Documentation

Programme des activités et temps forts

Module Programme des activités et temps forts : événements privés ou publics, sessions (éventuellement multi-dates), tarifs, inscriptions payantes et suivi de présence.

Types de manifestations

Création d'une manifestation

1. Manifestations → Nouvelle manifestation
2. Renseigner le nom, le type (publique ou privée), l'objet (texte, Markdown ou HTML), le lieu et éventuellement une image (affichée sur l'écran d'inscription privée)
3. Ajouter des animateurs (bénévoles et/ou intervenants partenaires), des sessions et des tarifs (montant `0` = Gratuit, sans passage par HelloAsso)
4. Publier lorsque tout est prêt

Sessions multi-dates

Une session est l’offre d’inscription (tarif, capacité). Elle peut comporter une ou plusieurs dates (occurrences : date, heure, durée).

• L’inscription se fait sur la session : le participant est inscrit à toutes les dates.
• La présence (scan QR ou marquage manuel) se fait par date.
• Un seul billet QR par inscription, valable à chaque date de la session.

Sur la fiche manifestation, utilisez Ajouter une date dans le formulaire de session pour les cycles (ex. 8 mardis).

Sur une manifestation publiée, vous pouvez Remettre en brouillon (elle sort de la billetterie / inscriptions en ligne ; les inscriptions déjà enregistrées sont conservées) ou Clôturer les inscriptions.

Gestion des participants (administrateurs)

Sur la fiche manifestation → section Inscriptions :

1. Ajouter un invité (nom, e-mail) ou une personne référencée (recherche par nom, prénom ou e-mail : adhérent, bénévole, bénéficiaire, partenaire — la sélection préremplit les champs avant validation), en choisissant la session et le tarif

- Tarif gratuit : inscription confirmée immédiatement - Tarif payant : inscription en attente de paiement

1. Changer de session via le sélecteur d’actions sur la ligne
2. Annuler une inscription gratuite (passe au statut annulée) ; puis Supprimer définitivement pour l’effacer de la liste
3. Rembourser une inscription payée : tentative via l’API HelloAsso ; si elle échoue (droits partenaires souvent requis), vous pouvez marquer remboursé localement — le billet QR est invalidé ; le remboursement bancaire se fait alors dans le back-office HelloAsso. Une affectation trésorerie liée est retirée. Une inscription remboursée peut aussi être supprimée définitivement.
4. Pour une inscription payée avec billet QR : Voir billet (page publique), PDF (téléchargement) ou E-mail (envoi du PDF au participant — nécessite la configuration e-mail du serveur)

Les mêmes actions billet (voir / PDF / e-mail) sont disponibles sur la liste des participants d’une date (Présence → date).

Configuration en ligne

Manifestations → Configuration : inscriptions, slug public, HelloAsso.

Les écrans publics Inscriptions et Billetterie affichent le logo de l'association (paramètres Apparence) à côté du titre. Une option par session (pas par date) ; le libellé résume les dates.

Présence

• Publique : écran téléphone dédié `/presence-qr` (connexion requise) — choix de la date puis lecteur QR ; après lecture, Marquer présent ou Fermer (vérification seule). Un second pointage sur la même date est refusé ; le même billet peut être pointé sur une autre date de la session. Les admins voient toutes les dates publiques ; les animateurs seulement celles des sessions qui leur sont affectées. Alternative staff : Manifestations → Scan QR.
• Privée : feuille PDF + marquage manuel par date (staff et animateurs via l'espace portail → Mes manifestations)

Paiements et comptabilité

Manifestations → Paiements (droit « Paiements ») :

1. Filtrer les encaissements HelloAsso (statut, affectation)
2. Cocher les paiements payés non encore affectés
3. Affecter la sélection → mouvement de trésorerie au fil de l'eau :

- Étape 1 (date du paiement plateforme) : Débit 517 (compte d'attente HelloAsso) / Crédit 756 (produits des manifestations)

1. Quand le virement groupé HelloAsso arrive sur le compte de l'association : dans le module Comptabilité, cocher la colonne Banque (« Passé en banque ») :

- Étape 2 : Débit 512 / Crédit 517 (le 517 revient à zéro)

1. Lien vers le mouvement créé ; Retirer pour supprimer l'affectation

Le module Comptabilité doit être activé (régime patrimonial pour le journal en partie double). Les mouvements liés ne se modifient pas depuis Comptabilité pour le montant : repassez par Manifestations → Paiements.

Si d'anciens encaissements HelloAsso (cotisations ou billetterie) ont été passés sans le 517, utilisez en Comptabilité le bouton Réappliquer le schéma 517 (HelloAsso en attente).

Droits

• Consulter, Gérer, Paiements, Présence — voir les permissions du module