Gestion des associations
Ce module est réservé au super-administrateur en mode multi-associations. Il permet de créer et administrer les associations hébergées sur la plateforme.
Accès
Menu latéral → Gestion des associations
Visible uniquement en mode multi pour les comptes super-administrateur ou administrateur plateforme.
Liste des associations
Affiche toutes les associations avec leur statut (active/inactive).
Créer une association
- Cliquez sur + Nouvelle association
- Renseignez les informations légales :
- Nom - RNA (obligatoire, format W + 9 chiffres) - SIRET (optionnel) - Coordonnées
- Créez le compte administrateur de l'association (identité, e-mail, mot de passe), ou promouvez ultérieurement d'autres administrateurs
- Cochez les modules optionnels à activer pour cette association
- Éventuellement, autorisez SMS milserv (voir ci-dessous)
Un même e-mail peut administrer plusieurs associations. Si le compte existe déjà ailleurs, le mot de passe peut rester vide : l'administrateur se connectera avec le mot de passe déjà connu, puis choisira l'association.
Plusieurs administrateurs
Une association peut avoir plusieurs administrateurs. Pour promouvoir un utilisateur existant sans retirer les autres :
- Modifier l'association → cochez Promouvoir ou ajouter un administrateur
- Saisissez l'e-mail de l'utilisateur à promouvoir (mot de passe facultatif s'il existe déjà)
- Ou sélectionnez l'association dans le menu latéral → Gestion des utilisateurs → modifiez l'utilisateur → rôle Administrateur d'association (réservé aux administrateurs plateforme en mode multi)
Modules activables par association
- Trésorerie
- Budget
- Bénévoles
- Annuaire des ressources VSS (nécessite Bénévoles)
- Bénéficiaires
- Conventions / contrats
- Actions
- Partenaires
- Espace bénévoles / partenaires (portail)
- Gestion administrative
- Gestion des adhérents (activé par défaut ; décocher pour le masquer)
- Adhésions, Votes, Une main pour demain, etc.
Le module Utilisateurs reste toujours disponible. Adhésions et Votes nécessitent le module Adhérents.
SMS milserv
Les administrateurs plateforme peuvent autoriser une association à utiliser milserv (en plus de Brevo).
- Gestion des associations → Modifier → cochez Autoriser l’envoi de SMS via le serveur milserv.
- L’administrateur de l’association paramètre alors milserv dans Courrier / Brevo (URL d’envoi, clé API) et choisit le mode prioritaire.
Sans cette case, milserv n’apparaît pas dans Courrier. L’association peut toujours utiliser uniquement Brevo.
Modifier une association
Vous pouvez mettre à jour les informations, activer/désactiver l'association, modifier les modules activés et l'administrateur.
Basculer entre associations
Utilisez le sélecteur d'association en haut du menu latéral pour choisir l'association à gérer, ou cliquez sur Gérer depuis le tableau de bord plateforme.
Lorsque aucune association n'est sélectionnée, vous êtes en vue Plateforme (gestion globale).
Tableau de bord plateforme
Sans association active, le tableau de bord liste toutes les associations avec le nombre d'adhérents et les modules activés.
Supprimer une association
Depuis la liste (Gestion des associations ou tableau de bord plateforme), cliquez sur Supprimer sur la ligne concernée. Le processus se déroule en deux étapes :
Étape 1 — Export (recommandé)
Le programme propose de télécharger un export ZIP complet (données et fichiers), identique au module Export / migration. Vous pouvez :
- cliquer sur Télécharger l'export ZIP pour sauvegarder l'association sur votre ordinateur ;
- ou Continuer sans exporter si vous n'avez pas besoin de sauvegarde.
Étape 2 — Confirmation irréversible
Un avertissement rappelle que la suppression est définitive : utilisateurs, adhérents, bénévoles, actions, comptabilité, fichiers uploadés, etc.
Pour confirmer :
- cochez la case indiquant que vous comprenez le caractère irréversible de l'action ;
- saisissez le nom exact de l'association ;
- cliquez sur Supprimer définitivement l'association.
Cette action ne peut pas être annulée. Pensez à conserver l'export ZIP si vous pourriez avoir besoin des données ultérieurement.
Maintenance plateforme
Menu latéral → Plateforme → Maintenance (administrateurs plateforme uniquement, contexte Plateforme).
Planifier
- Indiquez la date et l'heure de début, puis de fin
- Validez Planifier la maintenance
Avant le début
Un bandeau rouge (texte blanc) s'affiche en haut de tous les écrans : Maintenance prévue le … de … à …. L'application reste utilisable.
Pendant la maintenance
À l'heure de début, ou sur Activer la maintenance maintenant :
- tous les accès sont coupés avec le message « Maintenance en cours » ;
- les utilisateurs connectés sont déconnectés ;
- l'administrateur plateforme ne voit plus que l'écran Terminer la maintenance.
Activer immédiatement
- Sur une maintenance planifiée : bouton Activer la maintenance maintenant.
- Sans planification : section Démarrer immédiatement avec la date/heure de fin prévue.
Terminer
Cliquez sur Terminer la maintenance pour rétablir l'accès normal. Vous pouvez Annuler la planification tant que la maintenance n'a pas démarré.