Documentation

Bénévoles

Ce module gère l'annuaire des bénévoles de l'association, leurs types et le référentiel de leurs compétences.

Accès

Menu latéral → Bénévoles

Module optionnel — doit être activé pour votre association.

Liste des bénévoles

Affiche tous les bénévoles enregistrés. Colonnes principales : nom, prénom, e-mail (cliquable si renseigné), téléphone, Accès portail, statut.

Vous pouvez filtrer par département (d’après le code postal) et par profession de santé.

La colonne Accès portail indique :

À côté du bouton Voir, un chiffre indique le nombre d’actions en cours (non terminées / non annulées) auxquelles le bénévole est rattaché et qui ont au moins un bénéficiaire.

Depuis la liste :

• Créer un bénévole
• Consulter ou modifier une fiche
• Accéder à la gestion des types et des compétences
• Accéder à la charte d'engagement (administrateurs / droit de modification)
• Administrateurs : cocher des lignes puis Exporter la sélection (CSV) (e-mail, prénom, nom)

Fiche bénévole

Champs obligatoires

• Nom et prénom
• E-mail
• Téléphone

Champs optionnels

• Fonction (ex. psychologue, animateur…)
• Adresse
• Notes

Types de bénévole

Cochez un ou plusieurs types (Psychologue, Assistante sociale, Cyber, Esthéticien, Spectacle…). Un bénévole peut combiner plusieurs types.

Les types sont définis dans le référentiel Types (menu depuis la liste). Ils servent notamment aux droits de lecture du référentiel des procédures. Ce n’est pas la même chose que les indicateurs Référent Psy / Référent social / Référent départemental.

Compétences

Cochez une ou plusieurs compétences depuis la liste (Accompagnement, Informatique, Animation…).

Les compétences sont définies dans le référentiel Compétences (menu depuis la liste).

Référent Psy / social / départemental

Seuls les administrateurs peuvent cocher Référent Psy, et (si l'annuaire VSS est activé) Référent départemental et Référent social.

Chaque bénévole est rattaché à un référent Psy :

• s'il n'y a qu'un référent Psy dans l'association, il est affecté automatiquement à tous les bénévoles ;
• s'il y en a plusieurs, choisissez-le dans la liste sur la fiche (création ou modification).

C'est ce référent qui reçoit les alertes de suivi envoyées depuis le portail, sur une fiche action. Sans référent affecté (ou si le référent n'a pas de compte), l'alerte va aux administrateurs.

Les indicateurs Référent départemental / Référent social et le périmètre d'affectation n'apparaissent que si le module Annuaire des ressources VSS est activé. S'il est désactivé, ils sont masqués. Le référent Psy (indicateur + affectation) reste disponible pour les alertes de suivi.

Pour un référent départemental et/ou social, indiquez soit la France entière, soit un ou plusieurs départements :

• Départemental : écriture dans l'annuaire VSS sur ce périmètre (la France entière inclut les fiches nationales) ; lecture de toute la France.
• Social : lecture de l'annuaire ; alertes sur les fiches d'orientation Relais/sentinelles du périmètre (code postal de la personne). S'il est aussi départemental, les règles d'écriture de l'annuaire s'appliquent.
• Psy : lecture de l'annuaire ; création des actions d'affectation aux psychologues (pas le référent social).

Les personnes qui ont seulement le droit de modifier un bénévole peuvent choisir le référent Psy dans la liste, mais ne cochent pas les indicateurs. Le bénévole lui-même voit son référent en lecture seule depuis le portail.

Professionnel de santé

Cochez Ce bénévole exerce une profession de santé si applicable, puis renseignez au moins l'un des éléments suivants :

• ADELI (9 chiffres, ou « EN COURS ») — professions paramédicales
• RPPS (11 chiffres, ou « EN COURS ») — médecins, pharmaciens, chirurgiens-dentistes, etc.
• Scan du diplôme (PDF, JPG, PNG ou WebP, max 5 Mo) — si le bénévole n'a pas encore de numéro ADELI / RPPS

Indiquez EN COURS si le numéro n'est pas encore attribué, ou joignez le scan du diplôme à la place.

Nombre de patients acceptés : le bénévole (ou un administrateur) fixe ce chiffre. Il est ensuite ajusté uniquement dans ces cas, pour une action liée à au moins un bénéficiaire :

• affectation sans demande d’accord → le nombre baisse de 1 tout de suite
• affectation avec demande d’accord → le nombre baisse de 1 seulement si le bénévole accepte (un refus ne change rien)
• retrait du bénévole de l’action → le nombre remonte de 1

Ajouter ou retirer un bénéficiaire plus tard, clôturer une action, etc. ne touche pas ce chiffre. Le bénévole peut le remettre à 0 (ou à n’importe quelle valeur) quand il veut, depuis sa fiche ou le portail.

Charte d'engagement

Chaque association dispose d'une charte d'engagement du bénévole (version 0 générée automatiquement, texte adaptable).

Pour le bénévole

Sur sa fiche (espace administration s'il y a accès, ou Ma fiche bénévole dans le portail) :

1. Faire défiler le texte jusqu'en bas
2. Cocher J'ai lu l'intégralité de la charte et je l'accepte
3. Signer la charte — la date est enregistrée

Tant que la version en cours n'est pas signée, un bandeau rappelle : Signez la Charte dans votre fiche bénévole s'il vous plaît.

Une fois signée, le bénévole peut relire la charte et voit la date de signature. Il ne peut signer à nouveau que si un administrateur publie une nouvelle version.

Pour les administrateurs

Bouton Charte depuis la liste des bénévoles :

• consulter la version en cours et l'historique (y compris les versions sans signature)
• modifier le texte et publier une nouvelle version (numéro incrémenté) — les bénévoles doivent alors re-signer
• les signatures des versions précédentes restent conservées
• liste des bénévoles n'ayant pas encore signé la version en cours

Types de bénévoles (référentiel)

Créez, modifiez ou supprimez les types disponibles. Ils sont ensuite assignables aux bénévoles et utilisables comme publics du référentiel des procédures. La permission Gérer la liste des compétences donne aussi accès à cette liste.

Compétences (référentiel)

Créez, modifiez ou supprimez les compétences disponibles. Elles sont ensuite assignables aux bénévoles.

Utilisation dans les Actions

Les bénévoles sont assignables aux actions et sessions comme participants. Leur participation est gratuite (aucun montant facturé dans les devis). Lors de l’affectation, le bouton Disponibilités liste les professionnels de santé dont le nombre de patients acceptés est encore supérieur à 0.

Assigner un bénévole à une action fait passer son statut en En cours.

Espace portail — fiche personnelle

Un bénévole disposant d'un accès portail peut modifier sa propre fiche depuis Ma fiche bénévole (tous les champs, y compris l'e-mail). Les types de bénévole restent définis par l'association (lecture seule sur le portail).

Si la personne a déjà un espace adhérent ou un accès intervenant partenaire actif avec le même e-mail dans cette association, l'accès bénévole est activé automatiquement à la création de la fiche (ou sans nouveau mot de passe en activation manuelle). Un même e-mail déjà utilisé dans une autre association crée un compte distinct, avec le mot de passe déjà connu.

En cas de changement d'e-mail, la double authentification est réinitialisée : le bénévole est invité à la reconfigurer immédiatement.

Droits utilisateur

Consulter, créer, modifier, supprimer des bénévoles ; gérer les types et les compétences selon les droits accordés.