Documentation

Messagerie

Messagerie interne de l’association : le contenu est stocké dans l’application ; chaque destinataire reçoit une notification par e-mail (lien vers le message).

Accès

Menu latéral → Messagerie

Disponible pour les administrateurs, le staff (selon permissions), les adhérents (espace adhésion), les bénévoles, intervenants partenaires et Relais (portail), lorsque le module est activé.

En mode multi-associations, activez Messagerie sur la fiche association.

Boîte de réception et envois

• Boîte de réception : messages reçus (non lus en gras) — cases à cocher + menu Supprimer les messages cochés. Cette suppression retire le message de votre boîte seulement : le message original et ses pièces jointes restent sur le site tant que l’expéditeur ne les a pas supprimés.
• Messages envoyés : historique de vos envois — cases à cocher + menu Supprimer les messages cochés. Si vous (l’expéditeur) supprimez le message original, il disparaît pour tout le monde ainsi que les pièces jointes.
• Brouillons : messages enregistrés sans envoi — Reprendre pour continuer, ou supprimer la sélection
• Modèles : modèles personnels (objet + texte) pour créer rapidement un nouveau message — Utiliser, Modifier ou supprimer ; visibles uniquement par leur auteur
• Signature : signature personnelle en Markdown (éditeur type Typora) — bouton Insérer la signature à la rédaction (à la fin du message, ou avant la citation en réponse / transfert)
• Un badge PJ signale un message avec fichier(s) joint(s)
• Ouvrir un message le marque comme lu
• Bouton Répondre : ouvre la composition avec l’objet `RE: …`, une citation indentée du message d’origine (expéditeur, date et heure), l’expéditeur déjà sélectionné, et la possibilité d’ajouter d’autres destinataires en copie ; vous pouvez aussi joindre des fichiers à la réponse
• Bouton Transférer : objet `TR: …`, citation du message, destinataires à choisir
• Bouton Supprimer à l’ouverture d’un message : retire de votre boîte (réception) ou supprime pour tous avec les pièces jointes (envoi)

Un bandeau « Vous avez de nouveaux messages » apparaît tant qu’il reste des non lus (fond rouge, texte blanc gras, clignotant).

Les bénévoles peuvent aussi envoyer une alerte de suivi depuis une fiche action du portail : le message arrive ici comme un message interne (avec le même e-mail de notification), à destination du référent Psy du bénévole, ou des administrateurs s’il n’y en a pas.

Composer un message

1. Cliquez sur Nouveau message (ou Répondre depuis un message reçu)
2. Saisissez l’objet (obligatoire)
3. Rédigez le message en Markdown (ou HTML simple) — un aperçu sous la zone de saisie montre le rendu final (gras, listes, liens cliquables). À l’ouverture du message, destinataire et expéditeur voient ce rendu ; la zone de composition conserve le code source.
4. (Optionnel) Insérez des champs variables entre crochets — [Nom], [Prénom], [Email], [Nom complet] — via les boutons sous l’objet. À l’envoi, chaque destinataire reçoit le texte avec ses propres valeurs. L’expéditeur conserve la version avec crochets dans les messages envoyés.
5. Choisissez les destinataires selon votre profil :

- Administrateurs, adhérents, bénévoles : cases à cocher (avec Sélectionner tous par zone). Dans la liste Bénévoles, le type apparaît en badge ; vous pouvez filtrer et sélectionner par type de bénévole. - Relais et intervenants partenaires : liste déroulante puis Ajouter un Relais / Ajouter un intervenant (répétable). Les Relais proposés sont les Relais uniquement et les bénéficiaires Relais seuls (hors profils aussi adhérent, bénévole ou intervenant — joignables via leur groupe). Les administrateurs disposent aussi d’Ajouter tous (les intervenants de partenaires marqués test sont exclus de cet ajout collectif, mais restent ajoutables un par un).

1. Utilisez Tout sélectionner (administrateurs uniquement) pour cocher toutes les zones et ajouter tous les Relais / intervenants
2. (Optionnel) Joignez plusieurs fichiers (jusqu’à 5, 10 Mo chacun) : sélection multiple, glisser-déposer, ou ajouts successifs. PDF, images, LibreOffice ou Microsoft Office / Office 365. Les fichiers ne sont pas envoyés dans l’e-mail de notification : les destinataires les téléchargent depuis la messagerie interne.
3. (Optionnel) Insérer la signature : utilise la signature enregistrée dans Messagerie → Signature. Sur une réponse ou un transfert, elle est placée juste avant la ligne de séparation et la citation ; sinon à la fin du message.
4. Enregistrer le brouillon, Enregistrer comme modèle (nom obligatoire, objet + message uniquement), ou Envoyer. Vous pouvez aussi charger un modèle existant en tête du formulaire, ou passer par Modèles dans le sous-menu.

Les pièces jointes restent accessibles sur le site tant que l’expéditeur n’a pas supprimé le message original. Si ce message est supprimé des envois, les fichiers sont définitivement retirés. Il n’y a pas de suppression fichier par fichier : la durée de vie de la pièce jointe est celle du message.

Chaque destinataire reçoit aussi un e-mail de notification (si Compte → Courrier / Brevo est configuré) avec un lien vers le message. Idem pour les réponses. Exception : le rapport quotidien automatique (fiches non traitées / actions en attente) n’envoie aucun e-mail.

Les adhérents, bénévoles et intervenants peuvent cocher Ne pas recevoir les messages de services sur mon e-mail sur leur fiche (ou leur espace) pour ne plus recevoir ces notifications.

Chaque message est indépendant (pas de fil de discussion regroupé).

Qui peut écrire à qui

Seuls les comptes utilisateurs pouvant se connecter apparaissent comme destinataires (un adhérent sans espace adhérent, un Relais ou un intervenant sans accès portail n’est pas listé).

Permissions staff

• view : consulter la messagerie
• manage : mêmes droits d’envoi qu’un administrateur (écrire à tous les profils)

Rapport quotidien automatique

Tous les matins vers 6 h, une tâche planifiée sur le serveur dépose un message interne à tous les administrateurs de l’association (module Messagerie activé) :

• la liste des fiches d’orientation non traitées (hors brouillons : seules les fiches transmises)
• les actions dont un bénévole n’a pas encore accepté l’affectation depuis 7 jours ou plus, avec le nom, l’e-mail et le téléphone du bénévole qui doit répondre

Les référents sociaux reçoivent en parallèle un message filtré : fiches Relais/sentinelles non traitées dont le code postal de la personne est dans leur périmètre (France entière ou départements).

Aucun e-mail n’accompagne ces rapports. S’il n’y a rien à signaler pour un destinataire, aucun message n’est créé pour lui. Le module Messagerie doit être activé pour l’association.