Documentation

Programme des activités et temps forts

Module Programme des activités et temps forts : événements privés ou publics, sessions (éventuellement multi-dates), tarifs, inscriptions payantes et suivi de présence.

Types de manifestations

Les activités du module Une main pour demain n’apparaissent pas ici : elles ont leur propre menu et leur propre page d’inscription.

Liste des manifestations

Par défaut, la liste affiche les manifestations non clôturées ni annulées (brouillons et publiées). Choisissez Toutes ou un statut précis dans le filtre pour voir l’historique.

Création d'une manifestation

1. Manifestations → Nouvelle manifestation
2. Renseigner le nom, le type (publique ou privée), l'objet (Markdown, avec aperçu), le lieu et éventuellement une image (affichée sur l'écran d’inscription et en vignette dans les listes du portail bénévoles / autres portails et de l’espace bénéficiaires). Le lieu est soit une adresse (nom, rue, CP, ville), soit une visioconférence : le nom indique l’outil (Zoom, WhatsApp, Teams…) et l’adresse est le lien d’accès, cliquable pour les inscrits (billetterie, e-mails de rappel, billets).
3. Ajouter des animateurs (bénévoles et/ou intervenants partenaires), des tarifs puis des sessions (montant `0` = Gratuit, sans passage par HelloAsso). Sur la fiche, les blocs s’affichent dans cet ordre ; Modifier ou Supprimer un tarif. Un tarif déjà utilisé ne peut pas être supprimé : désactivez-le ou changez son montant (les inscriptions existantes conservent l’ancien tarif).
4. Publier lorsque tout est prêt

Pour un tarif destiné aux bénévoles, vous pouvez limiter l’accès à un ou plusieurs types de bénévoles (ex. uniquement les psychologues). Sans sélection, tous les bénévoles restent éligibles — pas les partenaires, même s’ils sont aussi Relais.

Un tarif Relais ne s’applique qu’aux Relais seuls et Relais bénéficiaires (hors personnes aussi adhérent, bénévole ou intervenant).

Animateurs par session

Les animateurs ajoutés sur la fiche forment un vivier pour la manifestation. Sur chaque session, vous pouvez cocher uniquement les personnes qui l’animent (ex. animateur A sur la session 1, animateur B sur la session 2). Si aucune case n’est cochée, tout le vivier reste concerné. Sur le portail, chaque animateur ne voit que les sessions qui lui sont dédiées (ou toutes si vivier).

Sessions multi-dates

Une session est l’offre d’inscription (tarif, capacité). Elle peut comporter une ou plusieurs dates (occurrences : date, heure, durée).

• L’inscription se fait sur la session : le participant est inscrit à toutes les dates.
• Si vous modifiez la date ou l’heure d’une session déjà ouverte, les inscrits (payés ou en attente de paiement) et les personnes en liste d’attente reçoivent un e-mail (un message par adresse). Un changement d’animateurs n’envoie pas d’e-mail. Une augmentation des places inscrit automatiquement la liste d’attente (hors UMPD).
• La présence se fait par date, une ligne par personne (1 adulte + 3 enfants = 4 présences), avec le bouton Présent (liste des inscrits ou page Présence). Le scan QR n’est pas obligatoire.
• Un seul billet QR par inscription, valable à chaque date de la session.
• Places maximum : optionnel sur chaque session (laisser vide = illimité). Les inscriptions en attente de paiement et payées comptent dans le quota. Si la session est complète, le participant peut s’inscrire sur la liste d’attente.
• Agenda : depuis le portail, l’espace bénéficiaire, le billet ou la fiche manifestation (admin), un bouton Ajouter à mon agenda propose Google Agenda, Outlook ou un fichier `.ics` (toutes les dates d’une session multi-dates). Sur les listes, des cases permettent d’exporter plusieurs sessions d’un coup.

Pour une manifestation publique, privée ou Une main pour demain, le participant peut annuler lui-même son inscription jusqu’à la veille de la session (premier jour si plusieurs dates). Le jour J, l’annulation n’est plus possible. Un tarif payant n’est pas remboursé automatiquement.

Liste d’attente

Quand une session est complète, l’inscription n’est plus refusée : la personne est ajoutée à la liste d’attente (même e-mail = une seule entrée par session). Les sessions complètes restent sélectionnables, avec la mention complet — liste d’attente.

