Gestion des fiches d'orientation
Les fiches d'orientation suivent une orientation vers un accompagnement (notamment psychologique). Elles sont confidentielles (conservation indicative : 3 ans).
Le parcours complet (réception → action → suivi) est décrit dans Cycle de vie d’une fiche d’orientation.
Accès
Menu → Fiches d'orientation (ou depuis Relais).
Module lié à Relais : il s'active automatiquement lorsque Relais est activé pour l'association.
Selon le contexte :
- Équipe association : liste paginée (10 fiches par page par défaut, longueur modifiable), création, consultation et modification. Colonnes Créée par (auteur de la fiche) et Traitée (date si la fiche a été suivie). Le Relais éventuellement lié reste visible sur la fiche, pas dans la liste.
- Référent social : voit aussi les fiches Relais/sentinelles (pas les orientations d’intervenants partenaires) non traitées dont le code postal de la personne tombe dans son périmètre. Il reçoit un message à la transmission et dans le rapport quotidien.
- Espace bénévole / Relais : vos fiches (et, pour un Relais, celles de son périmètre)
- Espace adhérent : vos propres fiches
Créer une fiche
Renseignez au minimum :
- la date
- le nom et le prénom de la personne orientée
- de préférence le code postal (sert au routage vers le référent social du bon département)
Vous pouvez aussi indiquer les coordonnées, la situation, la préférence de suivi, la langue, la structure / le contact partenaire, etc.
Lien Relais
Sur une fiche Relais, vous pouvez ouvrir une création préremplie. En staff, le choix d'un Relais peut préremplir structure, contact et référent.
Lien Action / Bénéficiaire (staff)
Selon vos droits :
- rattacher une action existante, ou en créer une depuis la fiche (bénéficiaire créé si besoin)
- si le créateur de la fiche est un intervenant partenaire, l’origine de l’action est ce partenaire
- sinon, si un Relais est lié à la fiche, l’origine est ce Relais
- créer / rattacher un bénéficiaire
- marquer la fiche comme traitée (automatique si une action est rattachée)
Le référent social ne crée pas l’action d’affectation aux psychologues : il renseigne le suivi social (notes pour mémoire + case Rediriger vers le référent Psy). C’est le référent Psy (ou un administrateur) qui crée l’action.
Ces options ne sont pas proposées dans l'espace bénévole ou adhérent.
Statuts
- Brouillon : fiche en cours de rédaction
- Transmise : fiche finalisée — un e-mail peut être envoyé aux administrateurs ; les référents sociaux du département (code postal de la personne) sont prévenus en messagerie pour les fiches Relais/sentinelles
- Traitée : suivi fait par l'association (bouton sur la fiche, ou automatiquement à la création d'une action liée)
Un rapport quotidien (vers 6 h) liste les fiches encore non traitées dans la messagerie des administrateurs (sans e-mail). Les référents sociaux reçoivent un rapport filtré (Relais/sentinelles de leur périmètre). Voir l’aide Messagerie.
Droits utiles
- Modification : créateur ou administrateur (en portail Relais : aussi les fiches du Relais concerné)
- Suppression : administrateur uniquement