Documentation

Actions

Ce module permet de planifier et suivre les activités de l'association : actions, sessions, planning, devis et factures.

Accès

Menu latéral → Actions

Ce module doit être activé pour votre association. Il s'appuie sur les modules Bénévoles, Bénéficiaires et Partenaires s'ils sont disponibles.

Types d'actions

Avant de créer une action, définissez au moins un type d'action (Atelier, Accompagnement, Formation…).

Accès : bouton Types d'actions depuis la liste des actions.

Liste des actions

Par défaut, les actions sont triées selon la date de leur dernière session programmée (ordre décroissant). La colonne Date affiche cette dernière session, ou la date prévue de l'action s'il n'y a pas encore de session. Les colonnes Devis et Facture reprennent le statut du dernier devis et de la dernière facture de l'action. Les colonnes restent triables.

Créer une action

La création se fait en deux phases :

Phase 1 — Créer l'action

1. Cliquez sur + Nouvelle action
2. Renseignez le titre, le type, l'origine, la date prévue et éventuellement un tarif ou des notes
3. Cliquez sur Créer l'action et continuer

Vous arrivez sur la fiche action.

Phase 2 — Compléter depuis la fiche

Un encart Compléter l'action propose des raccourcis :

• Bénévoles — affectation avec ou sans demande d'acceptation
• Intervenants partenaires
• Bénéficiaires
• Droits portail (si le module Espace bénévoles / partenaires est activé)
• Documents

Ces étapes sont optionnelles et peuvent être faites plus tard.

Modifier une action

Le bouton Modifier ouvre le formulaire complet : informations de l'action, participants, droits portail et documents. Tout reste modifiable depuis cet écran.

Si le module Espace bénévoles / partenaires est activé, ajustez les droits portail de chaque participant (voir ci-dessous).

Droits portail par participant

Lorsque le module portail est activé, une section Droits portail sur cette action apparaît sous les participants.

Pour chaque bénévole et intervenant partenaire sélectionné, vous pouvez autoriser ou refuser :

Par défaut, les deux droits sont accordés à tous les participants. Décochez une case pour révoquer un droit sur cette action uniquement.

Les administrateurs d'association connectés à l'espace portail conservent tous les droits, quelle que soit la configuration.

La table se met à jour automatiquement lorsque vous ajoutez ou retirez des participants.

Statuts automatiques

Affecter des bénévoles avec acceptation

Depuis la fiche action, le bouton Affecter des bénévoles ouvre un écran dédié :

1. Sélectionnez un ou plusieurs bénévoles
2. Dans le tableau Acceptation, cochez uniquement ceux pour lesquels vous demandez une validation
3. Enregistrez

Sans demande d'acceptation (case non cochée pour un bénévole)

• l'affectation de ce bénévole est immédiate ;
• il apparaît comme Accepté sur la fiche action.

Avec demande d'acceptation (case cochée pour un bénévole)

• ce bénévole reçoit un e-mail avec un lien vers son espace portail ;
• son état d'invitation est En attente ;
• si au moins une acceptation est demandée, l'action passe à En attente.

Vous pouvez donc demander l'acceptation à certains bénévoles et affecter les autres immédiatement.

Si tous les bénévoles en attente acceptent, l'action passe à Affectée (ou En cours s'il existe déjà des sessions).

Si un seul bénévole refuse :

• tous les bénévoles sont retirés de l'action ;
• le statut repasse à À affecter ;
• un e-mail est envoyé aux administrateurs d'association pour qu'ils réaffectent la mission.

Tant qu'un bénévole est en attente, il voit l'action dans son portail mais ne peut ni ajouter de session ni clôturer l'action.

Sessions

Une action peut comporter plusieurs sessions (créneaux datés).

Pour chaque session :

• Date (optionnelle — sans date, la session apparaît en tête de la liste sur la fiche action), heure de début (optionnelle — sans heure, affichage « Heure à définir ») et durée
• Notes : texte libre ; cochez Note privée pour la rendre visible uniquement par vous (les autres utilisateurs voient seulement qu'une note privée existe)
• Bénévoles, intervenants et bénéficiaires (par défaut ceux de l'action, modifiables)

Depuis la fiche action : + Session ou Modifier une session existante.

Les bénévoles et intervenants partenaires peuvent renseigner un mini CV sur leur fiche (module Bénévoles / Partenaires) ; il est repris à la création d'un devis.

Calcul des devis

Le montant d'un devis est calculé à partir des intervenants partenaires tarifés : tarif horaire × durée de chaque session. Les bénévoles et intervenants sans tarif sont indiqués comme prestations gratuites.

Planning

Accès : bouton Planning depuis la liste des actions.

Indiquez une date de début (aujourd'hui par défaut) et une date de fin (fin du mois en cours par défaut). Le tableau n'affiche que les sessions comprises dans cet intervalle.

• Date, heure, durée
• Bénéficiaire, action, numéro de session
• Intervenants et bénévoles

Les exports PDF et CSV sont disponibles depuis l'écran Planning (boutons dans le filtre de dates). La période choisie est reprise dans chaque document.

Le rapport d'activités possède sa propre sélection de période (mois ou 12 mois glissants) : il est indépendant du planning.

Supprimer une action

Une action ne peut être supprimée que si elle ne comporte aucune session, aucun devis et aucun mouvement de trésorerie lié à une facture.

La suppression efface l'action et ses documents joints. Les fiches intervenants (module Partenaires) ne sont pas supprimées — seules les affectations à cette action disparaissent.

