Documentation

Cycle de vie d'une fiche d'orientation

Ce document décrit le parcours complet d’une fiche d’orientation : de sa réception (ou de sa création) jusqu’à la mise en place d’une action et son suivi. Les fiches sont confidentielles (conservation indicative : 3 ans après la fin de l’accompagnement).

Le module Fiches d’orientation s’active avec le module Relais. Le détail des écrans et des droits est dans Gestion des fiches d’orientation ; le suivi opérationnel d’une action est dans Actions.

Vue d’ensemble

Tant qu’aucune action n’est liée et que personne n’a cliqué sur Marquer comme traitée, la fiche reste non traitée.

1. Réception et création de la fiche

Une orientation peut arriver par plusieurs canaux. Dans tous les cas, on renseigne au minimum la date, le nom et le prénom de la personne orientée.

Depuis l’espace Relais / portail

Un Relais (et, si le module est disponible, un bénévole ou un intervenant partenaire) ouvre Mes fiches d’orientation puis crée une fiche.

• Si la personne est Relais, la structure, le contact et le référent sont préremplis.
• Elle ne peut pas créer le bénéficiaire ni l’action : c’est le rôle de l’équipe association.
• Elle voit ensuite ses fiches (et, pour un Relais, celles de son périmètre). Un bénévole ou un intervenant voit aussi les fiches dont l’action liée lui a été affectée.

Depuis l’espace adhérent

L’adhérent utilise Mes fiches d’orientation. Même principe : il transmet la demande, sans mettre en place l’action.

Depuis l’équipe association

Menu → Fiches d’orientation (ou + Fiche d’orientation sur une fiche Relais, déjà préremplie).

L’équipe peut en plus :

• lier un Relais (préremplit structure / contact / référent) ;
• rattacher tout de suite une action existante (la fiche passe alors en traitée).

Contenu utile de la fiche

Au-delà de l’identité, on peut indiquer le sexe, l’âge ou la naissance, l’adresse, le téléphone, l’e-mail, la situation à l’origine, la préférence de suivi psychologique (Homme / Femme / Pas de préférence), la langue maternelle, et les coordonnées du partenaire orientant.

Ces éléments seront repris sur la fiche bénéficiaire (notes) si elle est créée depuis l’orientation.

2. Brouillon, transmission et alertes

Au moment où le statut passe à Transmise (création directe, ou passage d’un brouillon à transmise), un e-mail part aux administrateurs de l’association : personne orientée, qui a transmis, date, et lien vers la fiche. Un enregistrement alors que la fiche est déjà transmise n’envoie pas un second e-mail.

Tous les matins vers 6 h, un rapport interne est déposé dans la messagerie des administrateurs (aucun e-mail) : il liste les fiches encore non traitées. Voir Messagerie.

3. Prise en charge par l’association

L’équipe ouvre la fiche (Fiches d’orientation → Voir). La colonne Traitée de la liste indique la date de traitement, ou « — » si rien n’a encore été fait.

Sur la fiche, la section Actions de suivi (absente du portail et de l’espace adhérent) propose :

Créer un bénéficiaire

Si le module Bénéficiaires est activé et qu’aucun bénéficiaire n’est encore lié :

• le bouton Créer un bénéficiaire copie nom, prénom, coordonnées et une synthèse (situation, préférence psy, langue, n° de fiche) dans une nouvelle fiche bénéficiaire ;
• l’e-mail ou le téléphone peuvent manquer.

On peut aussi créer le bénéficiaire plus tard : Créer une action liée le fera automatiquement s’il n’existe pas encore.

Créer uniquement le bénéficiaire ne marque pas la fiche comme traitée.

Marquer comme traitée (sans action)

Si l’orientation ne donne pas lieu à une action (réorientation ailleurs, demande non retenue, suivi déjà en place, etc.), Marquer comme traitée enregistre la date et retire la fiche du rapport du matin.

On peut Retirer le traitement tant qu’aucune action n’est liée. Dès qu’une action est rattachée, le traitement ne peut plus être retiré.

4. Mise en place de l’action

C’est l’étape qui transforme l’orientation en accompagnement concret. Depuis la fiche : Créer une action liée (droit de création sur le module Actions).

