Documentation

Guide utilisateur Asso Services (v2.1.0)

Asso Services est une application de gestion pour les associations. Elle regroupe plusieurs modules activables selon les besoins de votre structure.

Nouveautés v2.1.0

Messagerie interne

• Messagerie entre utilisateurs de l'association (staff, bénévoles, intervenants, adhérents selon droits)
• Notification par e-mail à la réception ; option refuser les e-mails de service sur les fiches

Manifestations

• Sessions multi-dates : une session peut regrouper plusieurs dates ; l'inscription couvre toutes les dates ; la présence / le scan QR se font par date
• Mes manifestations (portail) : sessions animées et inscriptions en tant que participant
• Suppression définitive des inscriptions annulées ou remboursées

Accès portail / adhérent

• Lien croisé des comptes adhérent ↔ bénévole ↔ intervenant (même e-mail) : activation sans nouveau mot de passe, espaces cumulables à la connexion

Nouveautés v2.0.0

Actions

• Création en 2 phases : d'abord l'identité de l'action, puis complétion depuis la fiche (bénévoles, intervenants, bénéficiaires, droits portail, documents) ; Modifier reste le formulaire complet
• Affectation avec acceptation optionnelle : demande possible par bénévole ; statut En attente / À affecter ; e-mails d'invitation et de refus
• Notes de session : HTML ou Markdown acceptés et rendus à l'affichage
• Sessions listées du plus récent au plus ancien

Bénévoles (administration)

• Sur la fiche bénévole : actions en cours et fiche d'activités avec export PDF

Nouveautés v1.9.1

• Codes de secours 2FA : 8 codes à usage unique à l'activation (et régénérables) ; saisie possible à la connexion si l'application d'authentification est indisponible
• Adresses : suggestions ville ↔ code postal sur tous les formulaires
• Portail : un acteur peut modifier ou supprimer une session qu'il a programmée (action non clôturée)
• Guides : mode d'emploi dédié bénévoles / adhérents selon le contexte

Nouveautés v1.9.0

Module Facturation

• Devis et factures centralisés : liste, filtres, PDF, émission et encaissement
• Devis partenaire : client et intervenants issus du fichier Partenaires, lignes depuis le référentiel
• Facture à la volée : client saisi à la main (particulier ou entreprise), lignes ajoutées au choix (référentiel ou article personnalisé), tarif et TVA optionnels
• Module activable par association en mode multi ; requiert Actions et Partenaires (Trésorerie pour l'encaissement)

Nouveautés v1.8.1

• Onglets navigateur : titre `Nom de l'association — Page` ; sur la plateforme `Asso-Services.ext — Page`.
• Manifestations (public) : logo de l'association sur Inscriptions et Billetterie ; image optionnelle par manifestation sur l'écran d'inscription privée.

Nouveautés v1.8.0

Adhésions en ligne

• Formulaire public avec questionnaire personnalisable, validation administrative et paiement HelloAsso.
• Espace adhérent : connexion, profil, historique des cotisations et renouvellement en ligne.
• E-mails HTML, logo association sur le formulaire, renvoi d'e-mails depuis la fiche demande.

Manifestations

• Événements privés ou publics : sessions, tarifs, inscriptions payantes via HelloAsso.
• Billetterie publique avec billets QR code ; scan de présence à l'entrée.
• Feuilles de présence PDF et marquage manuel pour les manifestations privées.
• Affectation comptable des encaissements (catégorie 756).

Nouveautés v1.7.5

• Informations légales : module accessible depuis le menu latéral (après le guide utilisateur) pour publier les mentions légales, la politique de confidentialité et le contact RGPD.
• Modèles préremplis : à la première ouverture, des textes sont générés à partir des données de l'association (nom, adresse, RNA, e-mail) — à relire et adapter avant publication.
• Droits : consultation et modification configurables par utilisateur ; l'administrateur de l'association peut toujours éditer.

Nouveautés v1.7.4

• Notes de session privées : sur le formulaire de session, cochez Note privée pour que seul vous puissiez lire la note (les autres utilisateurs voient seulement qu'une note privée existe).

Nouveautés v1.7.3

• Import / migration : restauration automatique d'un export ZIP sur une installation mode single (administrateur association).
• Export étendu : archive format version 2 (comptabilité, administration, votes, pièces jointes, etc.).
• Documentation publique : guide consultable sans connexion (`/help`) et lien depuis l'écran de connexion.

Nouveautés v1.7.2

• Factures en brouillon : création, modification et émission depuis un devis accepté ; encaissement séparé (statut Payée).
• PDF facture : lignes tarifées, conditions de paiement, détail des sessions et acteurs pour les prestations intervenants.
• Liste des actions : colonnes Devis et Facture.