Rapport d'activités

Le Rapport d'activités (menu depuis la liste des actions) synthétise l'activité par type d'action sur une période mensuelle ou sur 12 mois glissants :

• Avec date d'édition : les 12 mois précédant cette date
• Sans date d'édition : choisissez une année de référence (fin au 31/12 de l'année, ou aujourd'hui si année en cours)

• Nombre d'actions distinctes ayant au moins une session sur la période
• Nombre de sessions
• Durée totale (somme des durées de session)

Les actions annulées sont exclues du calcul.

Un export PDF est disponible depuis l'écran du rapport (filtres de période conservés).

Devis

Créer ou modifier un devis

1. Ouvrez la fiche action
2. Section Devis → + Créer un devis (ou Modifier tant que le devis est *en préparation*)
3. Cochez les sections à inclure, réordonnez-les par le n° de ligne ou les flèches (↑ ↓), et modifiez leur titre, description et tarifs avant validation
4. Ajoutez des articles personnalisés (+ Article personnalisé) ou des lignes du référentiel encore absentes du devis (en modification). Pour une ligne déjà incluse issue du référentiel, utilisez ↻ Référentiel pour reprendre le contenu actuel du modèle.
5. Pour la ligne Prestations intervenants, les sessions concernées s'affichent avec leurs acteurs (intervenants tarifés, gratuits, bénévoles) ; vérifiez ou modifiez les tarifs horaires et durées
6. Pour la ligne Profils des intervenants, sélectionnez les bénévoles et intervenants tarifés et ajustez leur mini CV (prérempli depuis leur fiche)
7. Adaptez la phase finale du devis (mentions légales, exonération TVA, contact de l'association)
8. Choisissez l'auteur du devis parmi les adhérents : son nom et sa fonction (gouvernance) apparaîtront à la signature côté association sur le PDF
9. Indiquez la durée de validité du devis en jours ou mois (30 jours par défaut à la création) — elle apparaît sur le PDF
10. Validez — le devis est enregistré en base avec un numéro unique

Le référentiel lignes de devis (menu depuis la fiche action ou `/actions/devis-referentiel`) permet de définir des modèles réutilisables, sur le même principe que les articles de convention.

Numérotation

Format année-numéro : `2026-001`, `2026-002`… Le compteur repart à 001 chaque année. Si vous supprimez un devis refusé, son numéro est libéré et peut être réattribué au prochain devis de la même année.

Modification et envoi

Tant que le devis est en préparation, son contenu (sections, articles, profils, phase finale) reste modifiable. Les dates et heures des sessions affichées dans le devis sont mises à jour automatiquement lorsque vous modifiez une session. Cliquez sur Envoyer pour le transmettre au client : le contenu est alors figé, mais le PDF peut toujours être regénéré.

Le PDF comporte en bas deux emplacements de signature : à gauche le nom de l'association, puis le nom et la fonction de l'adhérent choisi comme auteur du devis ; à droite Bon pour accord avec date et signature du client. Sous la date d'établissement figure la durée de validité du devis (en jours ou en mois).

Cycle de vie

1. En préparation — devis créé ou en cours d'édition, PDF téléchargeable
2. Envoyé — contenu verrouillé, en attente de décision
3. Accepté ou Refusé — décision enregistrée (réversible : un devis refusé peut être accepté et inversement ; le refus n'annule pas l'action)
4. Suppression — un devis refusé peut être supprimé pour libérer le numéro
5. Facturé — après émission de la facture liée

Factures

Créer un brouillon depuis un devis accepté

1. Sur un devis accepté, utilisez Créer le brouillon
2. Indiquez la date de facture prévue et éventuellement des notes
3. Aucun numéro définitif n'est attribué à ce stade — le PDF est marqué « brouillon »
4. Le PDF facture reprend les lignes tarifées du devis (une ligne par article avec montant) et affiche les Conditions de paiement en dernière ligne avant le total

La ligne Conditions de paiement est ajoutée automatiquement depuis le référentiel si elle n'est pas déjà dans le devis. Elle n'entre pas dans le total.

Modifier un brouillon de facture

1. Sur la fiche action, cliquez sur Modifier à côté du brouillon
2. Ajustez la date, les lignes et les montants
3. Pour une ligne issue du référentiel, cliquez sur ↻ Référentiel pour la recharger depuis le modèle actuel (titre, texte, tarif, intervenants ou profils selon le type de ligne)
4. Enregistrez — le brouillon reste modifiable tant qu'il n'est pas émis

Émettre la facture

1. Vérifiez le brouillon (contenu, montants, date)
2. Cliquez sur Émettre la facture — un numéro définitif est attribué (ex. `2026-0001`)
3. Le devis passe au statut Facturé
4. En comptabilité d'engagement (régime patrimonial), l'écriture de créance est créée à l'émission ; la facture reste Émise

Numérotation légale

Format année-numéro sur 4 chiffres : `2026-0001`, `2026-0002`… sans trou dans la séquence (numéros réservés uniquement à l'émission).

Sans TVA : les montants sont affichés en total TTC sans gestion de TVA.

Encaissement (rapprochement bancaire)

Si le module Trésorerie est actif :

• Depuis une facture émise, enregistrez l'encaissement (date, catégorie produit, mode de paiement)
• La facture passe au statut Payée

Le mouvement est lié à la facture et ne peut pas être modifié directement dans la trésorerie.

Droits utilisateur

Consulter, créer, modifier, supprimer des actions ; gérer les types d'actions selon les droits accordés.