévole / Espace partenaire / Espace adhérent à la connexion). L'accès peut être désactivé ou un e-mail de connexion renvoyé depuis la même section.

1. Connexion à l'espace adhérent (`/adhesion`).
2. Consultation et mise à jour du profil (`/adhesion/profile`) : coordonnées et adresse modifiables ; l'e-mail ne peut être changé que par l'administration.
3. Consultation du statut de cotisation et de l'historique des paiements.
4. Renouvellement en ligne via HelloAsso si la cotisation n'est plus à jour.

Configuration (administrateur)

Menu Adhésions → Configuration :

• Activation du formulaire public et lien à communiquer
• E-mail de notification des nouvelles demandes
• Identifiants HelloAsso (Client ID, Client secret, slug organisation)
• Mode bac à sable HelloAsso pour les tests

Menu Adhésions → Questionnaire : personnalisation des questions (texte, zone de texte, case à cocher, liste) et réorganisation de leur ordre d'affichage (flèches monter / descendre).

HelloAsso

Renseignez les identifiants depuis le [portail développeur HelloAsso](https://dev.helloasso.com/). En production, désactivez le mode bac à sable une fois les tests terminés.

Droits

• Consulter : voir la liste et le détail des demandes, exporter en PDF
• Configurer et traiter : paramètres, questionnaire, validation et refus

L'administrateur de l'association dispose de tous les droits.

Programme des activités et temps forts

Module Programme des activités et temps forts : événements privés ou publics, sessions (éventuellement multi-dates), tarifs, inscriptions payantes et suivi de présence.

Types de manifestations

Création d'une manifestation

1. Manifestations → Nouvelle manifestation
2. Renseigner le nom, le type (publique ou privée), l'objet (texte, Markdown ou HTML), le lieu et éventuellement une image (affichée sur l'écran d'inscription privée)
3. Ajouter des animateurs (bénévoles et/ou intervenants partenaires), des sessions et des tarifs (montant `0` = Gratuit, sans passage par HelloAsso)
4. Publier lorsque tout est prêt

Sessions multi-dates

Une session est l’offre d’inscription (tarif, capacité). Elle peut comporter une ou plusieurs dates (occurrences : date, heure, durée).

• L’inscription se fait sur la session : le participant est inscrit à toutes les dates.
• La présence (scan QR ou marquage manuel) se fait par date.
• Un seul billet QR par inscription, valable à chaque date de la session.

Sur la fiche manifestation, utilisez Ajouter une date dans le formulaire de session pour les cycles (ex. 8 mardis).

Sur une manifestation publiée, vous pouvez Remettre en brouillon (elle sort de la billetterie / inscriptions en ligne ; les inscriptions déjà enregistrées sont conservées) ou Clôturer les inscriptions.

Gestion des participants (administrateurs)

Sur la fiche manifestation → section Inscriptions :

1. Ajouter un invité (nom, e-mail) ou une personne référencée (recherche par nom, prénom ou e-mail : adhérent, bénévole, bénéficiaire, partenaire — la sélection préremplit les champs avant validation), en choisissant la session et le tarif

- Tarif gratuit : inscription confirmée immédiatement - Tarif payant : inscription en attente de paiement

1. Changer de session via le sélecteur d’actions sur la ligne
2. Annuler une inscription gratuite (passe au statut annulée) ; puis Supprimer définitivement pour l’effacer de la liste
3. Rembourser une inscription payée : tentative via l’API HelloAsso ; si elle échoue (droits partenaires souvent requis), vous pouvez marquer remboursé localement — le billet QR est invalidé ; le remboursement bancaire se fait alors dans le back-office HelloAsso. Une affectation trésorerie liée est retirée. Une inscription remboursée peut aussi être supprimée définitivement.
4. Pour une inscription payée avec billet QR : Voir billet (page publique), PDF (téléchargement) ou E-mail (envoi du PDF au participant — nécessite la configuration e-mail du serveur)

Les mêmes actions billet (voir / PDF / e-mail) sont disponibles sur la liste des participants d’une date (Présence → date).

Configuration en ligne

Manifestations → Configuration : inscriptions, slug public, HelloAsso.

Les écrans publics Inscriptions et Billetterie affichent le logo de l'association (paramètres Apparence) à côté du titre. Une option par session (pas par date) ; le libellé résume les dates.

