Documentation

Référentiel des procédures

Classement des procédures de l’association (dossiers, sous-dossiers, documents). Les fichiers ne sont pas accessibles par une adresse web directe : consultation et téléchargement passent uniquement par l’application après connexion.

En mode multi-associations, activez Référentiel des procédures sur la fiche association. Pour Patapon95 (association n°1), le module est activé par la migration 123. La numérotation et les références documents sont ajoutées par la migration 124. Les droits par type d’utilisateur et les types de bénévoles sont ajoutés par la migration 126.

Accès

Par défaut, personne n’a accès aux dossiers (hors administrateurs). Un administrateur ouvre la lecture dossier par dossier, par type d’utilisateur, via Droits d’accès.

Les types possibles :

• Adhérents
• Bénévoles (tous)
• Référents psy / Référents sociaux (indicateurs de la fiche bénévole)
• Types de bénévoles : liste modifiable (Psychologue, Assistante sociale, Cyber, Esthéticien, Spectacle, etc.). Un bénévole peut avoir plusieurs types. Ce n’est pas la même chose que « Référent psy » : un psychologue n’est pas automatiquement référent.

L’écriture (créer, renommer, supprimer, déposer un fichier) reste réservée aux administrateurs.

Menu latéral → Référentiel des procédures

Droits d’accès (administrateurs)

Dans un dossier : bouton Droits d’accès (aussi sous chaque carte de dossier). Cochez les types concernés. Les droits s’appliquent à ce dossier et à tous ses sous-dossiers. La recherche ne propose que les dossiers et documents autorisés.

Numérotation des dossiers

Chaque dossier reçoit un numéro unique à son niveau (parmi les dossiers du même parent). Le numéro n’est pas réutilisé après une suppression.

• Dossiers de premier niveau : 1, 2, 3…
• Sous-dossiers du dossier 1 : 1, 2, 3…
• Sous-dossiers du dossier 2 : 1, 2, 3…

Le numéro est affiché devant le nom (exemple : 1 — Accueil, 1-2 — Inscriptions). Il est attribué à la création ; le nom du dossier n’a pas besoin de le contenir.

Renommer un dossier

Les administrateurs peuvent changer le nom (et la description) d’un dossier :

• depuis la liste : bouton Renommer sous la carte du dossier ;
• depuis l’intérieur du dossier : bouton Renommer en haut à droite.

Le numéro du dossier (1, 1-2…) ne change pas. Deux dossiers du même emplacement ne peuvent pas porter le même nom.

Documents et référence X-Y-Z

À l’ajout d’un document, l’application calcule la référence à reporter sur le fichier (LibreOffice, PDF…) avant le dépôt :

• dossiers 1 → sous-dossier 2 → 3ᵉ document = 1-2-3

Le nom du fichier n’a pas besoin d’inclure cette référence. Elle est affichée à la création, dans la liste et sur la fiche du document.

Une description (optionnelle) peut être saisie pour chaque document. Sur la fiche du document, Enregistrer la description met à jour ce texte sans redéposer le fichier.

Versions

L’application ne gère pas de versions. Un nouveau fichier écrase le précédent (la référence reste la même). C’est l’opérateur qui indique la version sur le document.

• Si un fichier du même nom existe déjà dans le dossier, un avertissement demande de confirmer l’écrasement.
• Pour remplacer depuis la fiche du document, il faut cocher la confirmation.

Suppression

La suppression d’un document efface aussi le fichier sur le serveur. La suppression d’un dossier retire les sous-dossiers, les documents et leurs fichiers.

Recherche

Le champ Rechercher en tête de page cherche un mot :

1. Dossiers dont le nom ou la description contient le mot : le dossier est affiché, puis tous ses fichiers, puis chaque sous-dossier avec ses fichiers
2. Documents dont le titre contient le mot (et qui n’ont pas déjà été listés)
3. Documents dont la description contient le mot (et qui n’ont pas déjà été listés)

Seuls les dossiers et fichiers autorisés de votre association apparaissent. Adhérents et bénévoles ne voient que les dossiers ouverts à leur type ; ils ne peuvent pas modifier le référentiel.

Formats

Formats acceptés (contrôle du type réel du fichier, 25 Mo max.) :

• LibreOffice : ODT, ODS, ODP, ODG, ODB, ODF et modèles associés
• PDF
• Images : JPEG, PNG, GIF, WebP

Les PDF et images s’ouvrent en aperçu dans l’application. Les documents LibreOffice se téléchargent (à ouvrir avec LibreOffice).

Stockage (administrateurs techniques)

Les fichiers sont séparés par association, hors racine web : `storage/referentiel/{n° association}/{n° dossier interne}/`.

• Pas d’URL publique, pas d’accès FTP anonyme via le site
• Un administrateur serveur peut copier ou restaurer ce dossier par FTP si besoin
• Une exportation d’association (SQL) ne contient pas ces fichiers binaires : copiez `storage/referentiel/` séparément

Sur OVH, créez le dossier `storage/referentiel/` (droits d’écriture PHP) si le déploiement ne l’a pas déjà fait.