Ce qui est préparé automatiquement

• Titre du type « Orientation — Nom Prénom — date »
• Date de l’action = date de la fiche
• Notes = situation saisie sur l’orientation
• Bénéficiaire : celui déjà lié, ou création automatique à partir de la personne orientée
• Origine de l’action :

- Partenaire si le créateur de la fiche est un intervenant partenaire ; - sinon Relais si un Relais est lié à la fiche ; - sinon origine interne.

Il reste à choisir un type d’action (à avoir défini au préalable dans Actions → Types d’actions).

Affectation des bénévoles (optionnel)

Sur le même écran, on peut déjà choisir des bénévoles, demander leur accord, et utiliser Disponibilités pour lister les professionnels de santé dont le nombre de patients acceptés est encore supérieur à 0.

• Sans demande d’accord : affectation immédiate.
• Avec demande d’accord : e-mail vers le portail ; l’action passe En attente jusqu’aux réponses. Un refus d’un seul bénévole retire tous les bénévoles de l’action (l’équipe réaffecte). Voir Actions.

À l’enregistrement :

1. l’action est créée et liée à la fiche ;
2. la fiche est marquée traitée (date du jour) ;
3. on arrive sur la fiche action.

On peut aussi rattacher une action déjà existante en modifiant la fiche (liste Rattachement à une action) : le traitement est alors enregistré de la même façon.

5. Suivi de l’action

La fiche d’orientation n’est plus le lieu du suivi quotidien : c’est la fiche action (lien Action sur l’orientation).

Statuts de l’action

Le rapport du matin signale aussi les acceptations d’affectation en attente depuis 7 jours ou plus (nom, e-mail, téléphone du bénévole).

Ce que l’équipe continue de faire

• Compléter intervenants, bénéficiaires, documents, droits portail (Ajouter des sessions, Clôturer l’action).
• Programmer des sessions (date, horaire, participants — par défaut ceux de l’action).
• Pour un professionnel de santé, le nombre de patients acceptés baisse de 1 si l’action a déjà un bénéficiaire (tout de suite sans demande d’accord, ou à l’acceptation sinon).
• Si le bénévole accepte par e-mail, valider l’acceptation à sa place sur la fiche action (Valider l'acceptation).
• Devis / facture / convention si besoin (modules correspondants).
• Clôturer l’action en fin d’accompagnement.

Ce que voit le bénévole (portail)

Sur Mes actions : l’action liée, son origine, les bénéficiaires associés, les sessions, l’éventuelle invitation à accepter.

Le bénévole peut ouvrir et modifier la fiche du bénéficiaire lié à l’action. Depuis cette fiche, il peut aussi ouvrir la fiche d’orientation correspondante (lecture seule). Si l’action a été créée depuis une fiche d’orientation, un lien sur la fiche action permet également de consulter cette fiche (lecture seule : pas de modification, pas de création de bénéficiaire ou d’action, pas de traitement). Il ne gère la fiche d’orientation que s’il en est l’auteur ou Relais (hors accès depuis l’action ou le bénéficiaire).

La fiche d’orientation, elle, conserve le lien vers le bénéficiaire et l’action : on peut y revenir pour l’historique (qui a orienté, situation initiale, préférence de suivi).

Qui peut quoi

La suppression de la fiche n’efface pas le bénéficiaire ni l’action déjà créés.

Schéma du parcours type

1. Le Relais (ou un autre transmetteur) crée la fiche et la passe en Transmise.
2. Les administrateurs reçoivent l’e-mail ; la fiche apparaît dans le rapport du matin tant qu’elle n’est pas traitée.
3. L’équipe ouvre la fiche, éventuellement crée le bénéficiaire, puis Créer une action liée.
4. Elle choisit le type d’action et, si besoin, les bénévoles (recherche ou Disponibilités).
5. L’action est créée : la fiche est traitée ; le suivi se fait sur l’action (sessions, acceptations, clôture).
6. En fin d’accompagnement, l’action est terminée. La fiche d’orientation reste l’archive de l’orientation initiale.