Lorsqu’une place se libère (annulation, remboursement, changement de session, ou augmentation du nombre de places), toutes les personnes en liste d’attente reçoivent un e-mail avec un lien pour s’inscrire. La première qui confirme obtient la place :

• tarif gratuit : inscription confirmée + billet ;
• tarif payant : inscription créée + paiement habituel.

Les autres voient le message La place a déjà été attribuée à quelqu’un d’autre. Vous restez sur liste d’attente.

Pour Une main pour demain, le même principe s’applique : la famille doit aussi choisir les enfants lors de la confirmation.

Le quota des types privés est vérifié avant la liste d’attente : s’il est atteint, l’inscription est refusée (pas de liste d’attente).

Sur la fiche manifestation, la section Liste d’attente permet de voir, de retirer une personne, ou (hors UMPD) de forcer son inscription même si le nombre maximum de places est déjà atteint.

Rappels e-mail automatiques

Chaque inscrit (paiement confirmé ou en attente) reçoit deux e-mails, une fois par date de la session :

• 3 jours avant : rappel du rendez-vous, et invitation à se désinscrire en cas d’empêchement afin qu’une personne en liste d’attente puisse prendre la place
• la veille : rappel que l’activité a lieu le lendemain (dernier jour pour se désinscrire)

Ces messages partent via une tâche planifiée sur le serveur (toutes les associations). L’association doit avoir configuré l’envoi d’e-mails (Courrier / Brevo). Sans cette configuration, aucun rappel n’est envoyé.

Types de manifestations privées (quota)

Pour une manifestation privée, un type contrôle combien de sessions une même personne peut réserver sur une période pour cette manifestation, avant même de regarder le tarif :

• Type 0 — Sans limite (par défaut) : la personne peut s’inscrire à autant de sessions qu’elle veut sur cette manifestation.
• Autres types : vous fixez un maximum (ex. 1 inscription / 12 mois, 4 / 3 mois…). Le plafond s’applique manifestation par manifestation : s’être inscrit à une autre manifestation du même type ne consomme pas le quota de celle-ci. À la réservation, si le quota de cette manifestation est atteint, l’inscription est refusée même si un tarif lui correspond.

Ce quota est distinct des places maximum d’une session (laisser vide = capacité illimitée).

Les types se gèrent dans Manifestations → Configuration : vous pouvez ajouter, modifier (nom, quota, période) ou supprimer un type. Le type 0 (sans limite) peut être renommé mais pas supprimé.

Récurrence de session

Après Ajouter une session (ou via le bouton Récurrence), vous pouvez générer les sessions suivantes jusqu’à une date limite (12 mois max), avec le même horaire, la même durée, les mêmes places et les mêmes animateurs. Les tarifs restent ceux de la manifestation.

Fréquences possibles :

• chaque semaine, un jour fixe (ex. tous les jeudis)
• chaque mois, un jour du mois (ex. le 10) — si le mois n’a pas ce jour, le dernier jour du mois est utilisé
• chaque mois, un Nième jour de la semaine (ex. 3e vendredi)
• tous les N jours (ex. tous les 10 jours)

Sur la fiche manifestation, utilisez Ajouter une date dans le formulaire de session pour les cycles sur une même inscription (ex. 8 mardis = une session multi-dates). Utilisez Récurrence pour créer plusieurs sessions indépendantes (une inscription par date).

Sur une manifestation publiée, vous pouvez Remettre en brouillon (elle sort de la billetterie / inscriptions en ligne ; les inscriptions déjà enregistrées sont conservées) ou Clôturer les inscriptions.

