Espace bénévoles / partenaires (portail)
Ce module ouvre un espace de connexion dédié aux bénévoles et aux intervenants partenaires, pour consulter leurs actions et sessions sans accéder à la gestion administrative.
Accès administrateur
Menu latéral → le module Espace bénévoles / partenaires n'apparaît pas dans la navigation staff : il se configure via les fiches Bénévoles et Partenaires.
Module optionnel — doit être activé pour votre association.
Activer l'accès portail pour un bénévole
- Ouvrez la fiche Bénévole
- Section Accès portail : créez ou liez un compte utilisateur (e-mail, mot de passe)
- Le bénévole se connecte avec le même formulaire que le staff, puis choisit l'espace Portail si plusieurs contextes sont disponibles
Si un compte utilisateur, administrateur, adhérent ou intervenant partenaire existe déjà avec le même e-mail dans cette association, l'accès portail est relié automatiquement à la création du bénévole (aucun nouveau mot de passe). Si le même e-mail existe dans une autre association, un compte distinct est créé pour celle-ci, en réutilisant le mot de passe déjà connu (laissez le champ vide). En activation manuelle, le mot de passe n'est pas demandé non plus lorsqu'un compte local existe déjà : la personne se connecte avec son mot de passe existant et peut choisir parmi les espaces et associations disponibles.
Activer l'accès portail pour un intervenant partenaire
- Ouvrez la fiche Partenaire → Intervenant (création ou modification)
- Section Accès portail : créez ou liez un compte utilisateur (e-mail, mot de passe)
- L'intervenant se connecte avec le même formulaire que le staff, puis choisit l'espace Espace partenaire (ou Espace bénévole / partenaire s'il est aussi bénévole)
Si un compte utilisateur, administrateur, adhérent ou bénévole existe déjà avec le même e-mail dans cette association, l'accès est relié automatiquement à la création (sans nouveau mot de passe). Un même e-mail présent dans une autre association crée un compte distinct, avec le mot de passe déjà connu.
Droits sur une action (côté staff)
Lors de la création ou de la modification d'une action (module Actions), vous pouvez définir pour chaque bénévole et intervenant :
- s'il peut ajouter des sessions depuis le portail ;
- s'il peut clôturer l'action.
Tous les droits sont accordés par défaut ; décochez une case pour les révoquer sur cette action.
Les administrateurs d'association conservent toujours tous les droits dans le portail.
Ce que voit l'utilisateur portail
- Mon espace : tableau de bord simplifié
- Ma fiche bénévole : le bénévole peut mettre à jour l'ensemble de sa fiche (identité, coordonnées, compétences, ADELI / RPPS ou scan du diplôme). Les types de bénévole sont définis par l'association (lecture seule). En cas de changement d'e-mail, la 2FA est réinitialisée et doit être reconfigurée.
- Ma fiche intervenant : l'intervenant partenaire peut mettre à jour sa fiche (identité, coordonnées, notes). Les tarifs restent gérés par l'association. Il n'a pas accès à la fiche partenaire (organisation).
- Mes manifestations : section S’inscrire (manifestations privées ouvertes pour votre profil), sessions que vous animez (feuille de présence / scan QR) et manifestations auxquelles vous êtes inscrit (dates, statut, billet QR si publique). Bouton Ajouter à mon agenda (Google Agenda, Outlook ou fichier `.ics` avec toutes les dates d’une récurrence). Cases à cocher pour sélectionner plusieurs sessions et les ajouter d’un coup. Pour une manifestation privée, vous pouvez annuler jusqu’à la veille de la session.
- Mes actions : actions et sessions auxquelles il est assigné (uniquement celles où il figure comme bénévole ou intervenant). Les actions terminées sont masquées par défaut ; tri par colonnes et colonne Origine. Pas de colonnes devis / facture. Sur la liste des sessions et la fiche session, agenda individuel + sélection multiple.
- Programmer une session : visible uniquement si l'utilisateur a le droit sur au moins une action (bénévoles et intervenants)
- Modifier / supprimer une session : si l'utilisateur est acteur de la session (inscrit dessus), il peut changer la date/heure (report) ou supprimer une session qui n'a pas eu lieu (confirmation demandée). L'action ne doit pas être clôturée ni annulée.
- Clôturer une action : formulaire visible uniquement si le droit a été accordé sur cette action
- Mon rapport d'activités (bénévoles uniquement) : synthèse par type d'action de leurs sessions (mois ou 12 mois glissants), export PDF
- Consultation des détails (dates, participants, commentaires le cas échéant)
- Pas d'accès à la trésorerie, aux adhérents ni aux autres modules administratifs
Sécurité
- Les comptes portail sont limités au rôle bénévole ou intervenant
- La double authentification (2FA) peut être activée comme pour les autres comptes
- En cas de changement d'e-mail, mettez à jour le compte depuis la fiche bénévole ou intervenant
Commentaires sur les actions
Si les commentaires sont activés, les utilisateurs portail peuvent échanger sur une action ou une session depuis leur espace (selon configuration de l'association). Chacun peut supprimer ses propres commentaires ; un gestionnaire de l’action ou un administrateur peut supprimer n’importe quel commentaire.