Nouveautés v1.7.1

• Validité du devis : durée en jours ou mois (affichée sur le PDF).
• Modification de devis : ajout de lignes du référentiel encore absentes du devis.

Nouveautés v1.7.0

• Devis enrichis : référentiel de lignes, articles personnalisés, réordonnancement, phase finale modifiable, profils avec mini CV ; statuts *En préparation* → Envoyé → *Accepté* / *Refusé*.
• Sessions : date et heure optionnelles ; dates/heures des sessions reprises automatiquement dans les devis en préparation.
• Auteur du devis : adhérent signataire (nom et fonction sur le PDF).

Nouveautés v1.6.13

• Maintenance : activation immédiate (planifiée ou directe) ; blocage total avec message « Maintenance en cours » ; écran admin limité à Terminer la maintenance.

Nouveautés v1.6.12

• Maintenance plateforme (mode multi) : planification date/heure de début et de fin ; bandeau rouge sur tous les écrans ; blocage des connexions à l'heure prévue ; fin manuelle par l'administrateur plateforme.

Nouveautés v1.6.11

• Procès-verbaux AGO et AGE : modèles pré-remplis, enregistrement et export PDF (en-tête avec logo et nom de l'association).
• Registre des délibérations : centralisation des PV ; pièces jointes scannées (présence, PV signé, résultats de vote).
• Votes : export PDF des résultats après clôture d'un scrutin.
• Libellés : assemblée générale ordinaire (AGO) et assemblées générales extraordinaires (AGE) ; dossier AGO.
• Feuille de présence : choix AGO ou AGE à la génération.
• Adhérents : correction du suivi des paiements (liste, rappels de cotisation, feuille de présence).

Nouveautés v1.6.10

• Bénéficiaires — structures associées : raison sociale, RNA/SIRET et adresse pour adresser les conventions ; le bénéficiaire reste visible dans les actions.
• Conventions : sélection d'une structure destinataire (en-tête PDF) ; signature au nom du bénéficiaire personne physique.
• Partenaires : Créer bénéficiaire depuis un intervenant ; champs optionnels RNA et SIRET sur la fiche partenaire.
• Fonction (optionnel) sur les fiches bénévole, intervenant et bénéficiaire.

Nouveautés v1.6.9

• Bac à sable : création d'une association de test avec données de démonstration (choix du nom et du RNA, tous les modules optionnels activés).
• Gestion des associations : suppression complète en deux étapes — export ZIP recommandé, puis confirmation irréversible avec saisie du nom exact.
• Tableau de bord plateforme : bouton Supprimer sur chaque association et lien Gestion complète vers la liste détaillée.

Nouveautés v1.6.8

• Actions : la liste est triée par défaut selon la date de la dernière session programmée (la plus récente en premier).
• Portail : les intervenants partenaires disposent du même accès que les bénévoles (actions assignées, droits par action) avec une fiche intervenant modifiable ; pas d'accès à la fiche partenaire.
• Partenaires : colonne Accès portail sur la liste des intervenants ; activation automatique si un compte existe déjà avec le même e-mail.
• Convocations AGO / AGE : le lien `{lien_dossier}` dans l'e-mail est un lien cliquable vers l'archive ZIP.

Nouveautés v1.6.7

• Gestion administrative : procédures AGE (assemblées générales extraordinaires) — convocation à tous les adhérents, jusqu'à 10 sujets à l'ordre du jour, scrutin automatique avec une question par sujet.
• AGE : téléversement de documents joints regroupés en archive ZIP ; lien de téléchargement inclus dans l'e-mail de convocation (`{lien_dossier}`).

Nouveautés v1.6.6

• Actions : à la création ou à la modification, définissez pour chaque bénévole et intervenant les droits portail Ajouter des sessions et Clôturer l'action (tous accordés par défaut, révocables individuellement).
• Portail : les boutons de programmation de session et de clôture d'action respectent ces droits ; les administrateurs d'association conservent toujours tous les droits.
• Annuaire : cases à cocher, Sélection par type, Envoyer un e-mail à la sélection, Copier les adresses et export CSV de la sélection.
• Bénévoles : la liste affiche une colonne Accès portail (activé, désactivé, non activé).
• Apparence : personnalisation des couleurs du bandeau d'accueil (texte et liens).

Nouveautés v1.6.5

• Planning : export CSV des sessions sur la période filtrée (en plus du PDF).

Nouveautés v1.6.4

• Planning : filtre par dates de début et de fin ; l'export PDF est disponible depuis l'écran Planning (plus depuis la liste des actions).
• Actions : suppression impossible si l'action comporte des sessions ; les documents joints sont effacés, les fiches intervenants sont conservées.
• Réunions bureau / CA : saisie des décisions en texte libre ; export PDF du procès-verbal corrigé.
• 2FA : activation synchronisée sur tous les comptes partageant le même e-mail ; code de secours par e-mail pour le super-administrateur (si l'envoi SMTP est configuré).
• Aide : bouton ? sur les écrans du module Conventions / contrats (comme les autres modules).

