Gestion administrative
Ce module regroupe la gouvernance de l'association : réunions du bureau et du conseil d'administration (CA), et préparation des assemblées générales ordinaires et extraordinaires.
Accès
Menu latéral → Gestion administrative
Module optionnel — doit être activé pour votre association.
Annuaire
Menu Annuaire (depuis la page Gestion administrative) : liste consolidée des adhérents, bénévoles, bénéficiaires, partenaires (structures) et intervenants partenaires (personnes).
Pour chaque contact : nom, prénom, type, e-mail (cliquable) et téléphone.
- Recherche : filtre sur le nom ou le prénom
- Tri : cliquez sur l'en-tête de colonne (nom, prénom, type, e-mail, téléphone)
- Sélection : cochez un ou plusieurs contacts, ou utilisez Sélection par type (tous les bénévoles, tous les adhérents, etc.)
- Envoyer un e-mail à la sélection : ouvre votre messagerie avec les adresses des contacts sélectionnés (selon votre navigateur)
- Copier les adresses : affiche les adresses séparées par des point-virgules, à coller dans le champ À de votre messagerie (Proton Mail, Thunderbird, etc.)
- Exporter la sélection (CSV) : télécharge un fichier avec les contacts cochés
Seuls les modules activés pour votre association sont inclus (ex. pas de bénévoles si le module Bénévoles est désactivé).
Réunions de bureau
- Menu Réunions de bureau
- + Nouvelle réunion : date, présents (adhérents marqués « membre du bureau »), décisions (texte libre, retours à la ligne conservés)
- Consultation, modification, export PDF du procès-verbal
Les membres éligibles sont définis sur les fiches Adhérents (case « Membre du bureau »).
Réunions du CA
Même fonctionnement, avec les adhérents marqués membre du conseil d'administration.
Assemblée générale ordinaire — dossier documentaire
Créez un dossier AGO pour une date d'assemblée :
- Année du bilan (N-1) — compte de résultat trésorerie
- Année du budget (N) — budget prévisionnel
- Actions et orientations — document rédigé (texte mis en forme)
Le bouton Télécharger le dossier (ZIP) génère :
- Feuille de présence (adhérents à jour de cotisation)
- Bilan comptable de l'année N-1 (Trésorerie)
- Budget de l'année N (Budget)
- Rapport d'activités année N-1 (Actions)
- Rapport d'activités année N (Actions)
- Document actions et orientations (si rédigé)
Les PDF manquants indiquent un module non activé ou l'absence de données.
Procès-verbal et registre des délibérations
Depuis la fiche d'un dossier AGO ou d'une procédure AGE, le bouton Procès-verbal ouvre un formulaire avec un modèle pré-rempli (AGO ou AGE) :
- renseignez l'heure et le lieu de l'assemblée ;
- complétez le texte (présents, résultats de vote, signatures…) ;
- Réinitialiser le modèle recharge le texte type sans enregistrer ;
- Enregistrer le PV enregistre le procès-verbal et l'ajoute au registre des délibérations.
Menu Registre des délibérations (page Gestion administrative) : liste de tous les PV enregistrés, avec accès au dossier, à l'édition et au PDF.
Pour chaque PV du registre, vous pouvez téléverser les documents papier scannés :
- feuille de présence ;
- PV signé ;
- résultats de vote (scan ou lien vers le PDF des résultats du scrutin clôturé).
Convocation adhérents et scrutin AGO
Depuis la fiche dossier AGO, Convocation adhérents (modules Adhérents et Votes requis) :
- Un scrutin en brouillon est créé automatiquement pour tous les adhérents avec les questions standard :
- adoption du rapport moral ; - adoption du rapport financier ; - quitus du trésorier pour la période comptable concernée.
- Vous pouvez modifier le scrutin avant l'envoi (libellés, dates, quorum).
- L'envoi définitif envoie la convocation par e-mail, ouvre le scrutin et envoie les invitations de vote personnelles. La variable `{lien_dossier}` insère un lien cliquable vers le dossier ZIP.
Les questions diverses ne sont pas incluses dans ce scrutin : créez un scrutin séparé dans le module Votes si nécessaire.
Après clôture du scrutin, la fiche scrutin propose un bouton Exporter PDF avec le détail des résultats (quorum, participation, décompte par question).
Assemblées générales extraordinaires (AGE)
Pour une modification des statuts ou tout autre motif prévu aux statuts :
- Menu Assemblées générales extraordinaires → + Nouvelle procédure AGE (date et motif optionnel).
- Convocation adhérents : renseignez jusqu'à 10 sujets à l'ordre du jour (une ligne par sujet).
- Un scrutin en brouillon est créé avec une question par sujet (« Je vote pour : … »).
- Vous pouvez modifier le scrutin avant l'envoi.
- L'envoi envoie la convocation par e-mail à tous les adhérents (e-mail valide), ouvre le scrutin et envoie les invitations de vote.
- Documents : téléversez un ou plusieurs fichiers sur la fiche AGE ou l'écran de convocation ; ils sont regroupés en ZIP. La variable `{lien_dossier}` insère un lien cliquable dans l'e-mail de convocation.
Modules Adhérents et Votes requis pour la convocation AGE.
Droits utilisateur
Consulter ; gérer réunions bureau/CA ; gérer dossiers AGO — selon les droits accordés.