Trésorerie
Ce module gère la comptabilité de l'association, alignée sur le plan comptable associatif (PCA).
Deux régimes sont disponibles (choix à la création de l'association ou activation ultérieure) :
| Régime | Description |
|---|---|
| Trésorerie (défaut) | Classes 6 et 7 — encaissements et décaissements uniquement |
| Patrimoniale | Classes 1 à 7 — comptabilité d'engagement et bilan (activation irréversible) |
Régime comptable
Menu Trésorerie → Régime comptable (droit *Configurer le régime comptable*) :
- Consultation du régime actif
- Activation patrimoniale pour une association en trésorerie : opération définitive, sans perte des mouvements existants
- Consultation du plan comptable complet (classes 1 à 7) une fois le régime patrimonial actif
Journal général (régime patrimonial)
Menu Trésorerie → Journal général (droit *Consulter le journal général*) :
- Liste des écritures en partie double du mois sélectionné
- Écritures automatiques générées à chaque mouvement de trésorerie (comptes 512, 517, 531 ou 586 ↔ compte de charge ou produit)
- Virement banque (« Passé en banque ») : écriture séparée Débit 512 / Crédit 517 (ou 586) pour les encaissements HelloAsso et versements en attente
- Écritures d'engagement manuelles (droit *Saisir des écritures d'engagement*) : constater une charge ou un produit sans mouvement de caisse (ex. facture fournisseur non payée, créance adhérent)
Immobilisations et amortissements (régime patrimonial)
Menu Trésorerie → Immobilisations (droit *Consulter les immobilisations*) :
- Registre des biens amortissables (matériel informatique, mobilier, constructions…)
- Acquisition : écriture automatique débit 21xx / crédit 401 ou 512 (droit *Gérer les immobilisations*)
- Dotations annuelles : menu Amortissements (droit *Calculer les amortissements*) — calcul linéaire au prorata, écriture débit 6811 / crédit 28xx
- Sortie d'un bien avec écriture de reprise des amortissements
Bilan patrimonial (régime patrimonial)
Menu Trésorerie → Bilan patrimonial (droit *Consulter le compte de résultat*) :
- Actif / Passif au 31/12 depuis le journal général (classes 1 à 5)
- Compte de résultat de l'exercice (classes 6 et 7)
- Export PDF pour l'AGO (droit *Exporter*)
- Le dossier AGO utilise automatiquement ce bilan lorsque le régime patrimonial est actif
Phase suivante : écritures d'ouverture / clôture d'exercice.
Ponts métier et écritures automatiques
Les modules Adhérents, Actions et le Budget alimentent la trésorerie via des ponts automatiques :
| Source | Engagement (accrual) | Encaissement / décaissement |
|---|---|---|
| Paiement de cotisation (HelloAsso / en ligne) | — (constatation directe) | Étape 1 à la date du paiement : Débit 517 / Crédit 701 (ventilation par adhérent). Étape 2 au virement banque (« Passé en banque ») : Débit 512 / Crédit 517 |
| Billetterie / manifestations (HelloAsso) | — | Étape 1 à l’affectation : Débit 517 / Crédit 756. Étape 2 (« Passé en banque ») : Débit 512 / Crédit 517 |
| Paiement de cotisation (espèces, chèque…) | — | Débit 531 ou 586 / Crédit 701 ; puis virement 512 ↔ 586 si « Passé en banque » |
| Avance ou remboursement adhérent | — (compte 467) | Débit ou crédit 467 / trésorerie |
| Facture d'action émise | Débit 411 / Crédit 7xx | Débit trésorerie / Crédit 411 à l'encaissement |
Dans le plan Asso-Services, les cotisations sont au compte 701 (et non 756, réservé aux produits de manifestations). Le compte 517 sert de compte d'attente HelloAsso / prestataire de paiement.
Chaque mouvement auto porte le tiers (nom adhérent ou partenaire facturé). La suppression du paiement, de l'avance ou du mouvement lié contre-passe les écritures journal associées.
Le budget compare le prévisionnel au réalisé : en régime patrimonial, le réalisé provient du journal général (classes 6 et 7) ; en régime trésorerie, des mouvements de caisse.
Accès
Menu latéral → Comptabilité
Module optionnel — doit être activé pour votre association.
Journal mensuel
La page d'accueil affiche les mouvements du mois sélectionné avec :
- Entrées (recettes)
- Sorties (dépenses)
- Solde du mois
Naviguez entre les mois avec les flèches ou le sélecteur.
Enregistrer un mouvement
- Cliquez sur + Nouveau mouvement
- Choisissez Entrée ou Sortie
- Renseignez : date, libellé, montant, catégorie PCA, mode de paiement, notes
Règles de saisie
- Le montant doit être strictement positif
- La catégorie est obligatoire et doit correspondre au type de mouvement (produit pour une entrée, charge pour une sortie)
Mouvements automatiques
Certains mouvements sont créés automatiquement par d'autres modules. Ils sont non modifiables depuis la trésorerie :
| Source | Action à effectuer |
|---|---|
| Paiement de cotisation | Modifier ou supprimer le paiement sur la fiche adhérent |
| Avance ou remboursement | Modifier sur la fiche adhérent |
| Facture d'action | Modifier depuis la fiche action (section Factures) |
Ces mouvements sont identifiés comme automatiques dans le journal.
Catégories PCA
Menu Catégories depuis la trésorerie.
Les catégories sont classées en :
- Produits (recettes) — comptes 7xxx du PCA
- Charges (dépenses) — comptes 6xxx du PCA
Vous pouvez créer, modifier ou désactiver des catégories. Chaque catégorie porte un code comptable et un libellé.
Compte de résultat
Le bilan (compte de résultat) affiche par année :
- Total des produits
- Total des charges
- Résultat (excédent ou déficit)
Accès : Compte de résultat depuis le menu ou la trésorerie.
Export CSV
Exportez les mouvements d'un mois au format CSV (séparateur point-virgule, encodage UTF-8) pour un traitement externe (tableur, expert-comptable).
Droits utilisateur
Consulter, créer, modifier, supprimer des mouvements ; gérer les catégories ; exporter ; consulter le compte de résultat — selon les droits accordés.