Documentation

Bénéficiaires

Ce module gère l'annuaire des personnes bénéficiaires des actions de l'association.

Accès

Menu latéral → Bénéficiaires

Module optionnel — doit être activé pour votre association.

Liste des bénéficiaires

Liste paginée : 10 par page par défaut (10, 20, 50 ou toutes). Recherche par nom ou prénom, filtre département (d’après le code postal).

• Créer un bénéficiaire
• Consulter ou modifier une fiche
• Supprimer un bénéficiaire

Portail bénéficiaires (connexion sans mot de passe)

Chaque association dispose d’une adresse non publiée :

`https://votre-domaine.fr/[numéro-d-association]/beneficiaires`

Le numéro est l’identifiant interne de l’association. Il figure aussi dans le cartouche Coordonnées du tableau de bord (administrateurs), avec le lien du portail à recopier. Ne la mettez pas sur le site public : transmettez-la uniquement aux personnes concernées.

Connexion

1. Le bénéficiaire saisit son e-mail (aucun mot de passe).
2. Un lien magique lui est envoyé par e-mail (valable 10 minutes, une seule utilisation).
3. S’il y a au moins un mode SMS paramétré (Brevo et/ou milserv), il peut aussi choisir un code à 6 chiffres par SMS, envoyé au téléphone de la fiche (valable 10 minutes).

L’application ne confirme jamais si l’e-mail existe (même message dans tous les cas). L’envoi e-mail utilise le SMTP Courrier / Brevo. L’envoi SMS utilise le ou les modes configurés dans Courrier (priorité + repli). Sans SMS configuré, le bouton n’apparaît pas : le lien magique part dès la saisie de l’e-mail.

Seuls les bénéficiaires qui ont un e-mail sur leur fiche peuvent se connecter. Pour le SMS, un téléphone valide doit aussi figurer sur la fiche.

Une fois connecté

Le portail utilise le même menu à gauche que les autres espaces :

• Mon espace : accueil, aperçu des inscriptions et liens pour s’inscrire
• Mes manifestations : toutes les manifestations auxquelles le bénéficiaire est inscrit (publiques, privées, Une main pour demain, y compris clôturées), avec dates, tarif, statut, billet QR si publique, et annulation jusqu’à la veille
• Ma fiche : consulter et modifier identité, coordonnées, adresse, et les enfants si Une main pour demain est activé
• Demande de suppression : un e-mail est envoyé aux administrateurs ; la fiche n’est pas effacée automatiquement

Fiche bénéficiaire

Champs obligatoires

• Nom et prénom
• E-mail ou téléphone (au moins l'un des deux)

Champs optionnels

• Adresse personnelle
• Fonction (ex. psychologue, coordinateur…)
• Notes

Indicateur Relais

Si le module Relais est activé, cochez Cette personne est Relais : un accès à l'espace Relais est créé immédiatement (mot de passe aléatoire) et un e-mail de bienvenue (lien d'application, charte, identifiants) est envoyé.

Enfants (Une main pour demain)

Si le module Une main pour demain est activé, une zone Enfants apparaît sur la fiche : nom, prénom, sexe, date de naissance, niveau (Maternelle / Primaire / Collège / Lycée) et classe (PS…Terminale). Niveau et classe sont proposés selon l’âge au 1er janvier de l’année scolaire, et restent modifiables. Cliquez sur + Ajouter un enfant pour en saisir plusieurs, puis Enregistrer. Ces enfants peuvent être cochés lors de l’inscription aux activités Famille / Enfants.

VVG (Victime de violences de genre)

Si le module Relais est activé, la case VVG apparaît sur la fiche. Elle permet d'identifier les bénéficiaires concernés. Le tableau de bord affiche alors le nombre de bénéficiaires dont X VVG.

Les devis et factures s'appuient sur la base Clients. Les intervenants partenaires ne peuvent plus être convertis en bénéficiaires : utilisez Ajouter aux clients sur la fiche partenaire.

Actions associées

La fiche affiche la liste des actions auxquelles le bénéficiaire est rattaché (en cours, terminées ou annulées) : titre, type, statut, date, et un bouton Ouvrir si vous avez le droit de consulter les actions. Depuis le portail bénévoles, seules les actions auxquelles vous êtes vous-même affecté apparaissent.

Fiches d'orientation

Si le module Fiches d'orientation est activé, la fiche liste aussi les fiches d'orientation liées à cette personne (lien direct, ou via une action associée). Ouvrir affiche la fiche d'orientation ; un bouton permet de revenir au bénéficiaire.

Utilisation dans les Actions et Conventions

• Actions : le bénéficiaire est la personne référencée (participant), pas le client facturé.
• Conventions : le destinataire est le bénéficiaire (personne physique). La signature reste celle du bénéficiaire.

Droits utilisateur

Consulter, créer, modifier, supprimer selon les droits accordés.

Mise à jour technique (administrateurs système)

Si vous mettez à jour une installation existante vers une version incluant les structures bénéficiaires, exécutez la migration SQL :

[`database/migrations/056beneficiarystructures.sql`](../../../database/migrations/056beneficiarystructures.sql)

Index des migrations : [`database/migrations/README.md`](../../../database/migrations/README.md).

Le diagnostic `www/check.php` signale si cette migration n'a pas encore été appliquée.