Gestion des participants (administrateurs)

Sur la fiche manifestation → section Inscriptions :

1. Ajouter un invité (nom, e-mail) ou une personne référencée (recherche par nom, prénom ou e-mail : adhérent, bénévole, bénéficiaire, partenaire — la sélection préremplit les champs avant validation), en choisissant la session et le tarif

- Tarif gratuit : inscription confirmée immédiatement - Tarif payant : inscription en attente de paiement - À la confirmation (gratuit ou après paiement), un e-mail de confirmation est envoyé au participant (avec le billet PDF si un QR est émis — nécessite la configuration e-mail / Brevo de l’association)

1. Changer de session via le sélecteur d’actions sur la ligne
2. Retirer un participant (inscription active) : annule l’inscription et invalide le billet ; pour une inscription payante, cela ne rembourse pas automatiquement (utilisez Rembourser pour HelloAsso). Un administrateur peut ensuite Réactiver la place (si une place est encore libre) ou Supprimer définitivement pour l’effacer de la liste. Une inscription remboursée ne peut pas être réactivée.
3. Rembourser une inscription payée : tentative via l’API HelloAsso ; si elle échoue (droits partenaires souvent requis), vous pouvez marquer remboursé localement — le billet QR est invalidé ; le remboursement bancaire se fait alors dans le back-office HelloAsso. Une affectation trésorerie liée est retirée. Une inscription remboursée peut aussi être supprimée définitivement.
4. Pour une inscription payée avec billet QR : Voir billet (page publique), PDF (téléchargement) ou E-mail (renvoi du PDF au participant — nécessite la configuration e-mail du serveur)

Les mêmes actions billet (voir / PDF / e-mail) sont disponibles sur la liste des participants d’une date (Présence → date).

Configuration en ligne

Manifestations → Configuration : slug public, types de manifestations privées (quotas), activation de la billetterie publique. Les identifiants HelloAsso se règlent dans Compte → HelloAsso. Les inscriptions privées fonctionnent dès qu’une manifestation privée est publiée (le lien est sur la fiche).

Sur le lien privé, la personne saisit son e-mail puis s’authentifie :

• Bénévoles, adhérents, partenaires, Relais (compte avec mot de passe) : mot de passe, puis 2FA (passkey, clé ou code de l'application) si elle est activée sur le compte
• Bénéficiaires : lien magique, ou code SMS si configuré (portail bénéficiaires). Une fois connecté, Mes manifestations liste toutes leurs inscriptions.

Les écrans publics Inscriptions et Billetterie affichent le logo de l'association (paramètres Apparence) à côté du titre. Une option par session (pas par date) ; le libellé résume les dates et, si une capacité est définie, le nombre de places restantes (les sessions complètes sont désactivées).

Présence

Sur toutes les manifestations (publiques, privées et Une main pour demain) :

• Bouton Présent / Présent ✓ sur la liste des inscrits, la feuille de présence et le portail animateur. Un second clic sur Présent ✓ annule le pointage. Aucun passage par HelloAsso.
• La feuille PDF est par session / date (inscrits de cette session seulement) : boutons Présence / PDF sur chaque session de la fiche, ou Présence en tête puis choix de la date si plusieurs sessions.
• Feuille PDF par date (en plus du bouton), y compris pour les manifestations publiques.
• Scan QR (`/presence-qr` ou Manifestations → Scan QR) : optionnel pour les billets publics, en complément.

Les animateurs (espace portail → Mes manifestations) ont le même bouton et le PDF, y compris pour les sessions passées (filtre Affichage → Passées ou Toutes).

Paiements et comptabilité

Manifestations → Paiements (droit « Paiements ») :

1. Filtrer les encaissements HelloAsso (statut, affectation)
2. Cocher les paiements payés non encore affectés
3. Affecter la sélection → mouvement de trésorerie au fil de l'eau :

- Étape 1 (date du paiement plateforme) : Débit 517 (compte d'attente HelloAsso) / Crédit 756 (produits des manifestations)

1. Quand le virement groupé HelloAsso arrive sur le compte de l'association : dans le module Comptabilité, cocher la colonne Banque (« Passé en banque ») :

- Étape 2 : Débit 512 / Crédit 517 (le 517 revient à zéro)

1. Lien vers le mouvement créé ; Retirer pour supprimer l'affectation

Le module Comptabilité doit être activé (régime patrimonial pour le journal en partie double). Les mouvements liés ne se modifient pas depuis Comptabilité pour le montant : repassez par Manifestations → Paiements.

Si d'anciens encaissements HelloAsso (cotisations ou billetterie) ont été passés sans le 517, utilisez en Comptabilité le bouton Réappliquer le schéma 517 (HelloAsso en attente).

Droits

• Consulter, Gérer, Paiements, Présence — voir les permissions du module