Connexion et sécurité

1. Ouvrez l'adresse de votre application et connectez-vous avec votre e-mail et mot de passe.
2. Si la double authentification (2FA) est activée sur votre compte, saisissez le code à 6 chiffres de votre application d'authentification, ou un code de secours (format `XXXX-XXXX`).
3. Vous pouvez gérer la 2FA depuis Compte → Sécurité 2FA dans le menu latéral : à l'activation, 8 codes de secours sont affichés une seule fois ; vous pouvez les régénérer plus tard.
4. Le super-administrateur peut aussi demander un code de secours par e-mail à la connexion ou pour désactiver la 2FA, si le serveur d'envoi est configuré.

Lorsque plusieurs comptes utilisent la même adresse e-mail, l'activation ou la désactivation de la 2FA s'applique à tous ces comptes.

Tableau de bord

Après connexion, le tableau de bord affiche les raccourcis vers les modules auxquels vous avez accès. Les cartes correspondent aux modules activés pour votre association.

Rôles et droits

Chaque module peut accorder des droits distincts : consulter, créer, modifier, supprimer, et parfois des actions spécifiques (export, envoi d'e-mails, etc.).

Mode mono ou multi-association

• Mode mono : une seule association par installation.
• Mode multi : plusieurs associations sur la même plateforme. Le super-administrateur sélectionne l'association active dans le menu latéral avant de gérer ses données.

Modules optionnels

En mode multi, certains modules peuvent être activés ou désactivés par association lors de sa création ou modification :

• Trésorerie, Budget, Bénévoles, Bénéficiaires, Conventions / contrats, Actions, Partenaires, Facturation, Espace bénévoles / partenaires, Gestion administrative, Adhésions en ligne, Programme des activités et temps forts, Formation, Messagerie

Les modules Adhérents et Utilisateurs sont disponibles pour toutes les associations.

En mode multi, les administrateurs plateforme disposent en outre des modules Gestion des associations, Export / migration et Bac à sable.

Navigation

• Tableau de bord : raccourcis vers les modules activés
• Guide utilisateur : aide en ligne module par module (en bas du menu latéral)
• Informations légales : mentions légales, politique de confidentialité et contact RGPD (menu latéral, juste après le guide utilisateur)
• Bouton ? en haut des écrans : ouvre directement l'aide du module affiché
• Version imprimable : guide complet depuis Guide utilisateur → Imprimer le guide (`/help/print`)
• Bouton Tableau de bord en haut de chaque page pour revenir à l'accueil

Personnaliser l'ordre des modules (administrateurs)

Chaque administrateur peut réorganiser l'affichage du menu latéral et du tableau de bord selon ses préférences. L'ordre est personnel : il n'affecte que votre compte.

1. Menu latéral → Compte → Ordre des modules
2. Utilisez les flèches ↑ et ↓ pour déplacer les modules
3. Cliquez sur Enregistrer

Pour revenir à l'ordre initial de l'application, utilisez Réinitialiser l'ordre par défaut.

En mode multi, lorsque vous gérez la plateforme sans association sélectionnée, le lien Ordre des modules permet de classer les modules plateforme (Gestion des associations, Export / migration, Bac à sable). Chaque association peut avoir un ordre distinct enregistré pour votre compte.

Depuis le même menu Compte, l'administrateur d'association peut aussi modifier l'Apparence (logo, couleurs générales et couleurs du bandeau d'accueil).

Liens entre modules

Plusieurs modules communiquent automatiquement :

• Adhérents → Trésorerie : paiements de cotisation et avances/prêts
• Adhésions → Adhérents / Trésorerie : création de fiche et paiement HelloAsso après validation
• Manifestations → Trésorerie : affectation manuelle des encaissements (756)
• Actions → Trésorerie : encaissement des factures
• Facturation → Actions / Partenaires : devis et factures (y compris facture à la volée sans fiche partenaire)
• Actions → Conventions : devis annexé à une convention bénéficiaire
• Budget ← Trésorerie : prévisionnel et réalisé par catégorie
• Actions ← Bénévoles, Bénéficiaires, Partenaires : participants aux actions et sessions
• Portail ← Bénévoles / Intervenants : accès des participants à leurs actions
• Gestion administrative ← Adhérents, Trésorerie, Budget, Actions : réunions, dossiers AGO et rapports d'activités

Consultez la documentation de chaque module pour le détail des fonctionnalités.