Présence

• Publique : écran téléphone dédié `/presence-qr` (connexion requise) — choix de la date puis lecteur QR ; après lecture, Marquer présent ou Fermer (vérification seule). Un second pointage sur la même date est refusé ; le même billet peut être pointé sur une autre date de la session. Les admins voient toutes les dates publiques ; les animateurs seulement celles des sessions qui leur sont affectées. Alternative staff : Manifestations → Scan QR.
• Privée : feuille PDF + marquage manuel par date (staff et animateurs via l'espace portail → Mes manifestations)

Paiements et comptabilité

Manifestations → Paiements (droit « Paiements ») :

1. Filtrer les encaissements HelloAsso (statut, affectation)
2. Cocher les paiements payés non encore affectés
3. Affecter la sélection → mouvement de trésorerie au fil de l'eau :

- Étape 1 (date du paiement plateforme) : Débit 517 (compte d'attente HelloAsso) / Crédit 756 (produits des manifestations)

1. Quand le virement groupé HelloAsso arrive sur le compte de l'association : dans le module Comptabilité, cocher la colonne Banque (« Passé en banque ») :

- Étape 2 : Débit 512 / Crédit 517 (le 517 revient à zéro)

1. Lien vers le mouvement créé ; Retirer pour supprimer l'affectation

Le module Comptabilité doit être activé (régime patrimonial pour le journal en partie double). Les mouvements liés ne se modifient pas depuis Comptabilité pour le montant : repassez par Manifestations → Paiements.

Si d'anciens encaissements HelloAsso (cotisations ou billetterie) ont été passés sans le 517, utilisez en Comptabilité le bouton Réappliquer le schéma 517 (HelloAsso en attente).

Droits

• Consulter, Gérer, Paiements, Présence — voir les permissions du module

Formation

Module réservé aux administrateurs pour préparer des démonstrations sans polluer les données réelles de l’association.

Accès

Menu latéral → Formation

Le module Manifestations doit être activé. En mode multi, activez aussi Formation sur la fiche association.

Presence-QR (entraînement animateurs)

1. Choisissez un ou plusieurs animateurs (bénévoles et/ou intervenants partenaires)
2. Cliquez sur Créer la manifestation de formation
3. L’application crée automatiquement :

- une manifestation publique `[FORMATION] Presence-QR` - une session - un tarif gratuit - 3 participants de test avec billets QR

1. Ouvrez Presence-QR (`/presence-qr`) avec le compte d’un animateur (ou admin) pour scanner les QR affichés sur la page
2. Quand la démo est terminée : Supprimer la manifestation de formation

Les manifestations de formation sont marquées en base (`is_formation_demo`) et n’apparaissent pas dans la billetterie publique réelle.

Messagerie

Messagerie interne de l’association : le contenu est stocké dans l’application ; chaque destinataire reçoit une notification par e-mail (lien vers le message).

Accès

Menu latéral → Messagerie

Disponible pour les administrateurs, le staff (selon permissions), les adhérents (espace adhésion), les bénévoles et intervenants (portail), lorsque le module est activé.

En mode multi-associations, activez Messagerie sur la fiche association.

Boîte de réception et envois

• Boîte de réception : messages reçus (non lus en gras) — cases à cocher + menu Supprimer les messages cochés
• Messages envoyés : historique de vos envois — cases à cocher + menu Supprimer les messages cochés
• Ouvrir un message le marque comme lu
• Bouton Répondre : ouvre la composition avec l’expéditeur et l’objet `Re: …` (sans liste de destinataires)

Un bandeau « Vous avez de nouveaux messages » apparaît tant qu’il reste des non lus.

Composer un message

1. Cliquez sur Nouveau message (ou Répondre depuis un message reçu)
2. Saisissez l’objet (obligatoire)
3. Rédigez le message (texte, Markdown ou HTML — comme l’objet d’une manifestation)
4. Cochez les destinataires par zone (Administrateurs, Adhérents, Bénévoles, Intervenants) selon votre profil
5. Utilisez Sélectionner tous sur une zone, ou Tout sélectionner (administrateurs uniquement)
6. Envoyer → redirection vers les messages envoyés

Chaque destinataire reçoit aussi un e-mail de notification (si l’envoi d’e-mails est configuré) avec un lien vers le message. Idem pour les réponses.

Les adhérents, bénévoles et intervenants peuvent cocher Ne pas recevoir les messages de services sur mon e-mail sur leur fiche (ou leur espace) pour ne plus recevoir ces notifications.

Chaque message est indépendant (pas de fil de discussion regroupé).

Qui peut écrire à qui

Seuls les comptes utilisateurs pouvant se connecter apparaissent comme destinataires (un adhérent sans espace adhérent n’est pas listé).

Permissions staff

• view : consulter la messagerie
• manage : mêmes droits d’envoi qu’un administrateur (écrire à tous les profils)